销售合同签订管理制度

销售合同签订管理制度总则目的为加强公司销售合同签订管理，规范销售合同签订流程，维护公司合法权益，提高销售合同签订效率，特制定本管理制度。适用范围本制度适用于公司所有销售合同的签订、履行、变更、解除等相关事宜。基本原则1.依法合规原则：销售合同的签订、履行等活动必须遵守国家法律法规及相关政策的规定。2.平等自愿原则：合同双方在平等、自愿的基础上协商一致签订合同，任何一方不得将自己的意志强加给对方。3.公平公正原则：合同条款应公平合理，不得损害国家利益、社会公共利益和对方的合法权益。4.诚实守信原则：合同双方应诚实守信，全面履行合同约定的义务。销售合同签订流程合同洽谈与意向达成1.销售部门与客户进行商务洽谈：销售人员应详细了解客户需求，介绍公司产品或服务的特点、优势等，解答客户疑问，就合作事项进行初步沟通，形成合作意向。2.拟定合作方案：根据洽谈情况，销售人员拟定初步的合作方案，包括产品或服务内容、价格、交付时间、售后服务等条款，报销售部门负责人审核。合同评审1.销售部门初审：销售部门负责人对合作方案进行审核，重点审核合同条款是否符合公司销售政策、是否能满足客户需求、是否存在潜在风险等，提出修改意见或建议。2.相关部门会审：对于重大销售合同或涉及多个部门的合同，由销售部门牵头组织法务部、财务部、技术部等相关部门进行会审。会审主要围绕合同的合法性、合规性、财务可行性、技术可行性等方面进行全面审查，各部门提出专业意见和建议。3.评审记录与反馈：对合同评审过程进行详细记录，形成评审意见表。销售部门根据评审意见对合作方案进行修改完善，确保合同条款符合各方要求。合同起草1.合同文本准备：销售部门根据评审通过的合作方案，起草正式的销售合同文本。合同文本应使用公司统一的合同模板，确保条款完整、准确、规范。2.条款填写与审核：销售人员按照合同模板要求，准确填写合同各项条款内容，填写完毕后交销售部门负责人再次审核。审核重点包括条款填写是否清晰、准确，是否与合作方案一致，是否存在错别字、语病等。合同审批1.销售部门内部审批：销售合同经销售部门负责人审核通过后，报销售总监审批。销售总监主要从销售策略、市场影响、客户关系等方面进行审批，确保合同签订符合公司整体销售目标和利益。2.公司高层审批：对于金额较大、风险较高或涉及重要客户的销售合同，需报公司总经理审批。总经理从公司战略层面、整体利益等角度进行最终审批决策。合同签订1.授权签约：合同经审批通过后，由公司法定代表人或其授权的代理人与客户签订合同。授权代理人应持有公司法定代表人签署的授权委托书，明确授权范围和期限。2.签字盖章：合同双方签字盖章应严格按照合同约定的方式和顺序进行。签字盖章完成后，合同原件由公司销售部门负责保管，同时应及时将合同副本分发给法务部、财务部、技术部等相关部门备案。销售合同条款规范合同基本条款1.合同双方信息：详细填写合同双方的名称、地址、联系方式等基本信息，确保准确无误。2.产品或服务描述：明确产品或服务的名称、规格、型号、数量、质量标准等内容，避免模糊不清或歧义。3.价格条款：约定产品或服务的单价、总价、价格调整方式等，价格应明确、合理，符合市场行情。4.交付条款：包括交付时间、地点、方式等。交付时间应具体明确，交付地点应符合双方约定和便于履行，交付方式应选择安全、可靠的方式。5.付款条款：规定付款方式（如现金、支票、银行转账等）、付款期限、付款比例等，确保公司资金及时回笼。6.质量保证条款：明确产品或服务的质量保证期限、质量保证范围、质量问题处理方式等，保障客户权益，同时维护公司自身利益。7.违约责任条款：详细约定双方在合同履行过程中如出现违约行为应承担的违约责任，包括违约金金额、赔偿方式等，以约束双方严格履行合同义务。特殊条款1.保密条款：对于涉及公司商业秘密、客户信息等内容的合同，应约定保密条款，明确保密范围、保密期限、保密措施以及违反保密条款应承担的法律责任。2.知识产权条款：如果产品或服务涉及知识产权问题，如专利、商标、著作权等，应在合同中明确知识产权归属、使用许可等相关条款，避免知识产权纠纷。3.不可抗力条款：约定不可抗力事件的定义、范围、通知义务、免责条件等，以便在遇到不可抗力因素导致合同无法履行时，明确双方的权利义务。4.争议解决条款：明确合同争议的解决方式，如协商、仲裁或诉讼，并约定具体的仲裁机构或管辖法院。销售合同履行管理合同执行跟踪1.销售部门负责：销售人员作为合同执行的主要责任人，应密切跟踪合同履行情况，及时掌握产品生产进度、交付情况、客户付款情况等信息。2.定期汇报：销售人员应定期向销售部门负责人汇报合同执行进展情况，对于出现的问题或风险及时反馈，以便采取相应措施解决。生产协调1.与生产部门沟通：销售部门根据合同交付时间要求，及时与生产部门沟通协调，确保产品按时、按质、按量生产出来。2.生产进度跟踪：销售部门应跟踪生产进度，及时解决生产过程中出现的问题，如原材料短缺、设备故障等，确保生产顺利进行，按时交付产品。交付管理1.发货通知：产品生产完成后，销售部门应及时通知客户发货时间、发货方式等信息，并办理相关发货手续。2.交付确认：产品交付时，销售人员应要求客户在送货单或签收单上签字确认，确保交付过程的准确性和可追溯性。款项回收管理1.财务部门负责：财务部门应定期与销售部门核对客户欠款情况，及时提醒销售人员跟进款项回收工作。2.催款措施：对于逾期未付款的客户，财务部门应协助销售部门采取催款措施，如发送催款函、电话催收、上门催收等，必要时通过法律途径解决。销售合同变更与解除管理变更管理1.变更申请：合同履行过程中，如因各种原因需要变更合同条款，合同一方应向对方提出书面变更申请，说明变更的原因、内容、对合同履行的影响等。2.协商与审批：双方就变更事项进行协商，达成一致意见后，按照合同签订时的审批流程进行审批。变更后的合同条款应重新签订补充协议或修改原合同，并按照规定进行签字盖章和备案。解除管理1.解除情形：符合以下情形之一的，可解除销售合同：双方协商一致；因不可抗力致使不能实现合同目的；一方明确表示或以自己的行为表明不履行主要债务；一方迟延履行主要债务，经催告后在合理期限内仍未履行；一方迟延履行债务或有其他违约行为致使不能实现合同目的等。2.解除通知：合同解除方应向对方发出书面解除通知，明确解除合同的原因、时间等内容。3.结算与清理：合同解除后，双方应按照合同约定进行结算和清理，包括已交付产品或服务的款项结算、未履行部分的处理、违约责任承担等，确保双方权益得到妥善处理。销售合同档案管理档案建立1.合同归档：销售合同签订后，销售部门应及时将合同原件及相关资料整理归档，建立销售合同档案。档案内容应包括合同文本、评审意见表、授权委托书、送货单、签收单、催款函等相关文件。2.档案编号：为便于档案管理和查询，应对每份销售合同档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。档案保管1.保管责任：销售合同档案由销售部门指定专人负责保管，确保档案的安全、完整。2.保管期限：销售合同档案的保管期限按照国家法律法规和公司相关规定执行，一般为[X]年。保管期限届满后，经审批同意方可进行销毁。档案查询与借阅1.查询权限：公司内部人员因工作需要查询销售合同档案的，应填写查询申请表，经相关负责人审批后，到档案保管部门进行查询。2.借阅手续：因特殊原因需要借阅销售合同档案的，借阅人应填写借阅申请表，注明借阅原因、借阅期限等内容，经相关负责人审批后，办理借阅手续。借阅期限届满后，借阅人应及时归还档案。档案保管部门应对借阅情况进行登记和跟踪，确保档案按时归还。监督与考核监督检查1.定期检查：公司定期对销售合同签订、履行、变更、解除等情况进行监督检查，重点检查合同签订流程是否规范、合同条款是否符合要求、合同履行是否及时、款项回收是否正常等。2.专项检查：根据公司业务需要或出现的问题，适时开展专项监督检查，对特定项目或某一阶段的销售合同管理情况进行深入检查。考核评价1.考核指标：建立销售合同管理考核指标体系，包括合同签订及时率、合同履行率、款项回收率、合同纠