样件采购管理制度

样件采购管理制度一、总则（一）目的为规范公司样件采购工作，确保样件采购的质量、进度和成本符合公司要求，保障公司生产、研发等工作的顺利进行，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门所需样件的采购活动，包括但不限于生产用样件、研发用样件、市场推广用样件等。（三）基本原则1.按需采购原则：根据公司实际需求进行样件采购，避免盲目采购和重复采购。2.质量优先原则：确保所采购样件的质量符合公司规定的标准和要求，优先选择质量可靠、信誉良好的供应商。3.成本控制原则：在保证样件质量的前提下，合理控制采购成本，提高采购效益。4.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，确保所有供应商享有平等的竞争机会。5.及时交付原则：要求供应商按照合同约定的时间及时交付样件，以满足公司生产、研发等工作的进度要求。二、采购流程（一）需求提出1.使用部门填写申请：各使用部门根据工作需要，填写《样件采购申请表》，详细说明样件的名称、规格、数量、技术要求、用途、预计交付时间等信息，并经部门负责人签字确认。2.提交申请至相关部门：将填写好的申请表提交至采购部门。对于涉及研发项目的样件采购申请，还需同时抄送研发部门。（二）需求审核1.采购部门初审：采购部门收到申请表后，对样件的需求进行初步审核，包括需求的合理性、规格的明确性、数量的准确性等。如发现问题，及时与使用部门沟通并要求其进行修正。2.相关部门会审：对于复杂或金额较大的样件采购申请，采购部门组织研发、技术、财务等相关部门进行会审。各部门根据自身职责对样件的技术可行性、成本预算、交付时间等方面进行审核，并提出意见和建议。会审通过后，申请表由各相关部门负责人签字确认。（三）供应商选择1.采购部门寻找供应商：采购部门根据样件的需求信息，通过多种渠道寻找潜在供应商，如供应商数据库、行业展会、网络搜索、同行推荐等。2.供应商筛选与评估：初步筛选：采购部门对收集到的供应商进行初步筛选，排除不符合基本要求的供应商，如经营范围不符、信誉不佳等。资质审核：要求潜在供应商提供营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产许可证、质量认证证书等相关资质文件，审核其资质的合法性和有效性。实地考察：对于重要的样件采购项目，采购部门会同相关部门对潜在供应商进行实地考察，了解其生产能力、质量控制体系、管理水平、售后服务等情况。综合评估：采购部门根据供应商的资质审核情况、实地考察结果以及以往合作经验等，对供应商进行综合评估，建立供应商评估档案，并按照评估得分对供应商进行排序。3.确定供应商：采购部门根据综合评估结果，选择得分较高的若干家供应商作为候选供应商，并向其发送《样件采购询价单》，要求其在规定时间内报价。采购部门对各候选供应商的报价进行比较和分析，结合样件质量、交付时间等因素，最终确定中标供应商，并与其签订《样件采购合同》。（四）合同签订1.合同起草：采购部门根据与供应商协商确定的条款，起草《样件采购合同》，明确双方的权利和义务，包括样件的名称、规格、数量、价格、交付时间、交付地点、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等内容。2.合同审核：《样件采购合同》起草完成后，提交至法务部门进行审核。法务部门重点审核合同条款的合法性、完整性和严谨性，确保合同符合法律法规的要求，避免潜在的法律风险。审核通过后，合同由法务部门负责人签字确认。3.合同签订：采购部门将审核通过的合同提交至公司法定代表人或其授权代表签字，并加盖公司公章。同时，要求供应商加盖公章或合同专用章后签字确认。合同签订后，采购部门将合同副本分发给相关部门存档。（五）采购执行1.下达采购订单：采购部门根据签订的合同，向供应商下达《样件采购订单》，明确订单编号、样件信息、交付时间、交付地点等具体要求，并要求供应商签字确认。2.跟踪采购进度：采购部门建立采购进度跟踪机制，定期与供应商沟通，了解样件的生产进度、质量状况等情况。如发现问题，及时与供应商协商解决，并向相关部门反馈。3.协调解决问题：在采购过程中，如遇到供应商交货延迟、质量不合格、技术问题等情况，采购部门应及时与供应商沟通协调，要求其采取措施解决问题。如供应商无法按时解决或解决结果不符合要求，采购部门应按照合同约定追究其违约责任，并采取相应的补救措施，如更换供应商、调整采购计划等，以确保样件的及时供应和质量符合要求。（六）到货验收1.验收准备：样件到货前，采购部门提前通知使用部门和质量检验部门做好验收准备工作。使用部门负责组织相关人员对样件的技术要求、规格型号等进行核对，质量检验部门制定验收方案，明确验收标准和方法。2.到货检验：样件到货后，质量检验部门按照验收方案对样件进行检验，包括外观检查、尺寸测量、性能测试、质量文件审核等。如发现样件存在质量问题，质量检验部门应出具《样件检验报告》，详细说明问题情况，并及时通知采购部门和供应商。3.验收结果处理：合格：如样件经验收合格，质量检验部门在《样件检验报告》上签字确认，并将样件移交使用部门。使用部门在验收合格的样件上签字接收，并办理入库手续（如需入库）。不合格：如样件经验收不合格，采购部门应及时与供应商沟通，要求其在规定时间内更换合格样件或采取其他补救措施。如供应商未能按时解决问题，采购部门可按照合同约定扣除相应款项或追究其违约责任。在问题解决后，重新对更换后的样件进行验收，直至验收合格为止。（七）付款结算1.发票审核：供应商交付样件并验收合格后，采购部门要求其提供合法有效的发票。采购部门对发票的真实性、合法性、完整性进行审核，确保发票信息与合同约定一致。2.付款申请：采购部门根据合同约定的付款方式和期限，填写《样件采购付款申请表》，附上发票、验收报告、合同副本等相关资料，提交至财务部门审核。3.财务审核与付款：财务部门对采购部门提交的付款申请进行审核，重点审核发票的真实性、合同执行情况、付款金额的准确性等。审核通过后，按照公司财务管理制度办理付款手续，将款项支付给供应商。三、采购风险管理（一）风险识别1.市场风险：市场价格波动、原材料供应短缺等因素可能导致样件采购成本增加或无法按时采购到所需样件。2.供应商风险：供应商破产、倒闭、违约、质量问题等可能影响样件的供应和质量，给公司带来损失。3.质量风险：采购的样件不符合公司规定的质量标准，可能影响公司产品的质量和性能，导致客户投诉、退货等问题。4.合同风险：合同条款不明确、不合理，可能导致双方在履行合同过程中产生纠纷，给公司带来法律风险和经济损失。（二）风险评估1.可能性评估：对识别出的风险事件发生的可能性进行评估，分为高、中、低三个等级。2.影响程度评估：对风险事件可能给公司造成的影响程度进行评估，包括对生产、研发、销售、财务等方面的影响，分为重大、较大、一般、较小四个等级。3.风险矩阵绘制：根据可能性评估和影响程度评估结果，绘制风险矩阵图，直观展示各类风险的等级和优先级。（三）风险应对措施1.市场风险应对：建立价格监控机制：采购部门定期收集市场价格信息，分析价格走势，及时掌握样件价格波动情况。签订价格调整条款：在采购合同中与供应商约定价格调整条款，明确价格调整的条件、方式和时间等，以应对市场价格波动风险。寻找替代供应商：拓展供应商渠道，寻找多家供应商，避免过度依赖单一供应商，降低因原材料供应短缺导致的采购风险。2.供应商风险应对：加强供应商管理：建立完善的供应商评估和管理体系，定期对供应商进行评估和考核，及时淘汰不合格供应商。签订风险防范条款：在采购合同中设置风险防范条款，如要求供应商提供履约保证金、购买保险等，以降低供应商违约风险。建立应急响应机制：制定供应商突发情况应急预案，如供应商破产、倒闭等，及时采取措施寻找替代供应商，确保样件的正常供应。3.质量风险应对：严格供应商质量控制：加强对供应商的质量审核和监督，要求供应商提供质量认证文件，定期对供应商的产品进行抽检。明确质量验收标准：在采购合同中明确样件的质量验收标准和方法，确保验收过程的客观性和公正性。加强质量检验工作：质量检验部门按照验收标准对样件进行严格检验，发现质量问题及时通知采购部门和供应商处理。4.合同风险应对：加强合同审核管理：法务部门和采购部门共同对采购合同进行严格审核，确保合同条款明确、合理、合法，避免合同漏洞和风险。做好合同履行跟踪：采购部门在合同履行过程中，密切跟踪供应商的履约情况，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题。建立合同纠纷处理机制：制定合同纠纷处理流程，明确纠纷处理的责任部门和方式，及时妥善处理合同纠纷，维护公司的合法权益。四、采购监督与审计（一）内部监督1.采购部门自查：采购部门定期对本部门的采购工作进行自查，检查采购流程的执行情况、合同签订与履行情况、供应商管理情况等，发现问题及时整改。2.内部审计部门审计：公司内部审计部门定期对采购业务进行审计，审查采购活动的合法性、合规性、效益性，重点关注采购流程的执行情况、采购成本控制情况、供应商选择与管理情况等。对于审计发现的问题，提出审计意见和建议，督促相关部门进行整改。（二）外部监督1.政府监管：公