部门集中报销管理制度

部门集中报销管理制度一、总则（一）目的为了加强公司财务管理，规范部门集中报销流程，提高报销效率，确保公司费用支出的合理性、合法性和真实性，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门因业务需要发生的集中报销事项，包括但不限于办公用品采购、差旅费、业务招待费、会议费等。（三）基本原则1.合法性原则：报销费用必须符合国家法律法规和公司相关规定。2.真实性原则：报销凭证必须真实、有效，反映实际发生的经济业务。3.合理性原则：费用支出应与业务活动相关，具有合理的必要性和适度性。4.及时性原则：各部门应及时整理报销单据，按照规定的时间提交报销申请。二、报销流程（一）费用发生1.业务人员在开展业务活动过程中，应按照公司规定和实际需要合理发生费用，并取得合法有效的报销凭证。报销凭证应包括发票、收据、清单等，且发票必须符合国家税务部门的要求，具备开票日期、购买方信息、销售方信息、项目内容、金额、税率、税额等要素，并加盖发票专用章。2.对于涉及实物采购的费用，如办公用品、设备等，应同时提供采购清单，清单上应注明商品名称、规格型号、数量、单价、金额等详细信息，并由采购人和验收人签字确认。（二）单据整理1.业务人员完成业务活动后，应及时将报销凭证按照费用类别和时间顺序进行整理。同类费用的报销凭证应集中粘贴，便于审核和装订。2.粘贴报销凭证时，应使用胶水或胶棒，避免使用订书钉或回形针，确保凭证粘贴牢固、整齐，不影响内容的查看。同时，应将凭证的正面朝上，按照从左到右、从上到下的顺序排列，以便于审核。3.在每张报销凭证的右上角空白处，应注明该凭证所属的费用类别、报销金额、报销事项简要说明等信息，以便于快速识别和分类。（三）填写报销单1.业务人员应根据整理好的报销凭证，填写公司统一格式的报销单。报销单应填写完整、准确，包括部门名称、报销日期、报销人姓名、费用类别、费用明细、金额、备注等栏目。2.费用明细应详细列出每笔费用的具体内容，如办公用品的名称、型号、数量，差旅费的行程、住宿地点、交通费用明细等，确保与报销凭证一致。3.报销金额应与报销凭证上的金额一致，大小写金额必须相符。如有小数位，应精确到小数点后两位。4.在备注栏中，应简要说明费用发生的原因和相关业务情况，如业务招待费的招待对象、招待目的等，以便于财务审核人员了解业务背景。（四）部门负责人审批1.报销人将填写好的报销单及相关报销凭证提交给所在部门负责人。2.部门负责人应认真审核报销事项的真实性、合理性和必要性，检查报销凭证是否齐全、合规，报销金额是否在预算范围内。对于不符合规定的报销申请，部门负责人应拒绝审批，并注明原因。3.部门负责人审核通过后，在报销单上签署审批意见并签字确认。（五）财务审核1.报销单及相关凭证经部门负责人审批后，提交至公司财务部门。2.财务审核人员应按照国家法律法规、公司财务制度和本管理制度的要求，对报销凭证的真实性、合法性、完整性进行审核。审核内容包括发票的真伪、发票内容与报销事项是否相符、报销金额是否准确、费用是否在预算范围内等。3.对于不符合规定的报销凭证，财务审核人员应要求报销人补充或更换凭证；对于不合理的费用支出，财务审核人员有权拒绝报销，并向报销人说明原因。4.财务审核人员审核通过后，在报销单上签署审核意见并签字确认。（六）总经理审批1.经过财务审核的报销单，根据公司规定的审批权限，提交至总经理审批。2.总经理应综合考虑公司财务状况、业务发展需要等因素，对报销事项进行最终审批。对于重大费用支出或超出预算范围的报销申请，总经理应进行重点关注和审批。3.总经理审批通过后，在报销单上签署审批意见并签字确认。（七）报销支付1.报销单经总经理审批通过后，财务部门根据公司资金安排和报销流程进行支付。2.对于符合支付条件的报销申请，财务人员应及时办理付款手续。付款方式包括银行转账、支票支付等，具体支付方式按照公司财务规定执行。3.财务人员在支付报销款项后，应在报销单上加盖"已支付"印章，并登记入账。同时，应将报销凭证按照会计档案管理的要求进行整理、装订和保管。三、费用报销标准（一）办公用品1.办公用品应根据实际工作需要进行采购，严格控制办公用品的采购数量和规格。各部门应制定办公用品领用计划，避免浪费。2.办公用品的采购应通过公司指定的采购渠道进行，确保采购的办公用品质量可靠、价格合理。采购金额在[X]元以下的办公用品，可由部门自行采购；采购金额在[X]元以上的办公用品，应通过公司采购部门进行集中采购。3.办公用品的报销标准按照公司制定的办公用品采购预算执行。对于实际采购价格超出预算的部分，需经部门负责人和财务部门审核同意后方可报销。（二）差旅费1.差旅费包括出差期间的交通费用、住宿费用、餐饮补贴等。2.交通费用员工因公务出差乘坐飞机、火车、轮船等交通工具，应根据公司规定的级别和出差目的地选择合适的交通工具。具体标准如下：公司高层管理人员：可乘坐头等舱、商务座或一等舱。中层管理人员：可乘坐经济舱、二等座或二等舱。一般员工：应根据实际情况选择经济实惠的交通工具，如有特殊情况需要乘坐更高等级交通工具的，需提前经上级领导批准。乘坐飞机时，如因特殊原因需要购买机票的保险费、退票费等，可凭有效票据报销，但报销金额应符合公司相关规定。乘坐火车软卧、高铁一等座等交通工具时，如因特殊情况需要购买其他等级车票的，需经上级领导批准，差价部分可凭有效票据报销。市内交通费用：员工在出差目的地市内乘坐公共交通工具（如公交车、地铁、出租车等）的费用，可凭有效票据报销。出租车费用应注明乘坐原因和起止地点，报销金额应合理。3.住宿费用员工出差期间的住宿费用应根据公司规定的住宿标准执行。具体标准如下：公司高层管理人员：可选择四星级及以上酒店或当地同等档次的住宿场所，住宿标准为[X]元/天。中层管理人员：可选择三星级及以上酒店或当地同等档次的住宿场所，住宿标准为[X]元/天。一般员工：可选择经济型酒店或当地同等档次的住宿场所，住宿标准为[X]元/天。如因工作需要，经上级领导批准，员工在偏远地区或特殊情况下超出住宿标准的部分，可凭有效票据报销，但需在报销单上注明原因并经部门负责人和财务部门审核同意。4.餐饮补贴员工出差期间的餐饮补贴按照出差自然天数计算，补贴标准为[X]元/天。餐饮补贴用于补贴员工出差期间的餐饮费用支出，不再另行报销出差期间的餐饮发票。如员工因业务需要发生招待客户等额外餐饮费用的，可按照公司业务招待费的规定进行报销，但应在报销单上注明招待情况，并与餐饮补贴分开填写。（三）业务招待费1.业务招待费是指公司为开展业务活动需要而发生的宴请、礼品赠送、娱乐等费用。2.业务招待应遵循必要、合理、适度的原则，严格控制业务招待费的支出。招待对象应与公司业务相关，招待目的应明确、合理。3.业务招待费的报销标准按照公司制定的业务招待费预算执行。单次业务招待费用在[X]元以下的，由部门负责人审批；单次业务招待费用在[X]元以上的，需经总经理审批。4.业务招待费的报销应提供详细的招待清单，包括招待时间、地点、招待对象、招待事由、费用明细等信息。招待清单应经招待人和部门负责人签字确认。5.礼品赠送应符合国家法律法规和公司相关规定，礼品价值应合理。礼品赠送应注明赠送对象、赠送原因等信息，并经部门负责人和总经理审批。礼品费用应计入业务招待费进行报销。（四）会议费1.会议费是指公司为召开各类会议而发生的费用，包括会议场地租赁、会议设备租赁、会议资料印刷、参会人员交通和住宿费用等。2.召开会议应提前制定会议预算，明确会议费用的支出范围和标准。会议预算应报经公司领导批准后执行。3.会议费的报销应提供会议通知、会议议程、参会人员名单、会议费用明细清单等相关证明材料。会议费用明细清单应详细列出各项费用的支出情况，并经会议组织者和部门负责人签字确认。4.会议期间发生的餐饮费用，如符合公司业务招待费规定的，可按照业务招待费的标准进行报销；如属于会议期间的工作餐等必要费用，可凭有效票据在会议费中报销，但应在报销单上注明情况。四、报销时间规定（一）日常报销1.各部门应于每月[X]日前将上月发生的报销单据整理完毕，并提交至财务部门。财务部门应在收到报销单据后的[X]个工作日内完成审核工作，并提交至总经理审批。2.对于紧急事项需要报销的，可随时提交报销申请，但应在事项发生后的[X]个工作日内提交报销单据。财务部门应优先处理紧急报销事项，并在收到报销单据后的[X]个工作日内完成审核和支付工作。（二）差旅费报销1.员工出差返回公司后的[X]个工作日内，应整理好出差期间的报销单据，并提交至所在部门负责人审批。2.部门负责人审批通过后，应在[X]个工作日内将报销单提交至财务部门。财务部门应在收到报销单后的[X]个工作日内完成审核工作，并提交至总经理审批。总经理审批通过后，财务部门应在[X]个工作日内完成报销支付工作。五、报销凭证要求（一）发票1.报销发票必须是由税务机关统一印制的正规发票，发票内容应真实、完整，包括发票名称、发票号码、开票日期、购买方信息、销售方信息、项目内容、金额、税率、税额、发票专用章等。2.发票应加盖发票专用章，印章应清晰、完整。对于发票上未加盖发票专用章或印章模糊不清的，财务部门有权拒收。3.发票的开具日期应与报销业务发生的日期相符。对于跨年度的发票，原则上不予报销，但因特殊原因（如业务跨年结算等）经财务部门审核同意的除外。4.发票上的项目内容应与实际业务相符。如购买办公用品应开具办公用品发票，购买食品应开具食品发票等。对于发票项目内容与实际业务不符的，财务部门有权要求报销人更换发票或提供其他相关证明材料。（二）收据1.除发票外，部分业务可使用财政部门监制的收据作为报销凭证。收据应加盖收款单位财务专用章或发票专用章，收据内容应真实、完整，包括收据名称、收据号码、开票日期、付款单位名称、收款项目、金额、收款单位盖章等。2.对于行政事业性收费、政府性基金等业务，应取得财政部门监制的专用收据，并按照相关规定进行报销。3.对于企业之间的往来款项、押金等业务，可使用企业自制的收据作为报销凭证，但收据应注明收款事由、金额、收款日期、收款人等信息，并加盖收款单位财务专用章。（三）其他凭证1.对于一些特殊业务，如差旅费中的飞机票、火车票、船票等，可作为报销凭证。这些凭证应真实、有效，能够证明业务发生的时间、地点、金额等信息。2.对于涉及实物采购的业务，如办公用品、设备等，除发票外，还应提供采购清单、验收单等相关凭证。采购清单应注明商品名称、规格型号、数量、单价、金额等详细信息，并由采购人和验收人签字确认。验收单应注明验收日期、验收人、验收意见等信息。3.对于会议费报销，应提供会议通知、会议议程、参会人员名单、会议费用明细清单等相关证明材料。会议通知应注明会议名称、会议时间、会议地点、参会人员、会议费用预算等信息；会议议程应详细列出会议的各项议程安排；参会人员名单应包括参会人员的姓名、部门、职务等信息；会议费用明细清单应详细列出各项费用的支出情况，如会议场地租赁费用、会议设备租赁费用、会议资料印刷费用、参会人员交通和住宿费用等。六、报销违规处理（一）违规行为界定1.提供虚假报销凭证，包括伪造、变造发票、收据等报销凭证，虚报费用支出。2.故意隐瞒费用支出的真实情况，如将个人消费费用混入公司报销费用中，或者将应由个人承担的费用在公司报销。3.未经审批擅自报销费用，或者在报销过程中故意规避审批流程。4.报销费用与实际业务不符，如虚构业务、夸大费用支出等。5.违反公司费用报销标准和预算规定，超标准报销费用或超出预算范围报销费用。（二）处理措施1.对于发现的报销违规行为，财务部门应及时进行调查核实。一经查实，将视情节轻重给予相应的处理措施。2.对于情节较轻的违规行为，如提供虚假报销凭证金额较小、故意隐瞒费用支出情况但未造成较大损失等，公司将责令报销人退还违规报销的费用，并对报销人进行批评教育。3.对于情节较重的违规行为，如提供虚假报销凭证金额较大、将个人消费费用混入公司报销费用中且金额较大、未经审批擅自报销费用且造成公司经济损失等，公司将除责令报销人退还违规报销的费用外，还将给予报销人警告、罚款等处分，并要求报销人承担因违规行为给公司造成的经济损失。4.对于情节严重的违规行为，如虚构业务、夸大费用支出且金额巨大、故意规避审批流程且给公司造成重大经济损失等，公司将视情况解除与报销人的劳动合同，并依法追究报销人的法律责任。