项目建设采购管理制度VIP

项目建设采购管理制度一、总则（一）目的为规范公司项目建设采购活动，加强采购管理，确保采购工作的科学性、合理性、公正性和透明度，提高采购效率，降低采购成本，保证项目建设物资和服务的质量，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有项目建设过程中的物资采购、工程服务采购等相关活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和公司内部规定。2.效益原则：在保证项目质量的前提下，追求采购效益最大化，降低采购成本。3.公平公正原则：对待所有供应商一视同仁，确保采购过程公平、公正、公开。4.质量优先原则：优先选择质量可靠、信誉良好的供应商和产品。5.风险控制原则：对采购过程中的风险进行有效识别、评估和控制。二、采购组织与职责（一）采购决策机构成立项目建设采购领导小组，由公司高层领导、相关部门负责人组成。负责对重大采购项目进行决策，审核采购计划、采购预算、采购合同等重要事项。（二）采购执行部门设立采购部，作为项目建设采购的执行部门。其主要职责包括：1.制定采购计划和采购预算。2.寻找、筛选、评估和选择供应商。3.组织采购谈判和签订采购合同。4.协调采购项目的实施，确保按时、按质、按量完成采购任务。5.负责采购文件的编制、整理和归档。6.对采购过程中的问题进行及时处理和反馈。（三）其他相关部门职责1.需求部门：提出采购需求，提供技术规格、质量标准等相关要求，参与采购过程中的技术评审和验收工作。2.财务部门：负责审核采购预算，监督采购资金的使用，参与采购合同的审核，办理采购款项的支付。3.质量部门：制定采购物资的质量检验标准，参与采购物资的检验和验收工作，对不合格物资提出处理意见。三、采购计划与预算（一）采购计划编制1.需求部门根据项目建设进度和实际需求，提前向采购部提交采购申请，明确采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、交货时间等详细信息。2.采购部汇总各需求部门的采购申请，结合项目总体进度计划，编制年度、季度和月度采购计划。采购计划应包括采购项目名称、采购内容、采购数量、采购时间、预算金额等内容。3.采购计划编制完成后，需经采购部负责人审核，报采购决策机构审批。（二）采购预算编制1.采购部根据采购计划，结合市场价格行情，编制采购预算。采购预算应包括采购物资或服务的价格、运输费、装卸费、税费等所有相关费用。2.财务部门对采购预算进行审核，确保预算的合理性和准确性。采购预算经审核通过后，报采购决策机构审批。3.采购预算一经批准，必须严格执行。如因特殊情况需要调整采购预算，需按原审批程序进行申请和审批。四、供应商管理（一）供应商选择1.采购部通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商信息库。供应商信息应包括供应商名称、地址、联系方式、经营范围、资质证书、业绩情况等。2.根据采购项目的要求，从供应商信息库中筛选出符合条件的供应商，邀请其参与投标或报价。3.对参与投标或报价的供应商进行资格审查，审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、生产许可证、产品质量认证等相关证件。4.组织相关部门对供应商进行实地考察，了解供应商的生产能力、质量管理水平、售后服务能力等情况。实地考察可根据采购项目的重要性和复杂程度决定是否进行。（二）供应商评估1.建立供应商评估体系，定期对供应商进行评估。评估内容包括供应商的产品质量、交货期、价格、售后服务、合同执行情况等方面。2.采购部负责收集供应商的相关评估数据，组织相关部门对供应商进行综合评估，给出评估意见。3.根据供应商评估结果，将供应商分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。对优秀供应商给予优先合作机会，对不合格供应商及时淘汰。（三）供应商激励与约束1.建立供应商激励机制，对表现优秀的供应商给予一定的奖励，如增加采购份额、给予价格优惠、颁发荣誉证书等。2.建立供应商约束机制，对违反合同约定的供应商采取相应的惩罚措施，如扣除货款、暂停合作、取消供应商资格等。五、采购流程（一）采购申请需求部门根据项目建设需要，填写采购申请表，详细说明采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、交货时间、用途等信息，并提交给采购部。（二）采购审批1.采购部收到采购申请后，对申请内容进行审核，审核通过后报采购决策机构审批。2.采购决策机构根据项目情况和采购预算，对采购申请进行审批。审批通过后，采购部方可开展采购工作。（三）采购实施1.采购部根据采购审批结果，制定采购方案，明确采购方式、采购时间、采购人员等。2.采购人员按照采购方案开展采购工作，如采用招标采购方式，应编制招标文件，发布招标公告，组织开标、评标、定标等工作；如采用询价采购方式，应向多家供应商发出询价函，收集报价信息，进行比较和选择。3.在采购过程中，采购人员应与供应商保持密切沟通，及时了解采购进展情况，解决采购过程中出现的问题。（四）合同签订1.采购确定中标供应商或成交供应商后，采购部应与供应商签订采购合同。采购合同应明确采购物资或服务的名称、规格、数量、质量标准、价格、交货时间、交货地点、付款方式、违约责任等条款。2.采购合同签订前，需经采购部负责人审核，报采购决策机构审批。审核通过后，方可签订采购合同。（五）采购验收1.采购物资或服务到货前，采购部应通知需求部门和质量部门做好验收准备工作。2.采购物资或服务到货后，需求部门和质量部门按照合同要求和质量标准进行验收。验收内容包括物资的数量、规格、型号、质量、外观等方面。3.验收合格后，需求部门和质量部门应在验收报告上签字确认。如验收不合格，采购部应及时与供应商沟通，要求供应商采取整改措施或重新提供物资或服务。（六）付款结算1.采购物资或服务验收合格后，采购部应及时向财务部门提交付款申请，附上采购合同、验收报告、发票等相关资料。2.财务部门对付款申请进行审核，审核通过后按照合同约定的付款方式办理付款手续。六、采购方式（一）招标采购1.适用范围：对于金额较大、技术复杂、供应商竞争较为充分的采购项目，采用招标采购方式。2.招标程序：编制招标文件，明确招标项目的技术要求、商务条款、评标标准等内容。发布招标公告，邀请潜在供应商参加投标。接收投标文件，对投标文件进行初步评审，筛选出符合要求的投标供应商。组织开标、评标会议，按照评标标准进行评标，确定中标供应商。发布中标公告，向中标供应商发出中标通知书，并与中标供应商签订采购合同。（二）询价采购1.适用范围：对于金额较小、技术简单、市场货源充足的采购项目，采用询价采购方式。2.询价程序：向多家供应商发出询价函，明确采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、交货时间等信息，要求供应商在规定时间内报价。收集供应商的报价信息，进行比较和分析，选择报价合理、信誉良好的供应商作为成交供应商。与成交供应商签订采购合同。（三）竞争性谈判采购1.适用范围：对于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的采购项目，采用竞争性谈判采购方式。2.谈判程序：成立谈判小组，由采购代表和有关专家组成。制定谈判文件，明确谈判项目的技术要求、商务条款、谈判程序等内容。邀请符合条件的供应商参加谈判，向供应商发出谈判邀请书。组织谈判会议，与供应商进行谈判，要求供应商进行报价和商务谈判。根据谈判结果，确定成交供应商，并与成交供应商签订采购合同。（四）单一来源采购1.适用范围：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的采购项目，采用单一来源采购方式。2.采购程序：填写单一来源采购申请表，说明采用单一来源采购方式的理由和依据。报采购决策机构审批，经审批通过后，与唯一供应商进行谈判，签订采购合同。七、采购风险管理（一）风险识别1.采购部组织相关部门对采购过程中的风险进行识别，识别内容包括市场风险、供应商风险、质量风险、合同风险、付款风险等。2.针对识别出的风险，分析其产生的原因、可能造成的影响和风险程度。（二）风险评估1.建立风险评估体系，采用定性和定量相结合的方法，对识别出的风险进行评估。2.根据风险评估结果，将风险分为高、中、低三个等级，为风险应对提供依据。（三）风险应对1.针对不同等级的风险，制定相应的风险应对措施。对于高风险，应采取规避、转移等措施；对于中等风险，应采取降低、分担等措施；对于低风险，应采取监控、接受等措施。2.在采购过程中，加强对风险的监控和预警，及时发现和处理风险事件，确保采购工作的顺利进行。八、采购监督与审计（一）内部监督1.采购部定期对采购工作进行自查，检查采购流程是否合规、采购文件是否齐全、采购合同是否履行等情况。2.公司内部审计部门定期对采购项目进行审计，审查采购项目的合法性、