集中采购管理制度排查

集中采购管理制度排查一、总则（一）目的为了规范公司集中采购行为，加强对采购活动的管理与监督，提高采购效率，降低采购成本，保证采购质量，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有集中采购项目，包括但不限于办公用品、设备物资、服务类采购等。（三）基本原则1.公开透明原则：采购信息、采购程序、采购结果等应向公司内部公开，接受监督。2.公平竞争原则：为供应商创造公平的竞争环境，确保采购到性价比最优的商品和服务。3.公正原则：采购决策过程应公正，不得偏袒任何供应商。4.诚实守信原则：采购各方应诚实守信，履行各自的责任和义务。二、采购组织与职责（一）采购决策机构成立集中采购领导小组，由公司高层领导及相关部门负责人组成。负责审议集中采购的重大政策、战略和采购计划，审批采购预算和重大采购项目。（二）采购执行部门设立集中采购部门，负责具体采购项目的实施。其职责包括：1.制定采购计划和采购方案。2.组织供应商的选择、评审和确定。3.签订采购合同，并跟踪合同执行情况。4.协调处理采购过程中的各种问题。5.建立和维护供应商档案。（三）其他相关部门职责1.需求部门：提出采购需求，提供技术规格、质量标准等相关要求，参与采购项目的评审。2.财务部门：负责审核采购预算，监督采购资金的支付，参与采购合同的审核。3.审计部门：对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性和采购结果的合理性。三、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据业务需要，填写《采购申请表》，详细说明采购物品或服务的名称、规格、数量、预算金额、需求时间等信息，并提交给集中采购部门。2.《采购申请表》需经需求部门负责人审核签字。（二）采购审批1.集中采购部门收到采购申请后，对申请内容进行初步审核，核实需求的合理性和预算的准确性。2.将审核通过的采购申请提交给采购决策机构进行审批。金额较小的采购项目可由集中采购部门负责人审批。（三）采购计划制定1.采购申请经审批通过后，集中采购部门根据采购项目的特点和要求，制定采购计划。采购计划应包括采购方式的选择、采购时间安排、供应商选择标准等内容。2.采购计划需报采购决策机构备案。（四）供应商选择与管理1.供应商征集：通过多种渠道，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等方式，征集潜在供应商。2.供应商筛选：根据供应商选择标准，对征集到的供应商进行筛选，确定入围供应商名单。3.供应商评审：对入围供应商进行实地考察和综合评审，评估其资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面的情况。4.供应商确定：根据评审结果，选择合适的供应商，并与其签订合作协议。5.供应商管理：建立供应商档案，定期对供应商进行评估和考核，对于表现不佳的供应商，采取警告、暂停合作、淘汰等措施。（五）采购实施1.根据采购计划，向选定的供应商发出采购订单或采购合同，明确采购物品或服务的规格、数量、价格、交货时间、交货地点等条款。2.跟踪采购订单的执行情况，及时与供应商沟通协调，解决采购过程中出现的问题。3.对于需要验收的采购项目，组织相关部门和人员进行验收，确保采购物品或服务符合要求。（六）采购付款1.采购项目验收合格后，供应商提交付款申请。2.集中采购部门对付款申请进行审核，核实采购合同的执行情况和发票的真实性、合法性。3.财务部门根据审核通过的付款申请，办理付款手续。四、采购方式（一）公开招标适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的项目。通过发布招标公告，邀请符合条件的供应商投标，按照评标标准进行评标，确定中标供应商。（二）邀请招标对于具有一定特殊性或供应商数量有限的采购项目，可采用邀请招标方式。向若干家具备资格的供应商发出投标邀请书，邀请其参与投标。（三）竞争性谈判适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目；不能事先计算出价格总额的项目。通过与不少于三家供应商进行谈判，确定成交供应商。（四）单一来源采购符合下列情形之一的，可以采用单一来源方式采购：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。（五）询价适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。向多家供应商发出询价单，要求其在规定时间内报价，根据报价情况确定成交供应商。五、采购合同管理（一）合同签订1.采购项目确定供应商后，集中采购部门应及时与供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购物品或服务的名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。2.采购合同需经公司法律部门审核，并报采购决策机构审批后生效。（二）合同执行1.合同双方应严格按照合同约定履行各自的义务。集中采购部门应跟踪合同执行情况，及时掌握供应商的交货进度、质量状况等信息。2.如遇合同变更或解除的情况，应按照合同约定的程序进行处理，并签订相关补充协议或解除协议。（三）合同验收1.采购项目到货后，需求部门应组织相关人员按照合同约定的质量标准进行验收。验收合格后，填写《验收报告》。2.如验收不合格，需求部门应及时通知供应商进行整改或退换货，直至验收合格为止。（四）合同付款1.供应商提交付款申请时，应提供合法有效的发票及相关验收证明文件。2.财务部门按照合同约定的付款方式和时间，审核相关凭证后办理付款手续。六、采购风险管理（一）风险识别1.市场风险：包括市场价格波动、供应商垄断、原材料短缺等风险。2.质量风险：采购的物品或服务不符合质量要求，影响公司正常生产经营。3.合同风险：合同条款不完善、合同执行过程中出现纠纷等风险。4.供应商风险：供应商信誉不佳、经营状况恶化、无法按时交货等风险。（二）风险评估对识别出的风险进行评估，分析其发生的可能性和影响程度，确定风险等级。（三）风险应对措施1.市场风险应对：建立市场价格监测机制，定期收集市场价格信息，合理安排采购时间和数量；与多家供应商建立合作关系，避免供应商垄断；加强与供应商的沟通协调，共同应对原材料短缺等问题。2.质量风险应对：在采购合同中明确质量标准和验收条款；加强对采购物品或服务的检验检测；定期对供应商进行质量评估和考核。3.合同风险应对：加强合同管理，严格审核合同条款；在合同执行过程中，及时跟踪合同履行情况，发现问题及时解决；建立合同纠纷处理机制，妥善处理合同纠纷。4.供应商风险应对：加强对供应商的选择和管理，对供应商进行全面评估和考察；与供应商签订详细的合作协议，明确双方的权利和义务；定期对供应商进行跟踪和评估，及时发现供应商存在的问题并采取措施加以解决。七、采购监督与审计（一）内部监督1.集中采购部门应建立健全内部监督机制，对采购活动的各个环节进行监督检查，确保采购程序的合规性和采购结果的合理性。2.审计部门定期对采购项目进行审计，检查采购项目的审批程序、采购方式的选择、供应商的确定、合同的签订与执行等方面是否符合规定。（二）投诉处理设立投诉渠道，