资产采购合同管理制度VIP

资产采购合同管理制度总则目的为加强公司资产采购合同管理，规范采购行为，维护公司合法权益，保障资产采购工作的顺利进行，特制定本制度。适用范围本制度适用于公司所有资产采购合同的签订、履行、变更、终止及监督管理等活动。基本原则1.合法性原则：资产采购合同的签订与履行必须遵守国家法律法规和公司相关规定。2.公平公正原则：合同双方应在平等、自愿、公平的基础上签订合同，确保双方权利义务对等。3.诚实守信原则：合同双方应诚实守信，严格履行合同约定，不得擅自变更或解除合同。4.效益原则：资产采购应符合公司经营目标，注重采购效益，降低采购成本。合同签订管理采购申请1.使用部门根据业务需求提出资产采购申请：详细说明采购资产的名称、规格、型号、数量、用途等信息，并提交相关审批文件。2.采购申请应经使用部门负责人、财务部门负责人、分管领导审批：审批通过后，提交至采购部门。供应商选择1.采购部门负责供应商的选择与评估：通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。2.对潜在供应商进行资格审查：包括营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产经营许可证、产品质量认证等。3.评估供应商的信誉、业绩、产品质量、价格、售后服务等：可采用实地考察、问卷调查、参考其他客户评价等方式。4.选择至少三家符合要求的供应商进行询价或招标：根据采购资产的性质和金额，确定合适的采购方式。合同起草与审核1.采购部门根据与供应商的谈判结果起草资产采购合同：合同内容应包括双方基本信息、采购资产明细、价格、交货时间、交货地点、付款方式、质量标准、售后服务、违约责任等条款。2.合同初稿完成后，提交至法务部门审核：法务部门对合同的合法性、合规性进行审查，提出修改意见。3.采购部门根据法务部门意见对合同进行修改完善：确保合同条款清晰、准确、完整，避免法律风险。4.修改后的合同提交至财务部门审核：财务部门对合同的付款方式、结算周期、资金预算等进行审核，确保符合公司财务规定。5.合同经法务部门和财务部门审核通过后，提交至分管领导审批：分管领导根据公司业务情况和审批权限进行审批。合同签订1.合同经分管领导审批通过后，由采购部门与供应商签订合同：签订合同应使用公司统一印制的合同文本，并加盖公司合同专用章。2.合同签订过程中，应确保双方代表签字真实有效：合同一式多份，分别由采购部门、财务部门、使用部门、法务部门等留存归档。合同履行管理合同执行跟踪1.采购部门负责合同执行的跟踪与协调：定期与供应商沟通，了解资产生产进度、发货情况等，确保供应商按时履行合同义务。2.使用部门应配合采购部门做好合同执行跟踪工作：及时反馈资产使用过程中出现的问题，协助采购部门解决。3.采购部门应建立合同执行台账：详细记录合同执行情况，包括资产到货时间、验收情况、付款情况等。交货验收1.资产到货前，采购部门应提前通知使用部门做好验收准备：使用部门应组织相关人员按照合同约定的质量标准对资产进行验收。2.验收合格的资产，使用部门应填写验收报告：验收报告应包括资产名称、规格、型号、数量、质量状况、验收日期等信息，并由验收人员签字确认。3.验收不合格的资产，使用部门应及时通知采购部门与供应商协商解决：采购部门应督促供应商采取补货、换货、退货等措施，直至验收合格。付款管理1.财务部门根据合同约定和验收报告办理付款手续：付款前，应审核合同执行情况、发票等相关凭证，确保付款依据充分。2.付款方式应按照合同约定执行：一般采用银行转账方式支付，特殊情况需采用现金支付的，应经公司相关领导审批。3.财务部门应建立付款台账：记录每笔付款的时间、金额、付款对象等信息，确保付款准确无误。合同变更管理变更申请1.在合同履行过程中，如因特殊原因需要变更合同条款：合同双方应协商一致，并签订书面变更协议。2.变更申请应由合同一方提出：详细说明变更的原因、内容、对合同履行的影响等，并提交相关证明材料。3.变更申请应经双方授权代表签字确认：并按照原合同审批流程进行审批。变更审核与签订1.变更申请经审批通过后，双方应根据变更协议起草新的合同条款：新合同条款应明确变更的内容、双方权利义务的调整等。2.新合同条款经法务部门和财务部门审核通过后：提交至分管领导审批。3.分管领导审批通过后，双方签订变更协议：变更协议作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。合同终止管理终止条件1.资产采购合同在以下情况下可以终止：合同履行完毕、双方协商一致解除合同、因不可抗力导致合同无法履行、一方违约导致合同无法继续履行等。2.合同终止前，双方应按照合同约定履行各自义务：确保合同终止前的各项工作妥善处理。终止申请与审批1.合同一方提出终止申请：详细说明终止的原因、合同履行情况、后续处理措施等，并提交相关证明材料。2.终止申请应经双方授权代表签字确认：并按照原合同审批流程进行审批。3.审批通过后，双方办理合同终止手续：包括资产交接、款项结算、文件归档等。监督与考核监督检查1.公司内部审计部门定期对资产采购合同进行监督检查：检查合同签订、履行、变更、终止等环节是否符合公司制度和法律法规要求。2.采购部门应配合审计部门的监督检查工作：提供相关合同文件、执行记录等资料，如实反映合同执行情况。3.审计部门对监督检查中发现的问题及时提出整改意见：要求责任部门限期整改，并跟踪整改情况。考核评价1.建立资产采购合同管理考核评价机制：对采购部门、使用部门等相关责任部门和人员的合同管理工作进行考核评价。2.考核评价指标包括合同签订的及时性、准确性、合法性：合同履行的效率、质量、成本控制，合同变更与终止的合规性等。3.根据考核评价结果进行奖惩：对合同管理工作表现优秀的部门和人员给予表彰和奖励，对存在问题的部门和人员进行批评教育和相应处罚。合同档案管理档案收集1.采购部门负责资产采购合同档案的收集工作：在合同签订、履行、变更、终止等过程中，及时收集相关文件资料，包括合同文本、审批文件、验收报告、付款凭证、变更协议、终止申请等。2.合同档案应确保资料完整、真实、有效：不得遗漏重要文件。档案整理与归档1.采购部门对收集到的合同档案进行整理：按照合同类别、时间顺序等进行分类编号，编制档案目录。2.整理后的合同档案应及时归档：存放在专门的档案柜中，并建立电子档案，便于查询和管理。档案保管与查阅1.档案管理人员负责合同档案的保管工作：确保档案安全，防止档案损坏、丢失、泄露等情况发生。2.因工作需要查阅合同档案的：应填写查阅申请表，经相关部门负责人和分管领导审批后，方可查阅