订单实施跟踪管理制度

订单实施跟踪管理制度一、总则（一）目的为了加强公司订单实施过程的管理，确保订单按时、按质、按量完成，提高客户满意度，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有订单的实施跟踪管理，包括但不限于销售订单、采购订单、生产订单等。（三）基本原则1.以客户为中心原则：订单实施过程中要始终关注客户需求，确保客户满意度。2.全程跟踪原则：对订单从下达至完成的全过程进行跟踪管理，及时发现并解决问题。3.协同合作原则：各部门之间要密切协作，形成合力，共同推进订单实施。4.信息共享原则：确保订单相关信息在各部门之间及时、准确、完整地共享。二、订单下达（一）订单接收1.销售部门负责接收客户订单，对订单内容进行初步审核，确保订单信息清晰、准确、完整。2.审核内容包括客户名称、产品规格、数量、交货期、价格、付款方式等。（二）订单录入1.销售部门将审核通过的订单信息录入公司订单管理系统，生成唯一的订单编号，并及时将订单信息传递给相关部门。2.订单信息录入应严格按照系统要求进行，确保数据的准确性和完整性。（三）订单评审1.订单录入后，由销售部门组织相关部门（包括生产、采购、质量、物流等）进行订单评审。2.评审内容包括订单的可行性、生产能力、物料供应、质量要求、交货期等方面。3.各部门根据职责对订单进行评估，提出意见和建议，形成订单评审报告。4.订单评审报告经相关部门负责人签字确认后，作为订单实施的依据。三、订单执行计划制定（一）生产订单执行计划1.生产部门根据订单评审报告和客户交货期要求，制定生产订单执行计划。2.生产订单执行计划应明确产品生产进度安排，包括原材料采购、生产加工、成品检验、包装发货等各个环节的时间节点。3.生产订单执行计划应细化到具体的生产线和生产班组，确保责任明确。（二）采购订单执行计划1.采购部门根据生产订单执行计划和物料需求清单，制定采购订单执行计划。2.采购订单执行计划应明确原材料和零部件的采购进度安排，包括供应商选择、采购合同签订、到货时间等。3.采购部门要及时跟踪采购订单的执行情况，确保物料按时、按质、按量供应。（三）物流订单执行计划1.物流部门根据生产订单执行计划和客户交货期要求，制定物流订单执行计划。2.物流订单执行计划应明确产品的运输方式、运输时间、送货地点等。3.物流部门要提前做好运输车辆、仓储设施等准备工作，确保产品能够及时、安全地送达客户手中。四、订单实施跟踪（一）生产进度跟踪1.生产部门设立专门的生产进度跟踪岗位或人员，负责对生产订单的执行情况进行实时跟踪。2.生产进度跟踪人员应定期收集各生产线和生产班组的生产进度数据，包括已完成数量、未完成数量、在制品数量等。3.生产进度跟踪人员要及时发现生产过程中出现的问题，如设备故障、原材料短缺、人员不足等，并及时向生产部门负责人汇报。4.生产部门负责人根据生产进度跟踪情况，及时调整生产计划，确保生产订单能够按时完成。（二）物料供应跟踪1.采购部门设立专门的物料供应跟踪岗位或人员，负责对采购订单的执行情况进行实时跟踪。2.物料供应跟踪人员应定期与供应商沟通，了解原材料和零部件的生产进度、发货情况等。3.物料供应跟踪人员要及时发现物料供应过程中出现的问题，如供应商延误、质量问题等，并及时向采购部门负责人汇报。4.采购部门负责人根据物料供应跟踪情况，及时采取措施，如与供应商协商解决、调整采购计划等，确保物料按时、按质、按量供应。（三）质量控制跟踪1.质量部门设立专门的质量控制跟踪岗位或人员，负责对订单产品的质量进行全程跟踪。2.质量控制跟踪人员应按照质量标准和检验规范，对原材料、半成品、成品进行检验和测试。3.质量控制跟踪人员要及时发现质量问题，并采取相应的措施进行处理，如返工、返修、报废等。4.质量部门负责人要定期对质量控制跟踪情况进行总结分析，提出改进措施，不断提高产品质量。（四）物流配送跟踪1.物流部门设立专门的物流配送跟踪岗位或人员，负责对产品的物流配送情况进行实时跟踪。2.物流配送跟踪人员应及时掌握产品的运输状态，包括运输车辆位置、预计到达时间等。3.物流配送跟踪人员要及时发现物流配送过程中出现的问题，如运输延误、货物损坏等，并及时向物流部门负责人汇报。4.物流部门负责人根据物流配送跟踪情况，及时采取措施，如协调运输公司解决、安排补货等，确保产品能够及时、安全地送达客户手中。五、订单变更管理（一）变更申请1.客户或公司内部部门如需对订单进行变更，应填写订单变更申请表，详细说明变更内容、变更原因、预计影响等。2.订单变更申请表经相关部门负责人签字确认后，提交给销售部门。（二）变更评审1.销售部门收到订单变更申请表后，组织相关部门（包括生产、采购、质量、物流等）进行变更评审。2.变更评审内容包括变更的可行性、对生产进度、物料供应、质量要求、交货期等方面的影响。3.各部门根据职责对订单变更进行评估，提出意见和建议，形成变更评审报告。4.变更评审报告经相关部门负责人签字确认后，作为订单变更实施的依据。（三）变更执行1.根据变更评审报告，由相关部门负责实施订单变更。2.生产部门根据变更后的生产要求，调整生产计划和生产工艺。3.采购部门根据变更后的物料需求，调整采购订单。4.质量部门根据变更后的质量标准，调整检验和测试要求。5.物流部门根据变更后的交货期和送货地点，调整物流配送计划。（四）变更通知1.销售部门负责将订单变更信息及时通知客户，并与客户沟通确认变更事宜。2.销售部门要确保客户了解订单变更的内容、原因、影响及预计交货期等信息。六、订单异常处理（一）异常识别1.在订单实施过程中，各部门要密切关注订单执行情况，及时识别异常情况，如生产延误、物料短缺、质量问题、客户投诉等。2.异常情况发生后，相关部门应立即填写订单异常处理报告，详细说明异常情况、发生时间、影响程度等。（二）异常分析1.由销售部门组织相关部门（包括生产、采购、质量、物流等）对订单异常情况进行分析，找出异常原因。2.异常分析应采用科学的方法，如鱼骨图、5W2H等，从人、机、料、法、环等方面进行全面分析。（三）异常处理措施制定1.根据订单异常分析结果，由相关部门制定异常处理措施。2.异常处理措施应明确责任部门、责任人、处理时间、处理方法等，确保异常能够得到及时、有效的解决。（四）异常处理执行1.各责任部门按照异常处理措施的要求，负责具体的异常处理工作。2.在异常处理过程中，各部门要密切协作，形成合力，确保异常处理工作顺利进行。（五）异常处理跟踪1.销售部门设立专门的异常处理跟踪岗位或人员，负责对订单异常处理情况进行实时跟踪。2.异常处理跟踪人员要及时了解异常处理的进展情况，督促责任部门按时完成异常处理工作。3.异常处理跟踪人员要定期对异常处理情况进行总结分析，提出改进措施，防止类似异常情况再次发生。七、订单交付与验收（一）订单交付1.生产部门按照生产订单执行计划完成产品生产后，通知物流部门安排发货。2.物流部门根据订单要求，选择合适的运输方式，将产品安全、及时地送达客户指定地点。3.物流部门在产品发货后，及时将发货信息（包括发货时间、运输单号、预计到达时间等）反馈给销售部门和客户。（二）订单验收1.客户收到产品后，按照合同要求对产品进行验收。2.如客户发现产品存在质量问题或其他不符合合同要求的情况，应及时向销售部门反馈。3.销售部门接到客户反馈后，立即通知质量部门和生产部门进行处理。4.质量部门和生产部门对客户反馈的问题进行核实，如确实存在问题，应及时采取措施进行解决，包括返工、返修、换货、补货等。5.客户验收合格后，出具验收报告，订单完成交付。八、订单总结与评估（一）订单总结1.订单完成后，由销售部门组织相关部门（包括生产、采购、质量、物流等）对订单实施过程进行总结。2.订单总结内容包括订单执行情况、订单变更情况、订单异常处理情况、客户满意度等方面。3.订单总结应形成书面报告，提交给公司管理层。（二）订单评估1.公司定期对订单实施情况进行评估，评估指标包括订单按时交付率、产品合格率、客户满意度等。2.订单评估结果作为各部门绩效考核的重要依据。3.根据订单评估结果，总结经验教训，提出改进措施，不断提高订单实施管理水平。九、信息管理（一）订单信息收集1.各部门在订单实施过程中，要及时收集与订单相关的信息，包括订单下达信息、生产进度信息、物料供应信息、质量检验信息、物流配送信息等。2.订单信息收集应准确、完整、及时，确保订单管理系统中的数据与实际情况一致。（二）订单信息传递1.各部门要按照规定的流程和时间节点，将订单相关信息传递给其他相关部门。2.订单信息传递可以通过订单管理系统、邮件、传真、会议等方式进行。3.在订单信息传递过程中，要确保信息的准确性和完整性，避免信息传递不畅或错误。（三）订单信息存储