行政后勤设备管理制度

行政后勤设备管理制度一、总则（一）目的为加强公司行政后勤设备的管理，确保设备的正常运行，提高设备的使用效率，降低设备维护成本，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有行政后勤设备的管理，包括但不限于办公设备、通讯设备、交通工具、消防设备、安防设备等。（三）管理原则1.统一管理原则：公司行政后勤设备由行政部门统一管理，实行集中调配和使用。2.分级负责原则：行政部门负责设备的采购、配置、维护、保养等工作，各部门负责本部门设备的日常使用和保管。3.效益优先原则：以提高设备使用效益为目标，合理配置资源，充分发挥设备的作用。4.安全第一原则：确保设备的安全使用，加强设备的安全管理，防止事故发生。二、设备采购与配置（一）采购计划1.各部门根据工作需要，每年年底前向行政部门提交下一年度的设备采购计划，包括设备名称、规格型号、数量、预算等。2.行政部门对各部门提交的采购计划进行汇总、审核，结合公司实际情况，制定年度设备采购预算和采购计划。3.年度设备采购预算和采购计划经公司领导审批后实施。（二）采购流程1.行政部门根据批准的采购计划，按照公司采购管理制度的规定，进行设备的采购。2.采购人员应选择信誉良好、质量可靠、价格合理的供应商进行采购，签订采购合同，明确双方的权利和义务。3.设备到货后，采购人员应及时通知行政部门和使用部门进行验收。验收合格后，办理入库手续；验收不合格的，应及时与供应商协商处理。（三）设备配置1.行政部门根据各部门的工作性质和实际需要，合理配置设备。2.新员工入职时，行政部门根据其岗位需求，为其配备相应的办公设备。3.因工作需要调整岗位的员工，行政部门应及时调整其办公设备。三、设备使用与维护（一）使用管理1.各部门应指定专人负责本部门设备的日常使用和保管，确保设备的正常运行。2.使用人员应严格按照设备操作规程使用设备，不得擅自更改设备的设置和参数。3.禁止使用设备从事与工作无关的活动，如玩游戏、看视频等。4.设备发生故障时，使用人员应及时报告行政部门，不得自行拆卸或维修。（二）维护保养1.行政部门应建立设备维护保养档案，记录设备的型号、规格、购买时间、维修记录等信息。2.定期对设备进行维护保养，确保设备的性能良好。对于易损件，应及时更换，保证设备的正常运行。3.设备维护保养工作可由行政部门自行组织实施，也可委托专业的维修公司进行。4.行政部门应制定设备维护保养计划，明确维护保养的内容、时间、责任人等，并严格按照计划执行。（三）维修管理1.设备发生故障时，使用人员应填写《设备维修申请表》，详细说明故障情况和维修要求，报行政部门审核。2.行政部门根据设备故障情况，安排维修人员进行维修。对于重大故障或复杂故障，应组织相关技术人员进行会诊，制定维修方案。3.维修人员维修设备时，应做好维修记录，包括故障原因、维修措施、更换的零部件等。维修完成后，使用人员应在《设备维修申请表》上签字确认。4.维修费用由行政部门根据维修发票进行审核报销，对于超出预算的维修费用，应报公司领导审批。四、设备报废与处置（一）报废条件1.已超过使用年限，且设备性能严重下降，无法正常使用的。2.因技术进步等原因，已被淘汰的。3.因自然灾害、意外事故等原因，造成设备严重损坏，无法修复的。4.其他符合报废条件的设备。（二）报废审批1.设备使用部门提出设备报废申请，填写《设备报废申请表》，详细说明设备的名称、规格型号、购置时间、报废原因等，并提交设备的相关资料。2.行政部门对设备报废申请进行审核，组织相关技术人员对设备进行鉴定，确认是否符合报废条件。3.经审核同意报废的设备，报公司领导审批。（三）报废处置1.经公司领导审批同意报废的设备，行政部门应及时组织报废处置工作。2.报废设备可采取拍卖、变卖、捐赠等方式进行处置，处置收入应及时上缴公司财务。3.报废设备处置过程中，应做好记录，包括设备名称、规格型号、购置时间、报废原因、处置方式、处置收入等。五、设备盘点与清查（一）盘点计划1.行政部门应定期对公司行政后勤设备进行盘点，每年至少进行一次全面盘点。2.根据公司实际情况，制定设备盘点计划，明确盘点的范围、时间、人员等。（二）盘点实施1.盘点人员按照盘点计划，对设备进行逐一清点，核对设备的数量、规格型号、使用状态等信息。2.对于盘点中发现的问题，如设备丢失、损坏、账实不符等，应及时查明原因，并填写《设备盘点差异表》。3.盘点结束后，盘点人员应编制《设备盘点报告》，详细说明盘点情况、盘点结果及存在的问题，并提出处理建议。（三）清查处理1.行政部门根据《设备盘点报告》，对盘点中发现的问题进行清查处理。对于设备丢失、损坏的，应追究相关人员的责任；对于账实不符的，应及时调整账目。2.行政部门应将设备盘点与清查情况向公司领导报告，并将相关资料存档。六、设备档案管理（一）档案内容1.设备采购合同、发票、验收报告等相关资料。2.设备维护保养档案，包括维护保养计划、维修记录、更换的零部件等。3.设备盘点报告、清查处理记录等相关资料。4.其他与设备管理有关的资料。（二）档案建立1.行政部门负责建立设备档案，指定专人负责档案的收集、整理、归档和保管。2.设备档案应按照设备类别、型号、购置时间等进行分类管理，便于查阅和使用。（三）档案查阅1.因工作需要查阅设备档案的，应填写《设备档案查阅申请表》，经行政部门负责人批准后，方可查阅。2.查阅人员应爱护设备档案，不得在档案上涂改、标记、损坏或抽取、撤换档案资料。查阅完毕后，应及时归还档案。七、监督与考核（一）监督检查1.行政部门应定期对各部门设备使用和管理情况进行监督检查，发现问题及时督促整改。2.公司领导有权对行政部门设备管理工作进行监督检查，提出意见和建议。（二）考核评价1.行政部门应建立设备管理考核评价制度，对各部门设备管理工作进行考核评价。2.考核评价内容包括设备采购与配置、使用与维护、报废与处置、盘点与清查、档案管