财务支付审批管理制度

财务支付审批管理制度总则目的为加强公司财务管理，规范财务支付审批流程，确保公司资金安全、合理、有效地使用，根据国家相关法律法规及公司实际情况，制定本制度。适用范围本制度适用于公司总部及各下属分支机构、子公司的所有财务支付事项。基本原则1.合法性原则：财务支付必须符合国家法律法规及公司相关规定。2.真实性原则：支付事项应真实发生，相关凭证、票据等应真实、有效。3.合理性原则：支付应具有合理的商业目的，符合公司经营实际需要。4.审批流程规范原则：严格按照规定的审批流程进行支付审批，确保审批环节清晰、责任明确。支付审批流程支付申请1.申请人填写支付申请单：详细注明支付事由、收款单位、支付金额、支付方式等信息，并附上相关的合同、发票、审批文件等证明材料。2.提交申请：将填写完整的支付申请单及相关材料提交至本部门负责人。部门初审1.部门负责人审核：对支付申请的真实性、合理性、必要性进行审核。确认支付事项是否符合本部门业务范围及工作安排，金额是否在预算范围内等。审核通过后，在支付申请单上签字并提交至财务部门。2.特殊情况说明：若支付申请涉及重大事项或超出本部门权限，部门负责人应及时向公司管理层汇报，并说明情况。财务审核1.财务专员初审：财务部门收到支付申请后，财务专员首先对支付申请单及相关材料进行形式审核。检查申请单填写是否完整、准确，证明材料是否齐全、合规，支付金额与合同或相关约定是否一致等。2.财务负责人复审：财务负责人对经过初审的支付申请进行复审。重点审核支付事项的财务合规性、资金来源及支付安排的合理性等。审核通过后，在支付申请单上签字。审批层级1.一般支付审批预算内且金额较小的支付：由部门负责人、财务负责人审批后即可支付。预算内且金额较大的支付：除部门负责人、财务负责人审批外，还需分管领导审批。2.重大支付审批涉及重大投资、资产购置、对外捐赠等支付：需经过总经理办公会或董事会审议通过后，由总经理或董事长审批。预算外支付：必须经过严格的预算调整程序，经总经理办公会或董事会审议通过后，按照上述重大支付审批流程进行审批。支付执行1.支付指令下达：经各级审批通过后，财务部门根据审批意见下达支付指令。2.资金支付：出纳人员依据支付指令，按照公司规定的支付方式进行资金支付操作。在支付过程中，严格核对收款单位、账号、金额等信息，确保支付准确无误。3.支付记录与归档：支付完成后，财务人员及时进行支付记录的登记，并将支付申请单、相关证明材料等进行整理归档，以备后续查阅。费用报销审批日常费用报销1.报销人填写费用报销单：按规定格式详细填写费用发生日期、事由、金额、报销类型等信息，并粘贴好相关发票、收据等原始凭证。2.部门负责人审批：审核费用的真实性、合理性及是否符合公司费用报销标准。对于不符合规定的费用，部门负责人有权拒绝报销。3.财务审核：财务人员对报销凭证的合法性、合规性、金额计算准确性等进行审核。如发现问题，及时与报销人沟通并要求更正。4.审批层级：根据报销金额大小，按照上述支付审批流程中的相应层级进行审批。差旅费报销1.填写差旅费报销单：报销人需详细填写出差日期、地点、事由、交通工具、住宿费用等信息，并附上相关票据。2.部门负责人审批：核实出差的必要性及行程安排的合理性。3.财务审核：重点审核差旅费报销是否符合公司规定的标准，如交通、住宿、餐饮补贴等标准。4.审批层级：同日常费用报销审批层级。业务招待费报销1.填写业务招待费报销单：注明招待日期、对象、事由、金额等，并附上消费清单、发票等凭证。2.部门负责人审批：说明业务招待的必要性及招待标准的执行情况。3.财务审核：审核招待费支出是否符合公司规定的业务招待费管理办法，是否有超标准、不合理的支出。4.审批层级：除上述层级外，涉及较高金额的业务招待费还需分管领导特别审批。采购支付审批采购申请1.使用部门提出采购申请：根据业务需要填写采购申请单，注明采购物品或服务的名称、规格、数量、预算金额等信息。2.提交审批：采购申请单依次提交部门负责人、分管领导审批，审批通过后交至采购部门。采购执行1.采购部门选择供应商：按照公司采购管理规定，通过招标、询价、比价等方式选择合适的供应商，并签订采购合同。2.合同审核：采购合同签订后，提交至财务部门和法务部门进行审核。财务部门审核合同付款条款、金额、支付方式等是否符合公司财务规定；法务部门审核合同的合法性、合规性。到货验收1.验收部门进行验收：采购物品到货后，由相关验收部门按照合同要求进行验收。验收合格后，填写验收报告。2.验收报告提交：验收报告提交至采购部门和财务部门，作为支付货款的依据之一。支付审批1.采购部门提交支付申请：根据合同约定和验收情况，采购部门填写支付申请单，并附上采购合同、验收报告、发票等相关材料，提交至财务部门。2.财务审核：财务人员按照支付审批流程对支付申请进行审核，重点审核合同执行情况、发票真实性、金额准确性等。3.审批层级：根据支付金额大小，按照相应审批层级进行审批。审批通过后，财务部门安排资金支付。借款审批借款申请1.借款人填写借款申请单：详细说明借款事由、借款金额、借款期限等信息。2.提交审批：借款申请单依次提交部门负责人、财务负责人、分管领导审批。如借款金额较大，还需总经理审批。借款执行1.审批通过后：财务部门根据审批意见向借款人发放借款。2.借款归还：借款人应按照借款期限及时归还借款。如需延期还款，应提前办理相关手续，经审批同意后方可延期。财务支付审批相关职责申请人职责1.对支付事项的真实性、合理性负责，确保提供的证明材料真实、有效。2.按照规定填写支付申请单，详细说明支付事由及相关信息。3.配合财务部门及其他审批部门的审核工作，及时提供补充资料或说明情况。部门负责人职责1.审核本部门支付申请的必要性、真实性和合理性，确保支付事项符合本部门业务需求和公司规定。2.对支付申请进行初审，签署明确的审核意见，对审核结果负责。3.监督本部门支付款项的使用情况，确保资金使用合规、有效。财务部门职责1.负责对支付申请进行财务审核，包括凭证合法性、金额准确性、支付方式合规性等。2.严格按照审批流程进行支付操作，确保资金支付安全、准确。3.定期对公司财务支付情况进行统计、分析，为公司财务管理提供数据支持。审批领导职责1.依据公司规定和实际情况，对支付申请进行审批，做出同意、不同意或要求补充资料等明确批示。2.对重大支付事项进行决策，承担相应的领导责任。预算控制与支付管理预算编制1.各部门应根据公司年度经营计划和工作安排，编制本部门年度预算。预算内容应涵盖各项收入、成本、费用等明细项目。2.财务部门汇总各部门预算，形成公司年度预算草案，提交公司管理层审议通过后执行。预算执行与监控1.各部门严格按照预算执行，控制各项费用支出。财务部门定期对预算执行情况进行监控，及时发现偏差并分析原因。2.对于预算执行过程中出现的重大差异或需要调整预算的情况，由相关部门提出申请，经规定程序审批后进行预算调整。支付与预算匹配1.所有财务支付应在预算范围内进行。对于超出预算的支付申请，必须经过严格的预算调整和审批程序。2.财务部门在审核支付申请时，应核对预算执行情况，对超预算支付申请予以严格把关。支付审批相关文件及记录管理文件管理1.涉及财务支付审批的相关文件，如支付申请单、合同、发票、审批报告等，应分类整理、妥善保管。2.文件保管期限按照国家法律法规及公司档案管理规定执行，确保文件资料的完整性和可追溯性。记录管理1.财务部门应建立健全支付审批记录台账，详细记录每笔支付的申请时间、审批流程、支付金额、支付日期等信息。2.支付审批记录应定期进行核对和清理，保证记录的准确性和及时性。监督与检查内部审计监督1.公司内部审计部门定期对财务支付审批情况进行审计检查，重点检查审批流程的执行情况、支付事项的真实性和合规性等。2.对于审计发现的问题，及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。日常监督检查1.财务部门在日常工作中加强对支付审批的监督，对不符合规定的支付申请及时予以纠正。2.各部门负责人对本部门支付事项的合规性负责，应主动配合财务部门及其他监督部门的工作。违规处理违规行为界定1.未经审批擅自支付款项。2.提供虚假支付申请资料或证明文件。3.审批人员违反审批流程或超越权限审批。4.其他违反财务支付审批管理制度的行为。违规处理措施1.对于违规支付行为，一经查实，责令立即纠正，并追回已支付款