采购流程及技巧培训

采购流程及技巧2021年12月提纲一、了解采购二、采购的根本流程三、公司采购管理程序四、浅谈采购技巧一、了解采购从两句名言谈起名言之一采购人员不是在为公司讨价还价,而是在为顾客讨价还价,我们应该为顾客争取最低的价钱。-----山姆沃尔顿沃尔玛的创始人一、了解采购从两句名言谈起名言之二在一个公司里，采购和销售是仅有的两个能够产生收入的部门，其他任何部门发生的都是管理费用。

-----杰克韦尔奇通用电气前任CEO一、了解采购采购的定义是以合理的价格从最适宜的供给商处适时获得所需的物品及效劳的有关活动,也称“供给管理〞一、了解采购采购=购置采购的误区一、了解采购从传统采购到战略采购时间采购管理的进展1832年查尔斯先生首先提出了物料管理概念.1915年“采购代理”(后改名“采购”)杂志出现,美国成立“国家采购代理协会”1929年美国“国家采购代理协会”设立了一系列买卖标准程序.1939年古德伊尔公司在分销配送管理方面做了改进,更好地控制成品采购1951年英国斯图亚特王室将采购定义为“购买的业务”,视作关键的业务职能.1960年采购被视为利润中心,批量采购,MRP（物资资源计划）问世,采购人员使用:谈判技巧,学习曲线,成本分析,库存控制,卖方培训,买方评估等各种采购技巧.1970年石油禁运,物料短缺等使采购成本剧增,采购也由此引起高度重视,成为组织关注的焦点,采购作为一项专业职能被提升到组织高层.1980年美国许多企业采用日本的准时制采购方式,采购订单趋向小批量多批次多品种(“少食多餐，看菜吃饭”）1990年网上采购/互联网与电子商务,采购的网络化,电子化2000年全球采购与采购的规模化,外包采购与采购的专业分工一、了解采购小结一、了解采购战略采购的四个关键特征从传统采购走向战略采购，是采购开展的趋势，因此要把握战略采购的关键特征。一个采购组织是否具备战备采购的思想，判断依据也是基于这些关键特征。对采购开展的各个阶段特征进行比照归纳，可以发现战略采购区别于传统采购有四个鲜明的特征：

特征一：从关注单价到更多地关注总本钱。特征二：供给商的数目由多到少甚至到单一。特征三：与供给商的关系由短期交易到长期合作。特征四：采购部门的角色由被动执行到主动参与。一、了解采购采购金额下降对利润的影响是提高销售额？降低采购额？还是降低人工本钱？一、了解采购“一语中的〞采购节约的1元钱所付出的价值远大于生产各环节的1元钱。降低采购本钱是提高公司利润水平的另一捷径。一、了解采购采购的五大功能采购的五大功能最适宜时间最适宜品质最适宜数量最适宜供给商最适宜价格一、了解采购采购的功能短期中期长期应急采购行政手续催促纠纷处理依合同采买咨询询价供应商评估供应商跟踪谈判参与产品定义市场分析寻找供应商新技术跟踪参与价值分析供应采购市场开发一、了解采购采购是“三明治〞公使司用内部门采购部门供应商一、了解采购不良库存发生的原因及1.库存补充的错估2.本钱意识的不彻底3.销售方案的剧烈变更4.平安库存定的过大5.保管或出库手续不当6.对市场的预测不准确7.公司各部门联系欠妥8.预估进货或生产过多不良库存1.影响利息负担的升高2.保管费用的增加3.管理费用的增加4.陈旧化及过时化导致的损失本钱增高利润减少后果二、采购的根本流程二、采购的根本流程二、采购的根本流程二、采购的根本流程〔2〕谈判谈判以下情况适合：①当前述任何竞争性报价的标准都不存在时②当采购要求诸多绩效因素〔如价格、质量、交货、风险分摊以及产品支持等方面〕必须达成一致时③当买方要求供给商的早期参与时④当供给商需要很长时间来开发和生产采购方采购的物品时〔这通常会使预测供给商的采购本钱变得更难〕而只有供给商做到以下几点才能确保谈判的公平性：1、以高效率的方式运作2、保持价格与本钱的相关性3、不利用单一供给商的优势4、对于采购商的要求能够进行适当合理的调整5、愿意考虑采购商的特殊情况二、采购的根本流程4、拟定并发出订单采购订单的定义：采购订单有时也被称为采购合同，一般在选择供给商后订立采购订单。采购部门拟定采购合同时必须特别注意用词，因为它是具有法律效力的文件。几乎所有的采购订单都包括与违约相关的标准法律条款。采购订单描述了采购所需的重要细节信息：数量、物料规格、质量要求、价格、交货日期、交货方式、送达地址。二、采购的根本流程二、采购的根本流程采购订单要素：定单包括的要素有：定单编号、产品的名称、规格、品质简介、单价、需求数量、交易条件、运输方式、交货期限、交货地址、发票单位等。二、采购的根本流程采购订单操作标准（一）订单准备（二）选择供应商（三）签订订单（四）订单跟踪二、采购的根本流程二、采购的根本流程5、定单的跟踪和跟催6、验货和收货〔1〕货物检验的几个步骤：①确定检验时间和地点②确定检验部门及人员③货物检验④不合格货物处理⑤对采购货物检验完毕后，检验人员要填写采购物品验收报告。〔2〕接收的几个步骤：①协商送货事宜②货物接收入库③货物接收过程中的问题二、采购的根本流程7、开票和支付货款付款操作的具体过程是：〔1〕查询物料入库信息〔2〕准备付款申请单据〔3〕付款审批〔4〕向供给商付款〔5〕供给商收款8、记录维护一些必须要保存的记录有以下几种：〔1〕采购定单目录〔2〕采购定单卷宗〔3〕商品文件〔4〕供给商历史文件二、采购的根本流程

采购作业流程购置决策阶段购置阶段购后反思阶段二、采购的根本流程购置决策阶段购置阶段购后反思阶段1、确定需求2、选择采购途径内外环境和可行性分析3、编制采购方案确定采购品种、规格、质量、数量和购置时间

采购作业流程二、采购的根本流程

采购作业流程购置阶段购置决策阶段购后反思阶段1、物色供给商2、精选供给商3、确定供给商4、签订合同〔详细购置方案和需求信息〕5、履行合同〔运输、入库验收、支付货款〕二、采购的根本流程

采购作业流程购后反思阶段购置阶段购置决策阶段1、检查合同履行情况〔不合格品退货〕2、产、销对供货商的反响3、采购经济效益总评二、采购的根本流程采购结构应与采购数量、种类、区域想匹配先后顺序及时效控制关键点设置权利、责任或者任务的划分避免作业流程中发生摩擦、重复、与混乱采购流程应反映集体决策的思想配合作业方式的改善采购作业流程的七大注意点三、公司采购管理程序为了提高公司采购效率、明确岗位职责、有效降低采购本钱，满足工公司对优质资源的需求，进一步标准物资采购流程，加强与各部门间的配合，特制订本制度。管理程序适用于公司所有的物料及耗材品。物料：指本公司所经营所需之直接与间接物料。采购人员：采购部执行采购业务人员。需求人员：各部门开具请购申请之人员。三、公司采购管理程序1、请购的定义：请购是指某人或者某部门根据生产及生活需求确定一种或几种物料，并按照规定的格式填写物料申请给部门负责人审核后提交采购部；2、采购作业是从接受物料需求一选择适当的厂商，并确定物料之名称，规格质理交货期等要求，和订单发出，确认及物料接收并按时请款之过程；3、应在合格供给商中选择供给商，如需采购物品现有的供货商无法达成，就在网上或朋友介绍开发新的供给商，那么由采购部对其供货商进行选择及评估流程对供给商进行选择，考核等作业。如需采购的产品中有被客户批准或指定的供给商，那么采购部在采购产品时，必须从客户批准和指定的供给商名单上采购有关产品，如采购部要从其他供货商处采购时，必须将此供货商提供给客户批准，并经客户批准被列与客户指定的供给商后，采购方可从该供给商处采购物料。如客户有新批准的供给商名单或客户对原批准的供给商名单做修改和更改时，采购人员必须及时对此客户批准的供给商名单进行更新；〔一〕严格执行采购作业流程三、公司采购管理程序〔一〕严格执行采购作业流程三、公司采购管理程序〔二〕严格执行供给商选择及评估流程1、新供给商的选择：客户指定之供给商由客户依据其本身规定进行评估，须注明针对某客户，且不能因此而直接被推存为成其他客户的供给商。2、供给商的评估和考核：根据采购部的预选供给商名单及供给商评估调查表，采购部负责组织SQA部门和采购人员组成评估小组到预选供给商处进行供给商的评估和考核，并将评估和考核的结果记录与供给商评估调查中，评估小组根据质量体系和特定的质量保证要求和供给商调查表中的工程及内容对供给商提供的相关资料和样品以及供给商的生产现场和生产能力等进行评估和考核。3、合格供给商核准：SQA部将供给商评估和考核的结果及资料进行整理后呈报公司领导核准，经公司领导批准后的供给商被列为合格供给商，由SQA部将其登记合格供给商清册，并将其资料整理建档，同时将合格供给商名单包采购部。如供给商符合或具备以下条件，只需对其建立供给商评估调查表，即可。无须对其进行其他评估和考核，此资料经公司领导特准后，可将其列为合格供给商。三、公司采购管理程序〔三〕严格按请购单和其提报规定及格式填写1、请购单应按照要求填写完整、清晰，总公司的采购应由总公司相关部门填写，报部门副总裁、财务总监、总裁审批，批准后报采购部门；分公司的采购应由分公司相关部门填写，报分公司领导班子审批，批准后报采购部门；分公司额外性质〔不属常规方案性采购〕采购应由分公司相关部门填写，报分公司领导班子审批，上报总公司，经财务总监、总裁、董事长及执行董事长审批，批准后报采购部门；2、请购部门在提报请购单是应要求采购部签字接收人请购部门备份；3、涉及的请购数量过多时可以附件清单的形式进行提交，为提高效率该清单的电子文档也需一并提交；4、请购单的更改和补充应以书面形式由公司领导签字后报采购部。三、公司采购管理程序〔三〕严格按请购单和其提报规定及格式填写新疆鹏远新材料股份有限公司乌鲁木齐分公司物品申购单申请部门

日期

编号品名产品类型规格单位数量单价金额

合计：质量要求：申购部门意见：财务部门意见：领导审批：备注：1、各分公司及部门随附生产计划用料清单，对库存原料须报库存量，申购部门需说明原因。2、公司领导审批栏由分公司分管领导和公司总经理批示。3、如物品申请金额≥()元，需由公司董事长审批。三、公司采购管理程序〔三〕严格按请购单和其提报规定及格式填写公司标准采购方案表举例：2021年5月库车采购方案.xls三、公司采购管理程序〔四〕公司物资请购单的提报部门1、公司经营生产的物资、劳务、固定资产、工程及其他工程由生产部门提报；2、公司生活及办公的物资、固定资产、效劳或其他生活及办公工程由办公室提报；3、公司各部门专用的物资由各部门自行提报。三、公司采购管理程序〔五〕采购部严格执行接收请购单作业流程三、公司采购管理程序〔六〕严格执行询价及其规定三、公司采购管理程序〔七〕严格按合同的签订及规定执行三、公司采购管理程序〔七〕严格按合同的签订及规定执行三、公司采购管理程序〔八〕严格执行物资采购的标准三、公司采购管理程序〔九〕采购物品入库的办理制度1、物品采购回来后首先办理入库手续，由采购人员向库房管理员逐件交接。库房管理员要根据采购方案单的工程认真清点所要入库物品的数量，并检查好物品的规格、质量，做到数量、规格、品种准确无误，质量完好，配套齐全，并在接收单上签字；2、库房管理员需按所购物品的名称、供给商、数量、质量、规格、品种、价格等做好入库登记；3、库房管理员要对所有库存物品进行登记建账，并定期核实情况；4、入库物品，要按照不同材质、规格、功能分类存储。三、公司采购管理程序〔十〕采购退货管理制度1、采购员依据企业的相关规定、经常采购货物的性质、特点及常见的供给商供货问题等上报采购部经理审核和监管采购的总裁助理审批后贯彻执行；2、采购员根据各相关部门生产、经营的需要，进行采购工作。假设供给商按时发货，到货后各分厂的库管对货物进行清点核对，数量无误后组织相关部门进行质量检验；3、假设检验过程中发现货物存在质量问题，质检部反响书面的质检报告到采购部，采购部提出具体解决方案上报监管采购的总裁助理审批；假设供给商不能及时发货，按照合同规定，采购部亦应视具体情况及时提出解决方法，以免影响企业的正常生产、经营秩序；4、解决方案经领导审批后，由采购部组织实施。具体有两种方案：一是采购部根据检验结果开具退货单，并与供给商交涉退回、赔偿事宜，供给商核对信息后，取回不合格的货物并进行赔偿，采购部视情况重新进行市场采购程序或是进行替代品采购审批程序；另一种方案是由采购部开具退货单，双方协商后，由供给商取回不合格货物后，重新发货，并赔偿由此给企业造成的损失。三、公司采购管理程序〔十一〕采购的招标工作程序为标准公司的招标活动，加强公司对招标工作的管理，保证采购工程质量，降低采购工程本钱，提高公司效率，根据国家和地方现行法律法规并结合公司实际，特制定本本程序。三、公司采购管理程序〔十一〕采购的招标工作程序1、总那么2、招标管理职责3、招标方案与立项4、投标管理5、开标6、评标7、定标8、合同的签订与履行四、采购技巧什么是谈判?由谈和判两个字组成，谈是指双方或多方之间的沟通和交流，判就是决定一件事情四、采购技巧衡量成功谈判的三个标准

◆明智◆有效◆友善

谈判的三个层次四、采购技巧阵地式谈判与理性谈判1.阵地式谈判的特点

：结果不够理想谈判没有效率给友谊带来危险多方参与时更为不妙友善并非答案

四、采购技巧理性谈判

1.理性谈判的特点主要表达在以下4个方面：◆人：把人与事分开。朋友是朋友，敌人是敌人，喜欢你或者不喜欢你，与谈判、合作无关。对事不对人。◆利益：集中精力于利益，而不是阵地。通过双方的合作与交流，能够实现各自的利益，而不是把精力集中在阵地上。◆选择：在决定之前分析所有可能性。不是一时头脑发热，而是做全面的分析，分析所有的可能性再做出决定。◆标准：坚持运用客观标准。用大家共同认可的客观标准判断整个谈判的过程。四、采购技巧2.阵地式谈判与理性谈判的区别

阵地式谈判(硬泡型)理性谈判对方是对手对方是解决问题者目标在于胜利目标在于有效、愉快地得到结果为了友谊要求让步把人与问题分开对人与事采取强硬态度对人软、对事硬不信任对方谈判与信任无关固守不前集中精力于利益而不是阵地给对方以威胁探讨相互利益把单方面优惠作为协议条件为共同利益寻求方案对于自己的最低界限含糊其词避免最低界限寻找自己可以接受的单方面解决方案寻找有利于双方的方案再作决定坚守阵地坚持使用客观标准坚持在意志的较量中取胜努力获得不倾向单方意愿的客观标准给对方施加压力向道理低头而不是向压力低头四、采购技巧2.双赢“金三角〞四、采购技巧3.谈判中的给予——舍与得

四、采购技巧谈判的类型

1.日常管理型谈判

2.商业型谈判

●日常管理型谈判这种谈判涉及组织内部问题和员工之间的工作关系●商定薪水、合同条款和工作条件；●界定工作角色和职责范围；●要求加班增加产出。管理人员员工工会法律顾问●商业型谈判公司之间谈判的动机通常是为了赢利

●为满足客户需求而赢得一份合同；●安排交货与服务时间；●就产品质量和价格达成一致意见。管理人员厂商客户政府工会法律顾问四、采购技巧◆善于界定目标范围，而且能够灵活变通◆善于探索扩大选择范围的可能性◆充满准备的能力◆沟通能力，即善于倾听对方又能向对方提问◆分清轻重缓急的能力

成功谈判者需要的核心技能

四、采购技巧谈判的准备阶段

四、采购技巧(一)怎样评估谈判对手1、给予充分的准备时间2、调查和了解对方公司的情况3、谈判者的个人情况及谈判风格4、评估对方的实力5、猜测对手的目标，分析对手弱点(二)怎样评估谈判对手1、产品演示设备2、产品样本3、记录工具4、职业谈判装5、对手有力的证据资料6、对手同行业竞争资料7、本公司的资料介绍8、合同公章四、采购技巧信息操纵滞留信息吹牛皮“泄露〞信息侧面试探喋喋不休操纵的技巧时间操纵成心迟到屡次中断拖延时间急促决定情绪操纵过分亲密心不在焉冷嘲热讽一言不发四、采购技巧开价与还价“极不情愿〞“你必须作得更好！〞上级权力好人坏人声东击西谈判的其它技巧四、采购技巧找出“要谈判的问题〞找出多个“两方均能接受及有利的方案〞找出“两方的人的因素〞 小“集中在价值/利益,不是立场〞 小“用客观条件,事实及数据来谈判人的因素–两方关系我做