公司全套印章管理制度

公司全套印章管理制度一、总则（一）目的为加强公司印章管理，维护公司合法权益，规范印章使用行为，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及各分公司、子公司的所有印章，包括但不限于公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人章、部门章、业务专用章等。（三）基本原则1.印章使用必须严格遵循公司的审批流程和规定，确保用印合法、合规、合理。2.实行专人负责、分级管理，明确各印章保管人的职责和权限。3.确保印章安全，防止印章被盗用、冒用、丢失等情况发生。二、印章的种类及用途（一）公章1.代表公司对外行使权力，具有最高法律效力。2.用于公司各类文件、函件、报告、合同、协议等的签署。3.办理公司营业执照、税务登记证、组织机构代码证等相关证照的年检、变更、注销等手续。4.其他需要加盖公章的事项。（二）合同专用章1.专门用于签订各类经济合同、协议等法律文件。2.确保合同的签订具有法律效力，明确双方权利义务。（三）财务专用章1.用于公司财务结算、票据开具、资金收付等财务相关业务。2.是公司财务管理的重要印章，确保财务工作的准确性和规范性。（四）法定代表人章1.代表公司法定代表人行使职权，用于特定的文件签署或财务事项。2.如法定代表人授权书、支票背书等。（五）部门章1.由各部门根据工作需要申请刻制，用于部门内部文件、通知、报表等的加盖。2.明确部门职责范围，便于部门内部管理。（六）业务专用章1.根据公司业务需要刻制，用于特定业务领域的文件、凭证等的加盖。2.如销售专用章、采购专用章等，确保业务操作的专业性和准确性。三、印章的刻制与启用（一）刻制申请1.因工作需要刻制印章的部门或个人，应填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、用途、规格、数量等信息。2.经部门负责人审核签字后，报公司行政管理部门审批。（二）审批流程1.行政管理部门对《印章刻制申请表》进行审核，核实申请理由和必要性。2.报公司分管领导审批，重大印章刻制需报公司法定代表人批准。（三）刻制与备案1.经批准后，由行政管理部门统一安排印章刻制工作，选择具有资质的印章刻制单位。2.印章刻制完成后，刻制单位应提供印章印模，并将印章印模及相关信息报公司行政管理部门备案。（四）启用1.行政管理部门在收到印章印模及备案信息后，填写《印章启用申请表》，注明印章启用日期、启用范围等。2.经公司分管领导审批后，正式启用印章，并发布印章启用通知。四、印章的保管（一）保管人员确定1.公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人章由公司行政管理部门指定专人保管。2.部门章由各部门负责人指定专人保管。3.业务专用章由相关业务部门指定专人保管。（二）保管要求1.印章保管人应妥善保管印章，确保印章存放安全，防止印章被盗用、冒用、丢失等情况发生。2.印章应存放在安全可靠的保险柜或专用印章盒内，实行双人保管或双人以上保管的方式，钥匙分别由不同人员保管。3.印章保管人不得擅自将印章转借他人使用，如有特殊情况需要转借，必须经过严格的审批流程，并做好登记记录。（三）印章交接1.印章保管人员因工作变动、离职等原因需要交接印章时，必须办理印章交接手续。2.交接双方应填写《印章交接登记表》，详细记录印章名称、数量、交接时间、交接人、接交人等信息，并签字确认。3.交接过程应由公司行政管理部门或相关部门负责人监交，确保交接手续完整、规范。五、印章的使用（一）使用申请1.需要使用印章的部门或个人，应填写《印章使用申请表》，详细说明用印事项、文件名称、文号、用印份数、用印时间等信息。2.注明用印理由和依据，并附上相关文件或资料。（二）审批流程1.用印申请由部门负责人审核签字，确保用印事项真实、合法、合规。2.根据用印事项的性质和重要程度，按照以下审批权限进行审批：一般性文件、函件、报告等用印，由部门负责人审批。合同、协议等重要法律文件用印，需经公司法律合规部门审核后，报公司分管领导审批，重大合同需报公司法定代表人批准。涉及财务资金收付、税务申报等财务相关事项用印，由财务部门负责人审核后，报公司分管领导审批。其他特殊事项用印，根据公司规定的审批流程进行审批。（三）用印登记1.印章保管人在审核通过《印章使用申请表》后，进行用印登记。2.登记内容包括用印日期、用印部门、用印人、用印事项、文件名称、文号、用印份数等信息。3.用印登记应及时、准确、完整，以便日后查询和追溯。（四）用印操作1.印章保管人应严格按照审批后的《印章使用申请表》进行用印操作，确保用印位置准确、清晰。2.用印时应在印章下方衬垫印泥，不得使用其他代用品，防止印章损坏或字迹不清。3.用印完成后，印章保管人应及时将印章收回妥善保管，并在《印章使用申请表》上注明用印情况。六、印章的停用与销毁（一）停用情形1.公司名称变更、重组、分立、合并等原因导致印章不再使用。2.印章损坏、遗失或被盗用等情况需要停用。3.因工作需要不再使用的其他印章。（二）停用申请1.由印章保管人或相关部门填写《印章停用申请表》，详细说明印章停用原因、停用日期等信息。2.经部门负责人审核签字后，报公司行政管理部门审批。（三）审批流程1.行政管理部门对《印章停用申请表》进行审核，核实停用原因和必要性。2.报公司分管领导审批，重大印章停用需报公司法定代表人批准。（四）停用处理1.印章停用后，印章保管人应及时将印章交回公司行政管理部门。2.行政管理部门对停用的印章进行封存，并在公司内部发布印章停用通知。（五）销毁程序1.对于不再使用的印章，由公司行政管理部门定期进行清理，提出销毁意见。2.填写《印章销毁申请表》，详细说明印章名称、数量、销毁原因、销毁方式等信息。3.经公司分管领导审批后，按照以下方式进行销毁：对于重要印章，如公章、合同专用章等，应采用粉碎、熔化等方式进行销毁，并拍照记录销毁过程。对于一般印章，可采用焚烧、切碎等方式进行销毁。4.销毁过程应由公司行政管理部门或相关部门人员监销，确保印章彻底销毁，防止印章流失。5.销毁完成后，监销人员应在《印章销毁申请表》上签字确认，并将销毁记录存档保存。七、印章使用监督与检查（一）监督部门公司行政管理部门负责对印章使用情况进行日常监督检查。（二）检查内容1.印章保管情况，包括保管人员是否符合规定、印章存放是否安全等。2.印章使用审批流程执行情况，是否按照规定的审批权限和程序进行用印申请和审批。3.用印登记情况，是否及时、准确、完整地进行用印登记。4.印章使用行为规范情况，是否存在违规用印、超范围用印等情况。（三）检查方式1.定期检查，公司行政管理部门定期对印章使用情况进行全面检查，形成检查报告。2.不定期抽查，根据工作需要，对印章使用的重点环节、重点时段进行不定期抽查。3.专项检查，针对特定事项或问题，开展专项印章使用情况检查。（四）问题处理1.对于检查中发现的问题，行政管理部门应及时下达整改通知书，要求相关部门或人员限期整改。2.对违规用印行为，视情节轻重，给予相关责任人批评教育、警告、罚款等处罚；情节严重的，依法追究法律责任。3.整改完成后，相关部门或人员应将整改情