财务花费报销管理制度

财务花费报销管理制度一、总则（一）目的为了加强公司财务管理，规范费用报销流程，合理控制费用支出，提高资金使用效益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工在日常工作中发生的各类费用报销。（三）基本原则1.真实性原则：费用报销必须提供真实、合法、有效的票据，如实反映经济业务的实际情况。2.合理性原则：费用报销应符合公司的相关规定和业务实际需要，杜绝不合理的开支。3.审批原则：严格按照规定的审批流程进行费用报销，确保审批环节的规范与严谨。4.及时性原则：员工应在费用发生后及时办理报销手续，不得拖延。二、费用报销的分类及标准（一）差旅费1.交通费用飞机票：根据业务需要，经审批后可乘坐飞机经济舱。特殊情况需乘坐商务舱或头等舱的，须提前申请并获得批准。火车票：按照规定等级乘坐相应车次，原则上不允许乘坐软卧，如有特殊情况需乘坐软卧的，须经上级领导批准。长途汽车票：根据实际行程选择合适的班次，不得故意选择高价车次。市内交通费：在出差地市内乘坐公共交通（地铁、公交、出租车等）的费用实报实销。乘坐出租车时，应在发票上注明起止地点及事由。2.住宿费用按照公司规定的不同级别城市划分住宿标准，一线城市及重点城市每人每天住宿标准为[x]元，二线城市每人每天住宿标准为[x]元，三线及以下城市每人每天住宿标准为[x]元。同性员工两人以上（含两人）一同出差的，应根据实际情况安排合住，以节省住宿费用。若因工作需要单人住宿的，须在出差申请中注明原因并经批准。3.餐饮补贴出差期间给予每人每天[x]元的餐饮补贴，用于补贴出差期间的餐饮费用支出。如有招待客户等特殊情况发生的餐饮费用，应单独填写招待费报销单，按照招待费报销流程办理，不再享受餐饮补贴。（二）业务招待费1.招待范围：主要用于招待与公司有业务往来的客户、合作伙伴等，包括但不限于宴请、礼品赠送、娱乐活动等。2.审批流程招待费报销前须填写《业务招待费申请表》，详细注明招待对象、事由、预计金额等信息，经部门负责人审核、分管领导审批后，方可进行招待。招待结束后，应在[x]个工作日内填写费用报销单，并附上有效票据及《业务招待费申请表》，按照审批流程报销。3.费用标准单次招待费用原则上不得超过[x]元，特殊情况需超过标准的，须经总经理批准。全年业务招待费总额应控制在公司年度预算范围内，不得超支。（三）办公用品费1.采购流程各部门根据实际工作需要，填写《办公用品采购申请表》，注明所需办公用品的名称、规格、数量等信息，经部门负责人审核后提交至行政部门。行政部门负责汇总各部门的采购申请，统一进行采购。采购时应选择正规供应商，确保办公用品的质量和价格合理。2.报销规定办公用品采购完成后，行政部门应及时办理入库手续，并将发票及入库清单交至财务部门。员工领用办公用品时，应填写《办公用品领用登记表》，财务部门根据领用情况及发票金额进行报销。（四）通讯费1.补贴标准根据员工的工作岗位及职级，制定不同的通讯费补贴标准。管理人员每月补贴标准为[x]元，销售人员每月补贴标准为[x]元，其他员工每月补贴标准为[x]元。员工可选择凭发票实报实销或按照补贴标准领取补贴，一经确定，一年内不得随意变更。2.报销要求凭发票报销通讯费的员工，应提供与工作相关的通讯费发票，发票抬头须为公司名称或员工本人姓名。按照补贴标准领取补贴的员工，无需提供发票，但需在工资中体现通讯费补贴金额。（五）差旅费1.交通费用飞机票：根据业务需要，经审批后可乘坐飞机经济舱。特殊情况需乘坐商务舱或头等舱的，须提前申请并获得批准。火车票：按照规定等级乘坐相应车次，原则上不允许乘坐软卧，如有特殊情况需乘坐软卧的，须经上级领导批准。长途汽车票：根据实际行程选择合适的班次，不得故意选择高价车次。市内交通费：在出差地市内乘坐公共交通（地铁、公交、出租车等）的费用实报实销。乘坐出租车时，应在发票上注明起止地点及事由。2.住宿费用按照公司规定的不同级别城市划分住宿标准，一线城市及重点城市每人每天住宿标准为[x]元，二线城市每人每天住宿标准为[x]元，三线及以下城市每人每天住宿标准为[x]元。同性员工两人以上（含两人）一同出差的，应根据实际情况安排合住，以节省住宿费用。若因工作需要单人住宿的，须在出差申请中注明原因并经批准。3.餐饮补贴出差期间给予每人每天[x]元的餐饮补贴，用于补贴出差期间的餐饮费用支出。如有招待客户等特殊情况发生的餐饮费用，应单独填写招待费报销单，按照招待费报销流程办理，不再享受餐饮补贴。三、费用报销流程（一）报销申请1.员工发生费用支出后，应及时收集相关票据，并按照公司要求填写费用报销单。费用报销单应注明费用发生日期、事由、金额、附件张数等信息，并确保字迹清晰、内容完整。2.在费用报销单上，需由经办人签字确认，并注明所属部门及联系方式。（二）部门负责人审核1.部门负责人收到员工的费用报销单后，应认真审核费用的真实性、合理性及必要性。2.审核内容包括：费用是否符合公司相关制度及标准、票据是否真实有效、报销事由是否与工作相关等。3.如审核通过，部门负责人应在费用报销单上签字批准；如发现问题，应及时与经办人沟通，要求其补充或更正相关信息，待修改完善后再行审核。（三）财务审核1.财务部门收到经部门负责人审核后的费用报销单及相关票据后，进行财务审核。2.财务审核的重点包括：票据的合法性、合规性、完整性，费用计算是否准确，报销流程是否符合规定等。3.如发现票据不符合要求或费用报销存在问题，财务人员应及时与经办人联系，要求其进行整改或补充说明。待问题解决后，方可继续进行报销流程。（四）分管领导审批1.根据公司授权，部分费用报销需经分管领导审批。2.分管领导应对费用报销的必要性、合理性及金额进行审批，并在费用报销单上签署意见。（五）总经理审批1.对于金额较大或特殊事项的费用报销，需经总经理审批。2.总经理应综合考虑公司整体财务状况、业务需求等因素，对费用报销进行最终审批。（六）报销支付1.经各级审批通过后的费用报销单，由财务部门按照公司财务制度及审批结果进行报销支付。2.报销支付方式包括：现金支付、银行转账等。如采用银行转账方式，财务部门应确保收款账号信息准确无误。四、报销票据要求（一）合法性1.报销票据必须是由国家税务部门统一监制的正规发票或财政部门监制的行政事业性收费收据等合法票据。2.发票应加盖发票专用章，印章清晰、完整，不得加盖其他印章或无印章。（二）真实性1.票据内容应真实反映经济业务的实际情况，不得虚假开具或篡改发票信息。2.发票上的购货单位名称应填写公司全称，不得简写或错误填写。（三）完整性1.发票应具备发票联、记账联等完整联次，不得缺联。2.发票上的各项内容应填写齐全，包括发票号码、开票日期、商品名称、规格型号、数量、单价、金额、税率、税额等。3.发票如有涂改、刮擦等情况，应在涂改处加盖开票单位公章或发票专用章，否则视为无效发票。（四）时效性1.员工应在费用发生后及时取得发票，并在规定的时间内报销。一般情况下，发票应在开票日期后的[x]个月内报销，逾期不予受理。2.对于跨年发票，除特殊情况外，财务部门不予报销。如确因特殊原因未能及时取得发票的，须提前向财务部门说明情况，并在次年[x]月[x]日前报销。五、其他规定（一）备用金管理1.因工作需要，公司部分岗位可申请备用金。备用金申请人应填写《备用金申请表》，经部门负责人审核、分管领导审批后，到财务部门领取备用金。2.备用金申请人应妥善保管备用金，按照规定用途使用，并定期向财务部门报账。备用金使用完毕后，应及时归还或办理续借手续。3.财务部门应定期对备用金进行清查盘点，确保备用金的安全与完整。如发现备用金短缺或挪用等情况，应及时查明原因，并追究相关人员的责任。（二）费用报销的合并与拆分1.员工应尽量将同类费用合并报销，以减少报销次数和手续。如因特殊原因需要拆分报销的，应在费用报销单上注明拆分原因。2.对于金额较小且性质相同的费用，可在一定期限内（如一周或一个月）汇总报销，但应在费用报销单上详细注明各项费用的发生日期和事由。（三）费用报销的追溯与调整1.如发现已报销的费用存在问题（如票据虚假、报销金额错误等），财务部门有权要求经办人进行追溯调整。2.经办人应积极配合财务部门的工作，及时提供相关资料和信息，按照要求进行费用的更正或追回。如因经办人原因导致公司遭受损失的，公司将追究其相应责任。六、监督与检查（一）内部审计监督1.公司内部审计部门定期对费用报销情况进行审计检查，重点审查费用报销的真实性、合法性、合规性及审批流程的执行情况。2.对于审计检查中发现的问题，内部审计部门应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）财务监督1.财务部门负责对日常费用报销进行审核监督，确保费用报销符合公司财务制度和相关规定。2.财务人员在审核过程中如发现异常情况，应及时与相关人员沟通核实，并向上级领导汇报。（三）违规处理1.对于违反本制度规定的费用报销行为，公司将视情节轻重给予相应的处理，包括