门店账本登记管理制度

门店账本登记管理制度一、总则1.目的为加强门店财务管理，规范账本登记行为，确保门店财务信息的准确、完整和及时，提高财务管理效率，防范财务风险，特制定本管理制度。2.适用范围本制度适用于公司旗下所有门店的账本登记管理工作。3.基本原则真实性原则：账本登记应如实反映门店的经济业务，确保数据真实可靠。准确性原则：各项数据记录应准确无误，计算清晰，避免出现差错。完整性原则：涵盖门店所有财务相关业务，不得遗漏重要信息。及时性原则：按照规定的时间及时进行账本登记，不得拖延。规范性原则：严格遵循国家财经法规、会计准则以及公司相关财务制度进行登记。二、账本设置1.总账总账是对门店全部经济业务进行分类登记的账簿，全面、系统地反映门店财务状况和经营成果。总账应按照会计科目设置账户，根据记账凭证或科目汇总表进行登记。2.明细账明细账是根据总账科目所属的明细科目设置的账簿，用于详细记录某一类经济业务的发生情况。明细账的格式应根据业务特点选择，如三栏式、多栏式、数量金额式等。常见的明细账包括库存商品明细账、应收账款明细账、应付账款明细账、费用明细账等。3.日记账日记账是按照经济业务发生的时间先后顺序，逐日逐笔进行登记的账簿。门店应设置现金日记账和银行存款日记账，由出纳人员负责登记。现金日记账应每日结出余额，与库存现金进行核对；银行存款日记账应定期与银行对账单进行核对，编制银行存款余额调节表。4.其他辅助账簿根据门店管理需要，可设置其他辅助账簿，如固定资产台账、低值易耗品台账、销售台账等，用于记录特定资产或业务的详细信息。辅助账簿应定期进行核对和清理，确保信息的准确性和完整性。三、账本登记要求1.登记依据账本登记应以审核无误的原始凭证、记账凭证为依据。原始凭证应具备合法、真实、完整、准确等要素，记账凭证应按照规定的格式和内容填制，确保会计分录正确。对于每一笔经济业务，都应在相应的账本中进行登记，不得漏记、重记或错记。2.登记内容账本登记应包括日期、凭证字号、摘要、借方金额、贷方金额、余额等基本内容。日期应填写经济业务发生的实际日期；凭证字号应填写记账凭证的编号；摘要应简要说明经济业务的内容；借方金额和贷方金额应根据记账凭证填写；余额应根据借贷方金额的计算得出。对于明细账和日记账，还应根据业务特点填写其他必要信息，如数量、单价、客户名称、供应商名称等。3.登记方法账本登记应使用蓝黑墨水或碳素墨水书写，不得使用圆珠笔（银行的复写账簿除外）或铅笔书写。红色墨水只能在结账、划线、改错和冲账时使用。账本应按照页码顺序连续登记，不得跳行、隔页。如果发生跳行、隔页，应在空行、空页处用红色墨水划对角线注销，或者注明"此行空白"、"此页空白"字样，并由记账人员签名或者盖章。每一账页登记完毕结转下页时，应当结出本页合计数及余额，写在本页最后一行和下页第一行有关栏内，并在摘要栏内注明"过次页"和"承前页"字样；也可以将本页合计数及金额只写在下页第一行有关栏内，并在摘要栏内注明"承前页"字样。4.更正错误如果账本记录发生错误，不得刮擦、挖补、涂改或用药水消除字迹，应按照规定的方法进行更正。对于记账凭证错误导致的账本记录错误，应先更正记账凭证，然后根据更正后的记账凭证登记账本。对于账本记录的文字错误，可采用划线更正法，即将错误的文字划红线注销，然后在其上方填写正确的文字，并由记账人员在更正处盖章。对于账本记录的数字错误，应采用红字更正法或补充登记法。红字更正法适用于记账凭证科目错误或金额多记的情况，应先用红字填制一张与原错误记账凭证内容完全相同的记账凭证，以冲销原错误记录，然后再用蓝字填制一张正确的记账凭证，并据以登记账本；补充登记法适用于记账凭证金额少记的情况，应按少记的金额用蓝字填制一张与原记账凭证应借、应贷科目完全相同的记账凭证，以补充少记的金额，并据以登记账本。四、账本登记流程1.原始凭证收集与整理门店各岗位人员应及时将发生的经济业务相关原始凭证传递给财务人员。原始凭证包括发票、收据、报销单、入库单、出库单、销售清单等。财务人员对收集到的原始凭证进行审核，检查凭证的真实性、合法性、完整性和准确性。审核内容包括凭证的日期、编号、内容、金额、印章等是否齐全，是否符合相关规定。对审核无误的原始凭证进行整理，按照经济业务的性质和类别进行分类，确保同类凭证集中存放，便于后续记账。2.记账凭证填制财务人员根据审核后的原始凭证，按照会计制度和公司财务规定填制记账凭证。记账凭证应注明经济业务的摘要、会计科目、借贷方向、金额等信息，并确保借贷平衡。在填制记账凭证时，应正确使用会计科目，遵循会计核算原则，准确反映经济业务的实质。对于复杂的经济业务，应进行详细的分析和判断，确保会计分录的准确性。记账凭证填制完成后，应由制单人、审核人、记账人等签字或盖章，明确各自的责任。审核人应对记账凭证的内容、金额、会计分录等进行全面审核，确保记账凭证的准确性和合规性。3.账本登记根据审核后的记账凭证，财务人员按照账本登记要求，依次登记总账、明细账、日记账及其他辅助账簿。在登记账本时，应注意各项数据的准确性和连贯性，确保不同账本之间的数据一致。对于总账和明细账，应定期进行核对，检查两者之间的余额是否相符。登记过程中如发现错误，应及时按照更正方法进行处理，确保账本记录的准确性。同时，应在错误处注明更正原因和更正日期，并由相关人员签字确认。4.账本核对与结账定期（至少每月一次）对账本进行核对，包括账证核对、账账核对、账实核对。账证核对是将账本记录与记账凭证及原始凭证进行核对，确保账证相符；账账核对是将总账与明细账、日记账及其他辅助账簿之间进行核对，确保账账相符；账实核对是将库存现金、银行存款、存货等资产的账面余额与实际盘点数进行核对，确保账实相符。在核对过程中如发现不符情况，应及时查明原因并进行调整。对于因记账错误导致的不符，应按照更正方法进行更正；对于因其他原因导致的不符，如未达账项、实物损耗等，应编制相应的调节表或说明，进行账务处理。每月末或年末，应进行结账工作。结账时，应结出各账户的本期发生额和期末余额，并在摘要栏内注明"本月合计"、"本年累计"等字样。对于有余额的账户，应将余额结转至下一期，并在摘要栏内注明"结转下期"字样。五、账本保管1.保管期限门店账本的保管期限应按照国家相关法律法规和公司规定执行。一般情况下，总账、明细账、日记账等主要账本的保管期限为15年；现金和银行存款日记账的保管期限为25年；固定资产卡片在固定资产报废清理后保管5年；其他辅助账簿的保管期限根据具体情况确定，但不得少于5年。2.保管要求账本应存放在安全、干燥、通风的地方，防止受潮、发霉、虫蛀等损坏。账本应按照类别、年份、月份等顺序进行整理和存放，便于查找和查阅。对于电子账本，应定期进行备份，并存储在安全的介质上，如光盘、移动硬盘等，防止数据丢失。未经财务负责人批准，任何人不得擅自查阅、复制、借出账本。因工作需要查阅账本的，应办理相关手续，并在规定的地点和时间内查阅，不得在账本上涂改、标记或损坏。3.销毁处理超过保管期限的账本，应按照公司规定进行销毁处理。销毁前，应由财务部门提出销毁申请，经公司领导审批后，组织相关人员进行销毁。销毁账本时，应编制销毁清单，详细记录账本的名称、年份、册数、起止日期等信息，并由监销人员和销毁人员签字确认。销毁清单应妥善保存，以备查核。六、监督与检查1.内部监督公司财务部门应定期对门店账本登记管理情况进行内部检查，检查内容包括账本设置是否齐全、登记是否规范、核对是否及时、保管是否妥善等。财务部门应建立内部检查制度，制定检查计划和标准，明确检查人员的职责和权限。检查人员应认真履行职责，对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改情况，确保问题得到彻底解决。门店财务人员应定期对自身的账本登记工作进行自查，及时发现和纠正存在的问题，不断提高工作质量。2.外部监督接受税务机关、审计机关等外部部门的监督检查。门店应积极配合外部部门的工作，如实提供账本资料，不得拒绝、隐匿或谎报。对于外部部门提出的意见和建议，应认真对待，及时整改。如涉及重大财务问题，应及时向上级领导汇报，并按照要求进行处理。七、违规处理1.违规行为界定违反本制度规定的账本登记管理行为，包括但不限于以下情况：未按照规定设置账本；账本登记不及时、不准确、不完整；未按照规定进行账本核对和结账；擅自销毁账本；拒绝接受监督检查等。2.处理措施对于发现的违规行为，应视情节轻重给予相应的处理。情节较轻的，责