销售服务合同管理制度

销售服务合同管理制度一、总则（一）目的为了规范公司销售服务合同的管理，明确合同签订、履行、变更、终止等环节的流程和责任，维护公司的合法权益，提高销售服务质量，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司与客户签订的各类销售服务合同，包括但不限于产品销售合同、服务提供合同、项目合作合同等。（三）基本原则1.合法性原则：合同的签订和履行应符合国家法律法规的规定。2.平等自愿原则：合同双方应在平等、自愿的基础上签订合同，任何一方不得强迫另一方签订合同。3.公平公正原则：合同条款应公平合理，不得损害任何一方的合法权益。4.诚实守信原则：合同双方应诚实守信，全面履行合同约定的义务。二、合同签订管理（一）合同谈判1.销售部门在接到客户的业务需求后，应及时组织相关人员进行合同谈判。谈判人员应包括销售代表、技术支持人员、法务人员等。2.谈判人员应充分了解客户的需求和要求，收集相关信息，制定谈判策略。3.在谈判过程中，应明确双方的权利和义务，对合同条款进行详细讨论和协商，确保合同条款符合公司利益和法律法规要求。（二）合同起草1.谈判达成一致后，由销售部门负责起草合同文本。合同文本应包括合同双方的基本信息、合同标的、数量、质量、价格、付款方式、交货时间、交货地点、服务内容、违约责任等条款。2.合同文本应使用规范的语言文字，表述清晰、准确、完整，避免歧义。3.合同文本起草完成后，应提交给法务人员进行审核。（三）合同审核1.法务人员应对合同文本进行全面审核，重点审核合同条款的合法性、完整性、准确性等。2.审核内容包括但不限于合同主体资格、合同标的、合同价格、付款方式、交货时间、交货地点、服务内容、违约责任、争议解决方式等条款。3.法务人员应提出审核意见，对合同文本中存在的问题提出修改建议。销售部门应根据法务人员的审核意见对合同文本进行修改和完善。（四）合同审批1.合同文本修改完善后，应提交给公司相关领导进行审批。审批流程应根据公司的授权制度进行，确保合同审批的合规性和有效性。2.审批人员应认真审核合同文本，对合同条款进行全面审查，重点审查合同的风险和收益情况。3.审批人员应签署审批意见，同意合同签订的，应明确签署同意意见；不同意合同签订的，应说明理由。（五）合同签订1.合同经审批同意后，由销售部门负责与客户签订合同。签订合同的人员应具有相应的授权，确保合同签订的有效性。2.合同签订应使用公司统一印制的合同文本，并加盖公司合同专用章。合同文本一式多份，双方各执一份，公司留存一份或多份。3.合同签订后，应及时将合同副本分发给相关部门，如销售部门、财务部门、法务部门等，以便各部门及时了解合同内容，做好后续工作。三、合同履行管理（一）合同执行计划制定1.销售部门应根据合同约定，制定合同执行计划。合同执行计划应包括合同履行的各个环节、时间节点、责任人等内容。2.合同执行计划应明确各部门的职责和工作要求，确保合同履行的顺利进行。（二）货物交付与服务提供1.生产部门应根据合同约定的交货时间和质量要求，组织生产和发货。发货前应进行货物检验，确保货物质量符合合同要求。2.物流部门应及时安排货物运输，确保货物按时、安全送达客户指定地点。在运输过程中，应做好货物的保护和跟踪工作，确保货物的安全和完整。3.服务部门应根据合同约定的服务内容和标准，及时为客户提供服务。服务人员应具备相应的专业知识和技能，确保服务质量达到客户要求。（三）付款管理1.财务部门应根据合同约定的付款方式和时间节点，及时与客户沟通收款事宜。在收款过程中，应严格按照财务制度进行操作，确保款项及时、足额收回。2.对于客户逾期付款的情况，财务部门应及时通知销售部门，并采取相应的催款措施。销售部门应积极配合财务部门进行催款工作，维护公司的合法权益。（四）合同变更管理1.在合同履行过程中，如因客户需求变更、市场情况变化等原因需要对合同进行变更的，应由合同双方协商一致，并签订书面变更协议。2.变更协议应明确变更的内容、变更的原因、变更后的合同条款等内容。变更协议签订后，应及时将变更协议副本分发给相关部门，以便各部门及时调整工作安排。（五）合同终止管理1.合同履行完毕后，合同自然终止。合同履行过程中，如因一方违约、不可抗力等原因导致合同无法继续履行的，另一方有权解除合同。2.合同终止后，双方应按照合同约定进行结算和清理。销售部门应及时与客户核对货物数量、质量、服务内容等情况，财务部门应及时办理收款和付款手续。四、合同风险管理（一）风险识别与评估1.公司应建立合同风险识别与评估机制，定期对合同进行风险识别和评估。风险识别和评估应包括合同签订、履行、变更、终止等各个环节。2.风险识别和评估的内容应包括但不限于合同主体资格、合同标的、合同价格、付款方式、交货时间、交货地点、服务内容、违约责任、争议解决方式等条款。（二）风险应对措施1.根据合同风险识别和评估的结果，公司应制定相应的风险应对措施。风险应对措施应包括风险规避、风险降低、风险转移、风险接受等。2.对于合同主体资格不明确、合同条款存在重大风险等情况，应采取风险规避措施，避免签订合同。3.对于合同履行过程中可能出现的风险，如客户逾期付款、货物质量问题等，应采取风险降低措施，如加强合同管理、提高服务质量等。4.对于合同风险较高的情况，如大额合同、长期合同等，可以采取风险转移措施，如购买保险、签订担保合同等。5.对于一些风险较小、可以承受的情况，可以采取风险接受措施，如建立风险准备金等。（三）风险监控与预警1.公司应建立合同风险监控与预警机制，定期对合同风险进行监控和预警。风险监控和预警应包括合同履行情况、客户信用状况、市场变化等方面。2.对于合同履行过程中出现的风险信号，如客户逾期付款、货物质量问题等，应及时发出预警信息，提醒相关部门采取相应的措施进行处理。3.公司应定期对合同风险监控与预警机制进行评估和改进，确保风险监控与预警机制的有效性和及时性。五、合同档案管理（一）档案收集1.销售部门应负责收集合同签订、履行、变更、终止等过程中形成的各类文件和资料，包括合同文本、谈判记录、审批文件、发货单、发票、验收报告等。2.合同档案收集应及时、完整，确保档案资料的真实性和准确性。（二）档案整理1.销售部门应定期对收集到的合同档案进行整理，按照合同类别、时间顺序等进行分类归档。2.合同档案整理应规范、有序，便于查阅和管理。档案整理过程中，应剔除重复、无效的文件和资料。（三）档案保管1.公司应设立专门的合同档案室，负责合同档案的保管工作。合同档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗等条件，确保档案资料的安全和完整。2.合同档案应按照档案管理的相关规定进行保管，明确档案保管期限和保管责任人。档案保管期限应根据合同的重要性和性质等因素确定，一般不少于[X]年。（四）档案查阅1.公司内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到合同档案室查阅。2.查阅合同档案时，应在合同档案室指定的地点进行，不得将档案带出档案室。查阅人员应爱护档案资料，不得涂改、损坏、丢失档案资料。3.外部单位或个人因工作需要查阅合同档案的，应持有单位介绍信或相关证明文件，经公司领导批准后，到合同档案室查阅。查阅过程中，应严格遵守公司的档案管理制度，确保档案资料的安全和保密。六、合同纠纷处理（一）纠纷预防1.公司应加强合同管理，提高合同签订和履行的质量，预防合同纠纷的发生。2.在合同签订前，应充分了解客户的信用状况和经营情况，对客户进行信用评估，避免与信用不良的客户签订合同。3.在合同履行过程中，应严格按照合同约定履行义务，加强与客户的沟通和协调，及时解决合同履行过程中出现的问题。（二）纠纷处理流程1.当发生合同纠纷时，销售部门应及时向公司领导报告，并组织相关人员进行调查和分析，了解纠纷的原因和情况。2.根据纠纷的情况，公司可以选择与客户协商解决、申请仲裁或提起诉讼等方式解决纠纷。3.协商解决合同纠纷的，应由销售部门牵头，组织相关人员与客户进行协商，达成和解协议。和解协议应明确双方的权利和义务，确保纠纷得到妥善解决。4.申请仲裁或提起诉讼解决合同纠纷的，应由法务部门负责办理相关手续。在仲裁或诉讼过程中，公司应积极配合法务部门提供相关证据和资料，维护公司的合法权益。（三）纠纷处理结果跟踪1.合同纠纷处理完毕后，销售部门应及时跟踪纠纷处理结果的执行情况，确保和解协议或仲裁裁决、法院判决等得到有效执行。2.对于纠纷处理过程中发现的问题，应及时进行总结和分析，采取相应的措施进行改进，避免类似纠纷的再次发生。七、监督与考核（一）监督检查1.公司应建立合同监督检查机制，定期对合同签订、履行、变更、终止等环节进行监督检查。2.监督检查的内容应包括但不限于合同签订的合规性、合同履行的情况、合同变更的程序、合同档案的管理等方面。3.对于监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求相关部门限期整改。整改完成后，应进行复查，确保问题得到彻底解决。（二）考核评价1.公司应建立合同考核评价机制，对各部门和相关人员的合同管理工作进行考核评价。2.考