造价资料归档管理制度

造价资料归档管理制度一、总则（一）目的为加强公司造价资料的规范化管理，确保造价资料的完整性、准确性和系统性，提高造价工作质量和效率，为公司的成本控制、工程结算、项目审计等提供可靠依据，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有造价项目相关资料的归档管理，包括但不限于项目前期预算、工程过程中的造价变更资料、竣工结算资料等。（三）管理原则1.集中统一管理原则：造价资料由公司指定的部门或专人进行集中统一归档管理，确保资料的完整性和可追溯性。2.分类归档原则：按照造价资料的类别、项目阶段等进行分类整理，便于查找和使用。3.真实准确原则：归档资料应如实反映项目造价情况，数据准确、内容完整，不得伪造、篡改。4.安全保密原则：严格遵守公司保密制度，确保造价资料的安全，防止资料泄露。二、造价资料的分类与范围（一）项目前期造价资料1.项目立项文件，包括项目建议书、可行性研究报告等。2.项目投资估算书及相关编制依据。3.设计概算书及审批文件。（二）工程过程造价资料1.工程预算书及编制说明，包括工程量计算书、单价分析表等。2.造价变更资料，如变更通知、变更图纸、变更费用计算书等。3.工程进度款支付申请及审批资料。4.现场签证资料，包括签证单、附图、费用计算等。（三）工程竣工造价资料1.工程竣工结算书及编制说明，包括结算汇总表、分部分项工程结算表、措施项目结算表等。2.竣工图纸及相关资料。3.工程竣工验收报告。4.工程结算审核报告及相关资料。（四）其他造价资料1.与造价相关的合同文件，如工程承包合同、材料采购合同等。2.市场价格信息资料，包括材料价格指数、设备价格行情等。3.造价咨询报告、审计报告等。三、造价资料的收集（一）收集责任主体1.造价项目负责人负责组织本项目造价资料的收集工作，并确保资料的及时、完整。2.各相关部门和人员应积极配合造价项目负责人，提供与造价有关的资料。（二）收集时间要求1.项目前期造价资料应在项目立项、设计阶段及时收集整理。2.工程过程中的造价资料应随工程进度同步收集，每月定期整理归档。3.工程竣工后，应在规定时间内完成竣工造价资料的收集工作，一般不得超过[X]个工作日。（三）收集内容要求1.收集的资料应真实、准确、完整，具备有效的签字、盖章等手续。2.对于复印件资料，应注明原件存放处，并加盖提供单位公章。3.电子资料应确保格式规范、内容完整，并进行备份存储。四、造价资料的整理（一）整理原则1.按照分类要求进行整理，同类资料应集中存放。2.资料应排列有序，便于查阅。3.对于破损、褪色的资料，应进行修复或复制。（二）整理步骤1.对收集到的造价资料进行分类，确定其所属类别和项目阶段。2.按照资料的形成时间顺序进行排列，对于同一项目阶段的资料，应按照重要程度或相关性进行排序。3.对每份资料进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于识别和查找。4.编制资料目录，目录应包含资料名称、编号、日期、编制单位等信息。5.对资料进行装订或装盒，确保资料的整齐、牢固。（三）整理要求1.纸质资料应使用A4纸张，左侧装订，装订应牢固、整齐，不得缺页、掉页。2.电子资料应按照规定的命名规则进行命名，并建立清晰的文件夹结构，便于管理和查找。3.对于重要资料，应进行备份存储，备份介质应妥善保管。五、造价资料的归档（一）归档流程1.造价项目负责人将整理好的造价资料提交给公司指定的档案管理部门或专人。2.档案管理部门或专人对提交的资料进行审核，审核内容包括资料的完整性、准确性、整理规范性等。3.审核通过后，档案管理部门或专人将资料进行归档存储，并更新档案目录。（二）归档存储方式1.纸质资料应存放在专门的档案柜中，按照类别和项目进行分类存放，并建立相应的索引目录。2.电子资料应存储在公司指定的服务器或存储设备上，按照规定的文件夹结构进行分类存储，并定期进行备份。3.对于长期保存的重要造价资料，应考虑采用多种存储介质进行备份，如光盘、磁带等。（三）归档期限1.项目前期造价资料应在项目完成立项或设计阶段后[X]个工作日内归档。2.工程过程中的造价资料应每月末[X]个工作日内归档。3.工程竣工造价资料应在工程竣工验收合格后[X]个工作日内归档。六、造价资料的查阅与借阅（一）查阅规定1.因工作需要查阅造价资料的，应填写《造价资料查阅申请表》，注明查阅内容、目的、时间等信息。2.《造价资料查阅申请表》经部门负责人批准后，提交给档案管理部门或专人。3.档案管理部门或专人根据申请表提供查阅服务，并做好查阅记录，记录内容包括查阅人、查阅时间、查阅内容等。4.查阅人员应在指定地点查阅资料，不得擅自将资料带出档案室。如需复印或摘录资料，应经档案管理部门或专人同意，并按照规定办理相关手续。（二）借阅规定1.因特殊原因需要借阅造价资料的，应填写《造价资料借阅申请表》，注明借阅内容、目的、时间、归还日期等信息。2.《造价资料借阅申请表》经部门负责人、分管领导批准后，提交给档案管理部门或专人。3.档案管理部门或专人根据申请表办理借阅手续，借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。4.借阅人员应妥善保管借阅的资料，不得转借他人，不得在资料上涂改、损坏。借阅期满后，应按时归还资料。如发现资料丢失或损坏，应及时报告档案管理部门或专人，并承担相应的赔偿责任。七、造价资料的保管与维护（一）保管责任1.档案管理部门或专人负责造价资料的保管工作，确保资料的安全、完整。2.定期对档案进行检查，如发现资料有损坏、变质等情况，应及时采取措施进行修复或处理。（二）保管环境要求1.档案室应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合档案保管要求。2.档案柜应摆放整齐，便于查找和管理。3.档案室应配备必要的消防、防盗、防虫、防潮等设施，确保档案安全。（三）资料维护1.定期对纸质资料进行清点、核对，确保资料的数量和内容准确无误。2.对电子资料进行定期备份和维护，检查存储介质的状态，防止数据丢失。3.对过期或失效的造价资料，应按照规定进行清理和销毁。八、造价资料的保密（一）保密责任1.所有接触造价资料的人员应严格遵守公司保密制度，对资料内容予以保密。2.档案管理部门或专人应加强对造价资料的保密管理，防止资料泄露。（二）保密措施1.档案室应设置门禁系统，限制无关人员进入。2.查阅和借阅造价资料时，应严格按照规定办理手续，确保资料的流向可追溯。3.对涉及公司商业秘密的造价资料，应采取加密存储、专人保管等措施，防止资料被非法获取。4.员工离职时，应将所借阅的造价资料全部归还，并办理相关交接手续。九、造价资料的销毁（一）销毁条件1.已超过保管期限且无保存价值的造价资料。2.因项目结束、合同终止等原因不再需要的造价资料。（二）销毁流程1.档案管理部门或专人定期对造价资料进行清理，确定需要销毁的资料清单。2.《造价资料销毁申请表》经部门负责人、分管领导批准后，由档案管理部门或专人组织销毁。3.销毁过程应进行记录，记录内容包括销毁时间、地点、资料名称、数量等。4.参与销毁的人员应在销毁记录上签字确认。（三）销毁方式1.对于纸质资料，应采用粉碎、焚烧等方式进行销毁