认真履行物资管理制度

物资管理制度一、总则1.目的为加强公司物资管理，规范物资采购、使用、库存等环节的行为，降低物资采购成本，提高物资使用效率，确保公司生产经营活动的顺利进行，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司内所有物资的管理，包括但不限于原材料、辅助材料、设备、办公用品、劳保用品等。3.基本原则按需采购原则：根据公司生产经营计划和实际需求，合理安排物资采购，避免盲目采购和浪费。质量第一原则：确保所采购物资的质量符合公司生产经营要求，满足相关标准和规范。成本控制原则：在保证物资质量的前提下，通过合理的采购渠道、采购方式和采购批量，降低物资采购成本。归口管理原则：按照物资的类别和性质，实行归口管理，明确各部门在物资管理中的职责和权限。二、物资采购管理1.采购计划各部门应根据公司年度生产经营计划和月度生产任务，结合本部门物资库存情况，于每月底前编制次月物资采购计划，并提交至物资管理部门。物资采购计划应详细列出物资的名称、规格型号、数量、需求时间等信息，确保计划的准确性和可操作性。物资管理部门对各部门提交的采购计划进行汇总、审核和平衡，结合公司库存情况和资金状况，编制公司月度物资采购总计划，报公司领导审批后执行。2.采购申请各部门根据批准的采购计划，填写物资采购申请表，详细说明物资采购的原因、名称、规格型号、数量、预算金额等信息，并经部门负责人签字确认后提交至物资管理部门。对于紧急采购需求，采购申请部门应在申请表中注明紧急情况，并说明对生产经营的影响程度，经部门负责人签字后，可先口头向物资管理部门提出申请，物资管理部门应及时安排采购，并在事后补办相关审批手续。3.采购审批物资管理部门对采购申请进行初审，审核采购申请的合理性、必要性和合规性，对于不符合要求的采购申请，应及时退回申请部门并说明原因。初审通过的采购申请，按照公司审批权限规定，提交公司领导审批。审批通过后，物资管理部门方可组织实施采购。对于金额较大的重要物资采购，应实行集体决策审批制度，必要时可组织相关部门和人员进行论证和评估。4.采购方式公司物资采购方式主要包括招标采购、询价采购、竞争性谈判采购、单一来源采购等，具体采购方式应根据物资的性质、采购金额、市场供应情况等因素综合确定。招标采购：适用于采购金额较大、技术规格复杂、市场竞争充分的物资采购项目。物资管理部门应按照国家有关法律法规和公司招标管理规定，组织实施招标采购活动，确保招标过程的公平、公正、公开。询价采购：适用于采购金额较小、技术规格简单、市场供应充足的物资采购项目。物资管理部门应向多家供应商发出询价单，收集供应商报价，进行比较分析后，选择价格合理、质量可靠的供应商进行采购。竞争性谈判采购：适用于采购时间紧迫、技术规格复杂、无法事先计算出价格总额的物资采购项目。物资管理部门应与不少于三家具备相应资格的供应商进行谈判，通过谈判确定成交供应商。单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的物资，或者因不可预见的紧急情况、为保证原有采购项目一致性等原因需要继续从原供应商处采购的物资。单一来源采购应按照公司相关规定履行审批手续。5.供应商管理物资管理部门应建立供应商档案，对供应商的基本信息、资质证明、业绩情况、产品质量、价格水平、售后服务等进行记录和管理。定期对供应商进行评估和考核，评估内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务等方面。根据评估结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予优先合作机会，对于不合格的供应商及时淘汰。加强与供应商的沟通与合作，建立良好的合作关系，及时了解供应商的生产经营情况和市场动态，共同应对市场变化和突发情况。6.采购合同管理物资采购应签订书面合同，明确双方的权利和义务。合同内容应包括物资的名称、规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等条款。物资管理部门负责合同的起草、审核和签订工作。合同签订前，应组织相关部门和人员对合同条款进行审核，确保合同条款的合法性、完整性和准确性。合同签订后，物资管理部门应及时将合同副本分发给相关部门，并跟踪合同执行情况，确保合同的有效履行。对于合同执行过程中出现的问题，应及时与供应商沟通协商解决，必要时可通过法律途径维护公司的合法权益。三、物资验收管理1.验收准备物资到货前，物资管理部门应通知使用部门和质量检验部门做好验收准备工作。使用部门应安排熟悉物资性能和使用要求的人员参与验收，质量检验部门应准备好必要的检验工具和设备。物资管理部门应根据采购合同和相关标准规范，制定物资验收方案，明确验收的程序、方法、标准和人员分工等。2.验收程序物资到货后，物资管理部门应及时组织使用部门和质量检验部门按照验收方案进行验收。验收人员应认真核对物资的名称、规格型号、数量、质量证明文件等信息，确保物资与采购合同一致。质量检验部门按照相关标准规范对物资的质量进行检验，检验内容包括外观质量、内在质量、性能指标等。对于需要进行抽样检验的物资，应按照规定的抽样方法和比例进行抽样检验。验收过程中，如发现物资的数量、质量等不符合采购合同要求，验收人员应及时填写物资验收记录，并要求供应商在规定时间内进行处理。供应商处理后，应重新进行验收，直至验收合格为止。3.验收报告验收工作完成后，验收人员应填写物资验收报告，详细记录物资的验收情况，包括验收时间、验收人员、物资名称、规格型号、数量、质量情况、验收结论等内容。物资验收报告经验收人员签字确认后，报物资管理部门审核。物资管理部门审核通过后，将验收报告分发给相关部门存档。对于验收不合格的物资，物资管理部门应及时通知采购部门与供应商协商处理，并跟踪处理结果。四、物资存储管理1.仓库规划物资管理部门应根据公司物资存储需求，合理规划仓库布局，设置不同的存储区域，如原材料区、辅助材料区、成品区、办公用品区、劳保用品区等，确保物资分类存放，便于管理和查找。仓库应配备必要的存储设备和设施，如货架、货柜、托盘、叉车、搬运车等，提高物资存储的安全性和便利性。同时，应设置防火、防潮、防虫、防盗等防护设施，确保物资存储环境符合要求。2.物资入库物资到货后，仓库管理人员应依据物资验收报告和送货清单，对物资的数量、规格型号、质量等进行核对，确认无误后办理入库手续。仓库管理人员应按照物资的类别和性质，将物资存放到相应的存储区域，并做好物资标识。物资标识应包括物资名称、规格型号、批次、入库日期、保质期等信息，确保物资标识清晰、准确、完整。对于贵重物资、易燃易爆物资、有毒有害物资等特殊物资，应设置专门的存储区域，并实行双人双锁管理，严格控制物资的出入库。3.物资保管仓库管理人员应定期对物资进行盘点和检查，确保物资的数量、质量和存储状态符合要求。对于发现的问题，应及时采取措施进行处理，并记录相关情况。仓库应保持通风良好、干燥清洁，温度、湿度等环境条件应符合物资存储要求。对于易受潮、易变质的物资，应采取防潮、防霉、防虫等措施，确保物资质量不受影响。仓库管理人员应做好物资的安全管理工作，严格遵守仓库安全管理制度，严禁烟火，加强防火、防盗、防爆等措施，确保仓库物资安全。4.物资出库物资使用部门应根据生产经营需要，填写物资出库申请表，详细说明物资名称、规格型号、数量、用途等信息，并经部门负责人签字确认后提交至仓库管理部门。仓库管理人员对物资出库申请表进行审核，审核通过后办理物资出库手续。物资出库时，仓库管理人员应按照先进先出的原则，对物资进行发放，并做好物资出库记录，记录内容包括出库时间、出库人员、物资名称、规格型号、数量、用途等信息。对于贵重物资、易燃易爆物资、有毒有害物资等特殊物资的出库，应严格按照公司相关规定履行审批手续，确保物资出库的安全性和合规性。五、物资使用管理1.使用计划各部门应根据公司生产经营计划和实际需求，制定物资使用计划，合理安排物资的使用数量和时间，避免浪费和闲置。物资使用计划应明确物资的名称、规格型号、数量、使用时间、使用部门等信息，并提交至物资管理部门备案。物资管理部门应根据各部门的物资使用计划，结合公司库存情况，合理调配物资资源，确保物资的有效使用。2.领用审批物资使用部门应按照物资使用计划，填写物资领用单，详细说明物资名称、规格型号、数量、用途等信息，并经部门负责人签字确认后提交至仓库管理部门。仓库管理人员对物资领用单进行审核，审核通过后办理物资领用手续。对于超出物资使用计划的领用申请，仓库管理人员应要求领用部门说明原因，并报物资管理部门审批。物资管理部门根据实际情况进行审批，审批通过后方可办理领用手续。3.使用监督物资管理部门应定期对各部门物资使用情况进行监督检查，检查内容包括物资使用数量、使用质量、使用效果等方面。对于发现的问题，应及时与使用部门沟通协商，要求使用部门采取措施进行整改。各部门应加强对本部门物资使用人员的管理和培训，提高物资使用人员的节约意识和操作技能，确保物资的正确使用和合理消耗。鼓励员工积极参与物资节约活动，对在物资节约方面表现突出的部门和个人给予表彰和奖励。六、物资盘点管理1.盘点计划物资管理部门应定期组织物资盘点工作，制定物资盘点计划，明确盘点的范围、时间、人员分工等内容。物资盘点计划应报公司领导审批后执行。物资盘点范围应涵盖公司内所有物资，包括原材料、辅助材料、设备、办公用品、劳保用品等。物资盘点时间应根据公司实际情况确定，一般每年至少进行一次全面盘点，每季度进行一次局部盘点。2.盘点实施物资盘点工作应按照盘点计划组织实施，盘点人员应认真核对物资的数量、规格型号、质量等信息，确保盘点结果的准确性。盘点过程中，如发现物资的数量、质量等与账面记录不符，应及时填写物资盘点差异表，详细记录差异情况，并注明差异原因。对于盘点中发现的盘盈、盘亏物资，应及时查明原因，并按照公司相关规定进行处理。盘盈物资应及时入账，盘亏物资应按照规定的审批程序进行核销。3.盘点报告物资盘点工作完成后，盘点人员应编制物资盘点报告，详细说明物资盘点情况，包括盘点时间、盘点范围、盘点方法、盘点结果、盘盈盘亏情况及原因分析、处理建议等内容。物资盘点报告经盘点人员签字确认后，报物资管理部门审核。物资管理部门审核通过后，将盘点报告提交公司领导审批。公司领导根据盘点报告做出相应决策，对物资管理工作进行调整和改进。七、物资报废管理1.报废申请各部门在物资使用过程中，如发现物资已损坏、老化、过期等无法继续使用的情况，应填写物资报废申请表，详细说明物资名称、规格型号、数量、购置时间、报废原因等信息，并经部门负责人签字确认后提交至物资管理部门。对于贵重物资、大型设备等的报废申请，应附相关技术鉴定报告或说明材料，证明物资确实已无法使用。2.报废审批物资管理部门对报废申请进行初审，审核报废申请的合理性、必要性和合规性，对于不符合要求的报废申请，应及时退回申请部门并说明原因。初审通过的报废申请，按照公司审批权限规定，提交公司领导审批。审批通过后，物资管理部门方可组织实施物资报废处理。3.报废处理物资管理部门负责组织物资报废处理工作，根据物资的性质和特点，选择合适的报废处理方式，如报废物资出售、报废物资回收、报废物资销毁等。对于报废物资出售或回收的，物资管理部门应按照公司相关规定进行公开竞价或招标，确保报废物资处理价格合理、公开、透明。对于需要销毁的报废物资，物资管理部门应按照环保要求和相关规定，选择合适的销毁方式，确保销毁过程安全、环保。物资报废处理完成后，物资管理部门应及时将报废处理情况记录在案，并更新物资台账和档案信息。八、物资信息化管理1.物资管理系统建设公司应建立物资管理信息系统，实现物资采购、验收、存储、使用、盘点、报废等环节的信息化管理。物资管理信息系统应具备物资基础信息管理、采购管理、库存管理、使用管理、报表统计等功能模块，提高物资管理工作的效率和准确性。物资管理部门应负责物资管理信息系统的日常维护和管理，确保系统数据的及时、准确、完整。同时，应加强对系统操作人员的培训和管理，提高操作人员的业务水平和系统操作技能。2.数据录入与维护各部门应按照物资管理信息系统的要求，及时准确地录入本部门物资相关信息，包括物资采购计划、采购申请、验收报告、领用单、盘点报告、报废申请表等。物资管理部门应定期对物资管理信息系统的数据进行备份，防止数据丢失。同时，应及时对系统数据进行更新和维护，确保系统数据与实际业务情况一致。3.信息查询与分析公司各部门人员可根据权限在物资管理信息系统中查询物资相关信息，如物资库存情况、采购合同执行情况、物资使用情况等，以便及时了解物资动态，合理安排工作。物资管理部门应利用物资管理信息系统提供的数据分析功能，对物资采购、库存、使用等情况进行分析，为公司物资管理决策提供数据支持。通过数据分析，及时发现物资管理中存在的问题，并采取相应措施进行改进。九、监督与考核1.监督检查公司审计部门应定期对物资管理工作进行监督检查，检查内容包括物资采购、验收、存储、使用、盘点、报废等环节的合规性、准确性和有效性。物资管理部门应定期对各部门物资管理工作进行内部检查，及时发现和纠正物资管理工作中存在的问题。对于检查中发现的违规行为，应按照公司相关规定进行处理。2.考核评价公司应建立物资管