订单合同评审管理制度

订单合同评审管理制度一、总则（一）目的为规范公司订单合同评审流程，确保合同签订的准确性、完整性和可行性，有效控制合同风险，保障公司合法权益，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司与客户签订的各类订单合同，包括但不限于产品销售合同、服务合同、工程合同等。（三）基本原则1.合法性原则：合同的签订必须符合国家法律法规的要求，不得违反法律法规的强制性规定。2.公平公正原则：合同条款应体现公平公正，保障双方的合法权益，不得损害任何一方的利益。3.风险可控原则：充分评估合同履行过程中可能出现的风险，并采取有效的风险防范措施，确保公司利益不受损失。4.效率原则：在确保合同质量的前提下，尽量简化评审流程，提高评审效率，及时响应客户需求。二、职责分工（一）销售部门1.负责与客户沟通订单合同的相关条款，收集客户需求信息，并及时反馈给相关部门。2.对订单合同的商务条款进行初审，包括价格、交货期、付款方式等，确保商务条款符合公司利益和市场行情。3.组织订单合同评审会议，协调各部门之间的沟通与协作。（二）技术部门1.对订单合同涉及的技术要求进行评审，确保公司具备满足客户技术需求的能力。2.提供技术支持，解答技术疑问，对技术条款的可行性和合理性进行评估。3.参与订单合同评审会议，提出技术方面的意见和建议。（三）质量部门1.审核订单合同中的质量要求，确保公司能够按照合同约定的质量标准提供产品或服务。2.制定质量控制计划，明确质量检验标准和检验流程，确保产品或服务质量符合要求。3.参与订单合同评审会议，对质量条款的执行情况进行监督和检查。（四）生产部门1.根据订单合同的交货期要求，评估公司的生产能力，判断是否能够按时完成生产任务。2.对生产过程中的原材料供应、设备状况、人员安排等进行分析，提出生产方面的意见和建议。3.参与订单合同评审会议，确保生产计划与合同要求相匹配。（五）财务部门1.审核订单合同中的付款方式、结算条款等财务条款，确保公司的资金安全和财务利益。2.对订单合同的成本进行核算，评估合同的盈利能力，为合同签订提供财务依据。3.参与订单合同评审会议，对财务风险进行评估和控制。（六）法务部门1.对订单合同的合法性进行审查，确保合同条款符合法律法规的规定，避免法律风险。2.协助各部门对合同条款进行修改和完善，提供法律意见和建议。3.参与订单合同评审会议，对重大合同进行法律风险评估。（七）其他相关部门根据订单合同的具体内容和要求，相关部门应积极配合，提供必要的支持和协助，参与订单合同评审工作。三、订单合同评审流程（一）合同发起1.销售部门与客户达成初步合作意向后，根据客户需求起草订单合同草案，并提交给相关部门进行评审。2.在提交合同草案时，销售部门应同时提供客户需求说明、项目背景资料等相关文件，以便各部门全面了解合同内容。（二）初审1.各部门收到合同草案后，按照职责分工对合同条款进行初审。2.初审内容包括商务条款、技术条款、质量条款、生产条款、财务条款、法律条款等方面，各部门应重点关注与本部门职责相关的条款，确保合同条款的合理性和可行性。3.初审过程中，如发现合同条款存在问题或不合理之处，各部门应及时与销售部门沟通，提出修改意见和建议。（三）评审会议1.销售部门根据各部门的初审意见，对合同草案进行修改和完善后，组织召开订单合同评审会议。2.评审会议由销售部门负责人主持，各部门负责人及相关人员参加。3.在评审会议上，各部门依次汇报初审意见，对合同条款进行详细讨论和审议。4.针对各部门提出的问题和意见，销售部门应与相关部门进行沟通和协商，共同寻求解决方案，确保合同条款达成一致。5.评审会议应形成会议纪要，记录会议讨论的主要内容、各方意见和最终达成的共识。（四）终审1.评审会议结束后，各部门负责人在会议纪要上签字确认，表明对合同条款无异议。2.销售部门将签字确认后的会议纪要提交给公司领导进行终审。3.公司领导根据评审会议纪要和各部门的意见，对订单合同进行最终审批。4.终审通过后，销售部门根据公司领导的审批意见，对合同进行最后的修改和完善，形成正式的订单合同文本。（五）合同签订1.正式的订单合同文本经公司领导签字盖章后，由销售部门与客户签订。2.在签订合同前，销售部门应确保合同文本的内容准确无误，双方的权利义务明确清晰。3.合同签订后，销售部门应及时将合同副本分发给各相关部门，以便各部门按照合同要求履行职责。四、订单合同评审内容（一）商务条款1.价格条款价格是否合理，是否符合公司的定价策略和市场行情。价格的计算方式是否明确，是否存在歧义。价格调整条款是否合理，是否对公司有利。2.交货期条款交货期是否明确，是否符合客户要求和公司生产能力。交货期的确定是否考虑了原材料供应、生产进度、运输等因素。逾期交货的违约责任是否明确，是否对公司有利。3.付款方式条款付款方式是否符合公司的财务政策和资金安全要求。付款期限是否合理，是否有利于公司资金周转。付款条件是否明确，是否存在风险。4.包装条款包装要求是否明确，是否符合产品特点和运输要求。包装费用的承担方式是否合理。包装标识是否符合相关标准和法规要求。（二）技术条款1.技术要求技术要求是否明确、具体，是否能够准确反映客户需求。公司是否具备满足客户技术要求的技术能力和设备条件。技术标准是否符合国家法律法规和行业标准的要求。2.技术方案技术方案是否可行，是否能够满足客户技术要求和项目目标。技术方案是否具有创新性和竞争力。技术方案的实施是否存在风险，如何进行风险防范。3.技术变更条款技术变更的条件和程序是否明确。技术变更对合同价格、交货期等条款的影响如何处理。技术变更引起的费用增加和工期延误的责任如何承担。（三）质量条款1.质量标准质量标准是否明确，是否符合国家法律法规和行业标准的要求。质量标准是否能够满足客户需求，是否具有可操作性。质量检验的方法和频率是否合理。2.质量保证期质量保证期的期限是否合理，是否符合行业惯例和产品特点。质量保证期内的售后服务内容和责任是否明确。质量保证期届满后的维修和保养条款是否合理。3.质量违约责任质量不符合要求时，公司应承担的违约责任是否明确。客户提出质量异议的期限和方式是否明确。质量违约责任的承担方式是否合理，是否有利于维护公司利益。（四）生产条款1.生产能力公司是否具备满足订单合同生产要求的生产能力。生产计划的安排是否合理，是否能够确保按时交货。生产过程中的原材料供应、设备状况、人员安排等是否能够满足生产需求。2.生产工艺生产工艺是否成熟，是否能够保证产品质量。生产工艺的改进和优化是否能够提高生产效率和降低成本。生产工艺的变更对合同价格、交货期等条款的影响如何处理。3.生产进度控制生产进度计划是否明确，是否具有可操作性。生产进度的跟踪和监控机制是否健全，能否及时发现和解决生产过程中出现的问题。生产进度延误时，公司应承担的违约责任是否明确。（五）财务条款1.成本核算订单合同的成本是否进行了准确核算，是否包括直接成本和间接成本。成本核算的方法和依据是否合理。成本控制措施是否有效，能否确保合同的盈利能力。2.资金预算订单合同的资金流入和流出是否进行了合理预算。资金预算是否考虑了合同执行过程中的各种因素，是否具有可操作性。资金预算的执行情况如何进行监控和调整。3.财务风险评估订单合同的财务风险是否进行了评估，风险程度如何。针对财务风险采取了哪些防范措施，措施是否有效。财务风险发生时，公司应采取的应对措施是否明确。（六）法律条款1.合同的合法性合同的签订是否符合国家法律法规的要求，是否存在法律风险。合同条款是否存在违反法律法规强制性规定的内容。合同的签订是否符合公司的内部规定和审批程序。2.双方的权利义务合同双方的权利义务是否明确、对等，是否符合公平公正原则。合同条款是否存在模糊不清或歧义的地方，是否需要进一步明确。双方的违约责任是否明确，是否具有可操作性。3.争议解决条款争议解决的方式是否明确，是否符合公司的利益和实际情况。争议解决的程序是否合理，是否能够及时有效地解决争议。仲裁或诉讼的管辖地是否明确，是否有利于公司维护自身权益。五、订单合同评审记录与存档（一）评审记录1.各部门在初审过程中，应填写《订单合同评审表》，详细记录初审意见和建议。2.《订单合同评审表》应包括合同基本信息、评审部门、评审内容、初审意见、建议修改条款等内容。3.评审会议应形成会议纪要，记录会议讨论的主要内容、各方意见和最终达成的共识。会议纪要应由主持人签字确认，并分发给各参会部门。（二）存档管理1.销售部门负责将订单合同评审过程中形成的各类文件和资料进行整理和归档，包括合同草案、初审意见、评审会议纪要、终审意见、正式合同文本等。2.订单合同评审档案应按照合同编号或项目名称进行分类存放，便于查阅和管理。3.订单合同评审档案的保存期限应按照公司档案管理制度的要求执行，一般为[x]年。六、订单合同变更管理（一）变更申请1.在订单合同履行过程中，如因客户需求变更、市场情况变化、法律法规调整等原因需要对合同进行变更，相关部门应及时提出变更申请。2.变更申请应明确变更的内容、原因、对合同条款的影响等，并提交给销售部门。（二）变更评审1.销售部门收到变更申请后，应组织相关部门对变更内容进行评审。2.变更评审的流程和要求与订单合同评审相同，各部门应按照职责分工对变更条款进行审查，评估变更对公司利益的影响。3.变更评审会议应形成会议纪要，记录变更的原因、各方意见和最终达成的共识。（三）变更审批1.评审会议结束后，各部门负责人在会议纪要上签字确认，表明对变更条款无异议。2.销售部门将签字确认后的会议纪要提交给公司领导进行终审。3.公司领导根据评审会议纪要和各部门的意见，对订单合同变更进行最终审批。（四）变更实施1.终审通过后，销售部门根据公司领导的审批意见，与客户协商签订变更协议，并按照变更协议的要求组织实施变更。2.在变更实施过程中，各部门应密切配合，确保变更后的合同条款得到有效执行。3.变更实施完成后，销售部门应及时将变更情况通知各相关部门，并对订单合同评审档案进行更新。七、监督与考核（一）监督机制1.公司建立订单合同评审监督机制，定期对订单合同评审工作进行检查和评估。2.监督内容包括评审流程的执行情况、评审意见的落实情况、合同签订后的履行情况等。3.对于发现的问题，应及时提出整改意见，督促相关部