协议合同资料的管理制度

协议合同资料的管理制度甲方：名称：[甲方公司全称]法定代表人：[甲方法人姓名]地址：[甲方公司地址]联系方式：[甲方联系电话]乙方：名称：[乙方公司全称]法定代表人：[乙方法人姓名]地址：[乙方公司地址]联系方式：[乙方联系电话]鉴于甲乙双方在业务合作过程中涉及协议合同资料的管理，为规范相关资料的管理，明确双方权利义务，保障资料的安全、完整与有效利用，根据《中华人民共和国民法典》及相关法律法规的规定，甲乙双方经友好协商，达成如下协议：一、标的物或服务具体描述1.协议合同资料范围本协议所指的协议合同资料包括但不限于甲乙双方签订的各类协议、合同、意向书、补充协议等书面文件，以及与之相关的谈判记录、会议纪要、往来函件、审批文件、履行过程中的各类报告、文件资料等。2.资料管理目标确保协议合同资料从起草、签订、履行到终止全过程的妥善管理，保证资料的真实性、完整性、准确性和保密性，以便为双方业务决策、纠纷处理等提供充分、可靠的依据。二、双方权利义务甲方权利义务1.权利有权要求乙方按照本协议约定妥善管理协议合同资料。有权查阅、复制其自身签订的协议合同资料及相关管理记录，但应遵守乙方的查阅复制规定。2.义务及时向乙方提供与协议合同相关的各类资料，并保证资料的真实性和完整性。按照乙方的要求配合进行协议合同资料的整理、归档等工作。在协议合同签订、变更、解除等重要节点，提前通知乙方，并协助乙方完成相关资料的更新和管理。乙方权利义务1.权利有权要求甲方按照本协议约定提供准确、完整的协议合同资料。根据工作需要，有权对协议合同资料进行合理分类、整理、存储和检索。2.义务建立健全协议合同资料管理制度，配备专业人员负责资料管理工作，确保资料管理工作的规范化、专业化。采取安全可靠的措施，包括但不限于物理安全防护、数据加密、访问控制等，保障协议合同资料的安全，防止资料泄露、丢失或损坏。按照甲方要求，及时、准确地提供协议合同资料的查阅、复制等服务，并做好相应记录。定期对协议合同资料进行备份，备份数据应存储在安全的位置，并定期进行检查和维护，确保数据的可恢复性。根据法律法规及本协议约定，妥善保存协议合同资料，保存期限应符合相关规定，在保存期限届满后，按照规定进行妥善处理。三、资料的收集与整理1.收集要求甲乙双方应指定专人负责协议合同资料的收集工作，确保资料的及时收集。对于在业务活动中产生的各类协议合同资料，应在规定时间内提交至资料管理部门。收集的资料应包括但不限于原始文件、电子文档、相关审批手续等，确保资料的完整性。2.整理规范乙方应按照统一的分类标准对收集到的协议合同资料进行整理。分类标准应涵盖协议合同的类型、签订时间、项目名称等要素，便于资料的检索和管理。对于每份协议合同资料，应建立详细的索引目录，注明资料的名称、编号、签订日期、涉及的项目等关键信息。同时，对资料中的附件、补充协议等应进行关联整理，确保资料体系的完整性。四、资料的存储与保管1.存储方式协议合同资料应采用电子存储与纸质存储相结合的方式。电子资料应存储在安全的服务器或存储设备上，并进行定期备份。备份数据应存储在不同的物理位置，以防止数据丢失。纸质资料应存放在专门的档案柜中，按照分类顺序进行存放，并做好标识。2.保管环境乙方应确保存储协议合同资料的环境安全、适宜。对于电子存储设备，应具备防火、防潮、防盗等措施，定期进行维护和检查。对于纸质档案柜，应放置在干燥、通风的房间内，避免资料受潮、发霉或损坏。同时，应建立严格的出入库登记制度，限制无关人员进入资料存储区域。五、资料的查阅与使用1.查阅权限甲方内部人员因工作需要查阅协议合同资料的，应填写查阅申请表，经所在部门负责人批准后，方可到乙方指定地点查阅。乙方应在收到查阅申请后的[x]个工作日内安排查阅，并做好查阅记录。查阅记录应包括查阅人姓名、部门、查阅时间、查阅资料名称等信息。非甲方内部人员因特殊原因需要查阅协议合同资料的，应经甲方书面授权，并按照乙方的查阅流程进行申请和查阅。乙方应对查阅过程进行严格监督，确保资料不被不当使用或泄露。2.使用限制查阅人只能在乙方指定的场所查阅协议合同资料，不得擅自将资料带出。如需复制资料，应按照乙方的规定办理复制手续，并注明复制用途。复制的资料应与原件一致，且乙方应对复制过程进行记录。查阅人应遵守保密义务，不得将查阅的协议合同资料用于与工作无关的目的，不得泄露资料内容。六、资料的保密1.保密范围双方应对在协议合同资料管理过程中知悉的对方商业秘密、技术秘密、协议合同内容等信息予以保密。保密信息包括但不限于协议条款、交易价格、客户信息、业务计划、技术方案等。2.保密措施甲乙双方应各自采取合理的保密措施，防止保密信息的泄露。对于涉及保密信息的资料，应进行加密存储和传输，并限制知悉范围。未经对方书面同意，任何一方不得向第三方披露保密信息。在本协议终止或解除后，双方仍应继续履行保密义务，保密期限为自本协议终止或解除之日起[x]年。七、违约责任1.甲方违约责任若甲方未按照本协议约定及时提供协议合同资料或提供的资料存在虚假、不完整等情况，导致乙方无法正常履行资料管理职责的，甲方应承担相应的赔偿责任。甲方应赔偿乙方因此遭受的直接经济损失，并承担乙方为纠正甲方违约行为而支出的合理费用。若甲方违反保密义务，泄露协议合同资料中的保密信息，给乙方造成损失的，甲方应按照损失金额向乙方支付赔偿金，并采取措施消除不良影响。2.乙方违约责任若乙方未按照本协议约定妥善管理协议合同资料，导致资料丢失、损坏、泄露的，乙方应承担相应的赔偿责任。乙方应赔偿甲方因此遭受的直接经济损失，并承担甲方为恢复资料或处理纠纷而支出的合理费用。若乙方违反保密义务，将协议合同资料中的保密信息泄露给第三方，乙方应按照损失金额向甲方支付赔偿金，并采取措施消除不良影响。同时，乙方应承担因违约行为而引发的法律责任。3.违约赔偿的计算与支付违约赔偿金额应根据实际损失情况进行计算，包括但不限于直接经济损失、可得利益损失、为减少损失而支出的合理费用等。违约方应在收到对方发出的赔偿通知后的[x]个工作日内，向对方支付违约赔偿金。若违约方对赔偿金额有异议，双方应协商解决；协商不成的，可通过法律途径解决。八、争议解决1.协商解决甲乙双方在履行本协议过程中如发生争议，应首先通过友好协商解决。双方应在争议发生后的[x]个工作日内，就争议事项进行沟通和协商，寻求解决方案。2.仲裁或诉讼若双方协商不成，任何一方均有权向有管辖权的人民法院提起诉讼或按照双方另行签订的仲裁协议申请仲裁。在争议解决期间，除争议事项外，双方应继续履行本协议其他无争议的条款。九、其他条款1.协议变更与解除本协议的任何变更或补充需经双方书面协商一致，并签订书面协议。在履行本协议过程中，若一方提出解除协议，应提前[x]日书面通知对方，并经对方书面同意。协议解除后，双方应按照本协议约定完成资料的交接和清理工作。2.协议生效与期限本协议自双方签字（或盖章）之日起生效，有效期为[x]年。协议期满后，双方如无异议，则本协议自动延续[x]年。3.协议份数本协议一式两份，甲乙双方