高校水电材料管理制度

高校水电材料管理制度一、总则（一）目的为加强高校水电材料的管理，规范水电材料的采购、使用、库存等环节，确保水电设施的正常运行，保障教学、科研和师生生活的顺利进行，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于高校内所有涉及水电材料管理的部门和单位，包括但不限于后勤管理部门、水电维修部门、各教学科研单位及学生宿舍管理部门等。（三）管理原则1.统一管理原则：水电材料实行统一规划、统一采购、统一调配、统一核算，确保资源的合理利用。2.按需供应原则：根据教学、科研和师生生活的实际需求，合理安排水电材料的采购和供应，避免浪费。3.质量第一原则：严格把控水电材料的质量，确保所采购的材料符合相关标准和要求，能够满足水电设施安全运行的需要。4.成本控制原则：在保证水电材料质量和使用功能的前提下，努力降低采购成本、库存成本和使用成本，提高资金使用效益。二、管理机构及职责（一）后勤管理部门1.负责制定和完善高校水电材料管理制度，并组织实施。2.统筹规划水电材料的采购计划，根据各部门的需求和库存情况，合理安排采购时间和数量。3.建立水电材料采购供应商库，对供应商进行评估、选择和管理，确保采购渠道的稳定和材料质量可靠。4.负责水电材料的验收、入库、储存、发放等工作，建立健全水电材料库存管理制度，定期进行盘点，保证账物相符。5.监督检查各部门水电材料的使用情况，及时发现和纠正浪费等不合理现象。6.组织开展水电材料管理的统计分析工作，为学校决策提供数据支持。（二）水电维修部门1.根据教学、科研和师生生活的实际需求，向后勤管理部门提出水电材料的使用计划和维修需求。2.负责水电设施的日常维修和保养工作，合理使用水电材料，提高维修质量和效率，降低维修成本。3.对领用的水电材料进行登记和管理，建立维修材料使用台账，记录材料的领用、消耗和剩余情况。4.协助后勤管理部门做好水电材料的质量检验和验收工作，及时反馈材料使用过程中出现的问题。（三）各教学科研单位及学生宿舍管理部门1.负责本部门范围内水电设施的日常管理和维护，制定本部门水电材料的使用计划，并报后勤管理部门备案。2.教育本部门师生员工树立节约水电的意识，合理使用水电材料，杜绝浪费现象。3.配合后勤管理部门做好水电材料的清查盘点工作，及时提供相关信息和数据。三、采购管理（一）采购计划1.各部门应根据教学、科研和师生生活的实际需求，于每年年底前向后勤管理部门报送下一年度的水电材料采购计划。采购计划应详细列出所需水电材料的名称、规格、型号、数量等信息。2.后勤管理部门汇总各部门的采购计划后，结合库存情况进行综合平衡，制定年度水电材料采购总计划。采购总计划应明确采购的时间节点、采购预算等内容，并报学校相关领导审批。3.在年度采购计划执行过程中，如因特殊情况需要临时增加采购项目，相关部门应提前向后勤管理部门提出申请，经批准后纳入采购计划进行安排。（二）供应商选择1.后勤管理部门应建立水电材料采购供应商库，对供应商的资质、信誉、产品质量、价格等进行综合评估，选择优质供应商进入供应商库。2.选择供应商时，应遵循公开、公平、公正的原则，通过招标、询价、谈判等方式确定供应商。对于金额较大的采购项目，应按照学校的相关规定进行公开招标。3.与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括材料的规格、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等内容。合同应严格按照法律法规的要求签订，确保合法有效。（三）采购实施1.根据采购计划和确定的供应商，后勤管理部门负责组织实施采购工作。采购人员应严格按照采购合同的要求，及时与供应商沟通协调，确保材料按时、按质、按量供应。2.对于采购的水电材料，采购人员应要求供应商提供产品质量证明文件、产品合格证等相关资料，并在到货时进行初步验收。初步验收合格后，方可办理入库手续。3.在采购过程中，如发现供应商提供的材料不符合合同要求或存在质量问题，采购人员应及时与供应商协商解决，要求供应商更换合格材料或采取其他补救措施。如协商不成，应按照合同约定追究供应商的违约责任。四、验收管理（一）验收标准1.水电材料到货后，后勤管理部门应组织相关人员按照合同要求和国家相关标准进行验收。验收内容包括材料的规格、型号、数量、质量、外观等方面。2.对于重要的水电材料，如电线电缆、配电箱、水泵等，应要求供应商提供产品质量检验报告、产品认证证书等文件，并按照相关标准进行抽样检验。3.验收人员应严格按照验收标准进行验收，认真填写验收记录，对验收结果负责。验收记录应包括材料名称、规格、型号、数量、供应商名称、验收时间、验收人员等信息。（二）验收流程1.采购人员通知后勤管理部门验收人员到货信息，并提供相关资料。2.验收人员在规定时间内到达现场进行验收，对照采购合同和验收标准对材料进行逐一检查。3.对于验收合格的材料，验收人员在验收记录上签字确认，并办理入库手续。对于验收不合格的材料，验收人员应出具不合格报告，注明不合格原因，并及时通知采购人员与供应商协商处理。4.供应商对验收结果有异议的，可在规定时间内提出复检申请。后勤管理部门应组织相关人员进行复检，复检结果作为最终验收结论。五、库存管理（一）仓库设置1.后勤管理部门应根据水电材料的种类、数量和存储要求，设置专门的水电材料仓库。仓库应具备良好的通风、防潮、防火、防盗等条件，确保材料的安全存储。2.仓库应划分不同的区域，分别存放不同类型的水电材料，如电线电缆区、灯具区、水暖器材区等，并设置明显的标识牌，便于查找和管理。（二）入库管理1.水电材料到货后，验收人员应及时办理入库手续。入库时，应按照材料的类别、规格、型号等进行分类存放，并填写入库单。入库单应包括材料名称、规格、型号、数量、供应商名称、入库时间、入库人员等信息。2.仓库管理人员应根据入库单对材料进行核对，确保账物相符。如发现账物不符，应及时查明原因并进行处理。3.对于贵重或易损的水电材料，应单独存放，并采取相应的防护措施，如标识、防护垫等，防止损坏或丢失。（三）库存盘点1.后勤管理部门应定期组织水电材料库存盘点，确保账物相符。盘点周期一般为季度盘点和年度盘点。2.盘点前，仓库管理人员应做好准备工作，包括整理库存、核对账目等。盘点时，应按照规定的盘点方法和程序进行，对所有水电材料进行逐一清点。3.盘点结束后，仓库管理人员应填写盘点报告，详细记录盘点结果，包括账存数量、实存数量、盘盈盘亏数量及原因等。盘点报告经审核后报后勤管理部门备案。4.对于盘盈盘亏的水电材料，应及时查明原因，并按照相关规定进行处理。如因人为原因造成的损失，应追究相关人员的责任。（四）库存保管1.仓库管理人员应定期对水电材料进行检查和维护，确保材料的质量不受影响。对于易受潮、易生锈的材料，应采取相应的防潮、防锈措施，如密封包装、涂防锈漆等。2.仓库应建立严格的出入库登记制度，所有材料的出入库都应进行详细记录。仓库管理人员应定期对出入库记录进行核对和统计，确保库存数量的准确性。3.仓库应保持整洁卫生，通道畅通，严禁在仓库内堆放杂物或易燃、易爆物品。同时，应加强安全防范措施，配备必要的消防器材和安全设施，确保仓库安全。六、发放管理（一）发放原则1.水电材料的发放应遵循按需发放的原则，根据各部门的实际需求进行发放，严禁超领、滥发。2.对于水电维修部门领用的材料，应根据维修任务的实际需要进行发放，并要求维修人员合理使用，避免浪费。3.对于各教学科研单位及学生宿舍管理部门领用的一般性水电材料，应按照相关规定和标准进行发放，并做好登记工作。（二）发放流程1.各部门因工作需要领用水电材料时，应填写领料单。领料单应注明材料名称、规格、型号、数量、用途等信息，并经部门负责人签字批准。2.领料单提交给后勤管理部门仓库管理人员，仓库管理人员根据领料单进行核对，确认库存有货后，按照规定的发放数量进行发放，并在领料单上签字确认。3.仓库管理人员发放材料后，应及时更新库存台账，记录材料的发放情况，包括发放时间、领用部门、材料名称、规格、型号、数量等信息。4.对于贵重或限量发放的水电材料，应严格控制发放数量，并要求领用部门妥善保管和使用，如有丢失或损坏，应照价赔偿。七、使用管理（一）使用要求1.各部门应教育师生员工树立节约水电的意识，合理使用水电材料，杜绝浪费现象。在使用水电材料时，应严格按照操作规程进行，确保安全。2.水电维修部门在进行水电设施维修时，应根据维修实际情况合理使用水电材料，尽量采用节能、环保的材料和技术，提高维修质量和效率，降低维修成本。3.对于大型水电设备或重要水电设施的维修和改造，应制定详细的施工方案，明确所需水电材料的规格、型号、数量等，并按照方案进行材料采购和施工，确保施工质量和安全。（二）监督检查1.后勤管理部门应定期对各部门水电材料的使用情况进行监督检查，检查内容包括材料的使用是否合理、是否存在浪费现象、是否按照操作规程使用等。2.对于发现的问题，后勤管理部门应及时下达整改通知，要求相关部门限期整改。整改完成后，后勤管理部门应进行复查，确保问题得到彻底解决。3.学校应将水电材料的使用管理情况纳入各部门的绩效考核体系，对节约水电材料、管理工作出色的部门和个人给予表彰和奖励；对浪费水电材料、管理不善的部门和个人进行批评教育，并视情节轻重给予相应的处罚。八、报废管理（一）报废条件1.水电材料因使用年限过长、损坏严重、技术淘汰等原因无法继续使用的，可申请报废。2.对于已达到报废条件的水电材料，使用部门应及时填写报废申请表，注明材料名称、规格、型号、购置时间、报废原因等信息，并提交给后勤管理部门。（二）报废鉴定1.后勤管理部门收到报废申请表后，应组织相关人员对申请报废的水电材料进行鉴定。鉴定人员应根据材料的实际情况，对照报废条件进行审核，提出鉴定意见。2.对于价值较高的水电材料或批量报废的材料，应邀请专业技术人员或相关专家进行鉴定，确保报废鉴定的科学性和准确性。（三）报废处理1.经鉴定同意报废的水电材料，后勤管理部门应按照学校的相关规定进行处理。一般情况下，可采用报废变卖、废品回收等方式进行处理，处理所得收入应上缴学校财务部门。2.报废处理过程中，应做好记录工作，包括报废材料的名称、规格、型号、数量、处理方式、处理时间、处理收入等信息。处理记录应妥善保存，以备查阅。九、信息化管理（一）建立管理系统1.后勤管理部门应建立高校水电材料管理信息系统，实现水电材料采购、验收、库存、发放、报废等环节的信息化管理。2.管理信息系统应具备材料信息管理、采购管理、库存管理、报表统计、查询分析等功能，能够实时反映水电材料的动态情况，为管理决策提供数据支持。（二）数据录入与维护1.仓库管理人员应及时将水电材料的入库、出库、库存等信息录入管理信息系统，确保数据的准确性和及时性。2.后勤管理部门应定期对管理信息系统的数据进行维护和更新，清理无效数据，保证系统数据的完整性和可靠性。同时，应做好数据备份工作，防止数据丢失。（三）信息共享与应用1.水电材料管理