顶板管理档案管理制度

顶板管理档案管理制度总则目的为加强顶板管理档案的规范化管理，确保顶板管理相关资料的完整性、准确性和可追溯性，为顶板管理决策提供科学依据，保障生产安全，特制定本制度。适用范围本制度适用于公司内与顶板管理相关的各类档案资料的管理，包括但不限于顶板监测数据、支护设计图纸、事故记录、整改措施等。基本原则1.真实性原则：档案资料应如实反映顶板管理的实际情况，不得虚假编造。2.完整性原则：涵盖顶板管理全过程的各类资料，确保无遗漏。3.规范性原则：按照统一的格式、标准和流程进行整理、归档和保管。4.保密性原则：对涉及公司机密的顶板管理档案严格保密。档案管理职责顶板管理部门职责1.负责顶板管理档案资料的收集、整理、初步审核和移交。2.定期对本部门产生的档案资料进行清查，确保资料的完整性。3.配合档案管理部门开展档案管理工作，提供必要的支持和协助。档案管理部门职责1.制定和完善顶板管理档案管理制度，并监督执行。2.负责顶板管理档案的集中统一管理，包括归档、分类、编号、存储、查阅等。3.对档案资料进行安全保管，防止损坏、丢失和泄密。4.定期对档案进行鉴定和销毁，确保档案的时效性。其他部门职责1.各部门应及时将涉及顶板管理的相关资料提交给顶板管理部门或档案管理部门。2.在工作中需查阅顶板管理档案时，应按照规定办理查阅手续。档案收集与整理收集范围1.顶板监测设备的安装、调试、运行记录，包括监测数据报表、曲线图等。2.支护设计方案、图纸，以及支护材料的规格、型号、质量证明文件。3.顶板事故报告，包括事故发生时间、地点、经过、原因分析、处理结果等。4.顶板安全检查记录，包括检查时间、人员、内容、发现问题及整改情况。5.顶板管理的相关会议纪要、文件、通知等。6.顶板管理新技术、新工艺、新材料的应用资料。收集要求1.各部门应指定专人负责档案资料的收集工作，确保资料及时、准确收集。2.收集的档案资料应齐全、完整，签字盖章手续完备。3.对电子文档，应确保其格式通用、可读性强，并做好备份。整理方法1.按照档案的形成时间、类别、来源等进行分类。2.对每份档案资料进行编号，编号应具有唯一性和系统性。3.去除档案资料中的金属物，对破损的资料进行修复或复制。4.编制档案目录，目录应包括档案编号、名称、日期、来源等信息。档案归档归档流程1.顶板管理部门收集整理好档案资料后，填写档案移交清单，一式两份。2.将档案资料及移交清单一并提交给档案管理部门。3.档案管理部门核对档案资料的完整性和准确性后，在移交清单上签字确认，双方各执一份。4.档案管理部门按照规定的分类和编号方法，将档案资料归入相应的档案柜或存储系统。归档时间1.顶板监测数据应在每月末归档。2.支护设计图纸等重要资料应在项目完成后及时归档。3.顶板事故报告应在事故处理完毕后一周内归档。档案存储与保管存储环境1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃，相对湿度控制在45%60%。2.库房应配备防火、防潮、防虫、防盗等设施，如灭火器、除湿机、防虫药品、防盗门等。存储方式1.纸质档案应分类存放在档案柜中，档案柜应排列整齐，便于查找。2.电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，并进行定期备份。备份数据应存储在不同的物理位置，以防数据丢失。3.对重要的顶板管理档案，应进行异地存储。保管期限1.顶板监测数据、支护设计图纸等长期档案，保管期限为10年。2.顶板事故报告、安全检查记录等中期档案，保管期限为5年。3.一般性的文件、通知等短期档案，保管期限为1年。保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。2.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制。3.严格遵守档案查阅制度，防止档案丢失或损坏。档案查阅与借阅查阅流程1.查阅人填写档案查阅申请表，注明查阅目的、档案名称和编号等信息。2.将申请表提交给档案管理部门负责人审批。3.审批通过后，档案管理人员按照申请表提供的信息，查找并提供相应的档案资料。4.查阅人在指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房。5.查阅完毕后，查阅人应在档案查阅登记表上签字确认，档案管理人员对档案进行核对后收回。借阅流程1.借阅人填写档案借阅申请表，详细说明借阅原因、借阅期限等。2.申请表经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批。3.审批通过后，档案管理人员将档案资料借给借阅人，并办理借阅登记手续，注明借阅时间、归还时间等。4.借阅人应妥善保管档案资料，不得转借他人，不得在档案上涂改、标记。5.借阅期限届满，借阅人应按时归还档案资料。如需延期，应提前办理续借手续。查阅与借阅限制1.涉及公司机密的顶板管理档案，未经公司领导批准，不得查阅和借阅。2.重要的顶板管理档案，查阅和借阅应经顶板管理部门负责人同意。3.一般员工查阅和借阅档案，应在工作时间内进行，且不得影响档案管理部门的正常工作。档案鉴定与销毁鉴定原则1.根据档案的保管期限和实际价值，定期对档案进行鉴定。2.鉴定工作应遵循全面审查、客观公正、确保安全的原则。鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、顶板管理部门负责人及相关专业人员组成。鉴定方法1.对档案资料进行逐份审查，分析其内容的重要性、时效性和完整性。2.参考档案的保管期限，判断是否仍有保存价值。3.征求相关部门和人员的意见，综合评估档案的价值。销毁流程1.经鉴定小组鉴定后，确定需要销毁的档案清单。2.填写档案销毁申请表，注明销毁档案的名称、编号、数量、销毁原因等，经档案管理部门负责人和公司领导审批。3.审批通过后，选择安全可靠的方式进行销毁，如粉碎、焚烧等。4.销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、操作人员等。5.将销毁记录与档案销毁申请表一并归档保存。档案信息化管理信息化建设目标1.建立顶板管理档案信息管理系统，实现档案资料的电子化存储、检索和利用。2.提高档案管理工作的效率和准确性，为顶板管理决策提供及时、准确的信息支持。系统功能模块1.档案录入模块：用于录入档案资料的基本信息，包括编号、名称、日期、来源等。2.档案查询模块：提供多种查询方式，如按编号、名称、日期等查询档案资料。3.档案借阅管理模块：记录档案的借阅情况，包括借阅人、借阅时间、归还时间等。4.档案统计分析模块：对档案资料进行统计分析，如各类档案的数量、保管期限分布等。5.系统管理模块：设置用户权限、备份数据、维护系统等。数据录入与维护1.档案管理人员应按照规定的格式和要求，及时将档案资料录入信息管理系统。2.定期对系统中的数据进行核对和更新，确保数据的准确性和完整性。3.对新产生的档案资料，应在归档后及时录入系统。监督与考核监督机制1.档案管理部门定期对各部门的档案收集、整理和归档情况进行检查。2.公司内部审计部门不定期对顶板管理档案管理工作进行审计。考核办法1.将档案管理工作纳入各部门的绩效考核体系，对档案管理工