公司打印机管理制度

公司打印机管理制度一、总则1.目的为加强公司打印机的规范化管理，确保打印机的正常使用，提高工作效率，降低使用成本，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司内所有打印机的使用、维护、管理等相关事宜。3.职责分工行政部门负责打印机的采购、选型、配置及报废处理等工作。定期对打印机进行维护保养，确保打印机的正常运行。制定打印机的使用规范和操作流程，并对员工进行培训。各部门负责本部门打印机的日常使用管理，监督员工正确使用打印机。配合行政部门进行打印机的维护和保养工作，及时反馈打印机的故障信息。员工严格按照本制度及打印机的操作流程使用打印机，爱护打印机设备。节约使用打印纸张等耗材，避免浪费。二、打印机采购与配置1.采购原则根据公司业务需求和实际使用情况，合理选择打印机的品牌、型号和功能。优先考虑性能稳定、质量可靠、耗材成本低的产品。在满足工作需要的前提下，尽量选择环保节能型打印机。2.采购流程需求申请：各部门根据工作需要，填写《打印机采购申请表》，详细说明所需打印机的品牌、型号、数量、用途等信息，并提交至行政部门。审批：行政部门对各部门提交的采购申请进行审核，结合公司预算和实际情况，提出审批意见。审批通过后，报公司领导批准。采购实施：行政部门根据批准的采购申请，负责联系供应商进行采购。在采购过程中，要严格按照公司的采购流程和相关规定进行操作，确保采购的打印机符合要求。验收：打印机到货后，行政部门组织相关人员进行验收。验收内容包括打印机的品牌、型号、数量、外观、配置、功能等是否与采购合同一致，以及打印机的质量和性能是否符合要求。验收合格后，办理入库手续，并交付使用部门。三、打印机使用规范1.开机与关机开机：先打开打印机的电源开关，再打开电脑，等待打印机自检完成后，方可进行打印操作。关机：在完成打印任务后，先关闭打印机的电源开关，再关闭电脑。严禁在打印机工作时直接关闭电源，以免损坏打印机。2.打印操作选择正确的打印机：在进行打印操作前，应确保选择正确的打印机。如有多台打印机，应根据打印任务的要求和打印机的使用情况，选择合适的打印机进行打印。检查打印内容：在打印前，应对打印内容进行仔细检查，确保打印内容的准确性、完整性和排版格式符合要求。如有错误或需要修改的地方，应及时进行调整。设置打印参数：根据打印任务的要求，合理设置打印参数，如纸张大小、打印方向、打印份数等。在设置打印参数时，应注意避免浪费纸张和油墨。排队打印：当有多个人同时提交打印任务时，打印机将按照任务提交的先后顺序进行打印。员工应自觉遵守打印排队规则，不得插队或强行打印。3.纸张使用合理选择纸张：根据打印内容的要求，合理选择纸张的类型和规格。如普通文档可使用A4纸，重要文件或需要长期保存的文档可使用质量较好的纸张。双面打印：在打印文档时，应尽量采用双面打印方式，以节约纸张。对于一些不影响阅读的文档，如内部通知、会议资料等，提倡双面打印。纸张整理：打印完成后，应及时将纸张从打印机中取出，并按照顺序整理好。对于不需要的纸张，应放入指定的废纸篓中，不得随意丢弃。4.墨盒与硒鼓更换及时更换：当打印机提示墨盒或硒鼓墨量不足时，应及时进行更换。更换墨盒或硒鼓时，应选择与打印机型号匹配的产品，并按照操作说明进行更换。回收处理：更换下来的墨盒或硒鼓应按照环保要求进行回收处理，不得随意丢弃。行政部门应定期联系专业的回收公司进行回收，避免对环境造成污染。5.故障处理及时报告：当打印机出现故障时，使用部门应及时向行政部门报告。报告内容包括打印机的型号、故障现象、出现故障的时间等信息。维修记录：行政部门接到故障报告后，应及时安排维修人员进行维修，并做好维修记录。维修记录应包括故障原因、维修方法、维修时间、维修人员等信息。严禁私自维修：未经行政部门授权，员工不得私自拆卸、维修打印机。如因私自维修导致打印机损坏的，由责任人承担相应的赔偿责任。四、打印机维护与保养1.日常维护清洁打印机：定期使用干净的软布擦拭打印机的机身、外壳、进纸口、出纸口等部位，清除灰尘和杂物。检查打印机状态：每天上班前和下班前，应检查打印机的工作状态，包括打印机的电源是否开启、是否有卡纸现象、墨量是否充足等。如发现问题，应及时处理。清理打印机内部：定期清理打印机的内部部件，如搓纸轮、定影组件、硒鼓等。清理时，应使用专业的清洁工具和清洁剂，避免损坏打印机部件。2.定期保养定期检查：行政部门应定期对打印机进行全面检查，包括打印机的硬件设备、软件系统、网络连接等方面。检查内容包括打印机的性能指标、打印质量、稳定性等。深度清洁：每隔一段时间，应对打印机进行一次深度清洁，以清除打印机内部的灰尘、污垢和杂质。深度清洁应由专业的维修人员进行操作，避免因操作不当导致打印机损坏。更换部件：根据打印机的使用情况和保养周期，及时更换打印机的易损部件，如墨盒、硒鼓、搓纸轮、定影膜等。更换部件时，应选择质量可靠、与打印机型号匹配的产品。3.保养记录行政部门应建立打印机保养记录档案，记录打印机的保养时间、保养内容、更换部件等信息。保养记录档案应妥善保存，以备查阅和参考。五、打印机耗材管理1.耗材采购集中采购：公司打印机耗材实行集中采购制度，由行政部门统一负责采购。行政部门应根据打印机的使用情况和耗材库存情况，定期制定耗材采购计划，并报公司领导批准。选择供应商：在采购耗材时，行政部门应选择信誉良好、产品质量可靠、价格合理的供应商。与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。质量验收：耗材到货后，行政部门应组织相关人员进行质量验收。验收内容包括耗材的品牌、型号、规格、数量、质量等是否与采购合同一致。验收合格后，办理入库手续，并交付使用部门。2.耗材库存管理建立库存台账：行政部门应建立打印机耗材库存台账，详细记录耗材的入库、出库、库存数量等信息。库存台账应定期进行核对，确保账实相符。分类存放：打印机耗材应分类存放，标识清晰。不同品牌、型号、规格的耗材应分开存放，避免混淆。库存盘点：行政部门应定期对打印机耗材进行库存盘点，盘点周期为每月一次。盘点结果应及时上报公司领导，并根据盘点情况进行调整。3.耗材发放与使用按需发放：各部门根据工作需要，填写《打印机耗材领用申请表》，经部门负责人签字后，到行政部门领取打印机耗材。行政部门应按照申请表上的数量和规格进行发放，并做好发放记录。限量使用：为了节约耗材，行政部门应根据打印机的使用情况和工作需要，制定耗材限量使用标准。各部门应严格按照限量使用标准领取和使用耗材，不得超量领取和浪费。使用监督：各部门负责人应监督本部门员工正确使用打印机耗材，避免浪费。如发现员工有浪费耗材的行为，应及时进行制止和批评教育。六、打印机安全管理1.网络安全设置密码：为了保证打印机的网络安全，行政部门应对打印机设置登录密码，并定期更换密码。密码应设置为强度较高的组合，包括字母、数字和特殊字符。权限管理：根据公司的组织架构和工作需要，行政部门应对打印机的使用权限进行设置。不同部门和人员对打印机的使用权限应有所区别，严禁未经授权的人员使用打印机。防火墙设置：为了防止外部网络攻击，行政部门应在公司网络与打印机之间设置防火墙，并定期更新防火墙规则。2.数据安全数据备份：为了防止打印机数据丢失，行政部门应定期对打印机中的重要数据进行备份。备份数据应存储在安全可靠的存储介质上，并异地存放。数据加密：对于一些敏感数据，如公司机密文件、财务数据等，在打印前应进行加密处理。加密方式可采用软件加密或硬件加密。访问控制：行政部门应设置打印机的数据访问控制权限，只有经过授权的人员才能访问打印机中的数据。访问数据时，应进行身份验证和审计记录。3.物理安全放置位置：打印机应放置在安全、干燥、通风的地方，避免阳光直射和潮湿环境。打印机周围应保持整洁，不得堆放杂物。防盗措施：为了防止打印机被盗，行政部门应在打印机上安装防盗锁，并将打印机放置在有安全防护措施的房间内。如安装监控摄像头、门禁系统等。防止损坏：员工在使用打印机时，应注意避免碰撞和损坏打印机。如发现打印机有损坏迹象，应及时报告行政部门进行维修。七、违规处理1.违规行为未经授权使用打印机。私自拆卸、维修打印机。浪费打印纸张等耗材。在打印机上打印与工作无关的内容。故意损坏打印机设