资料档案摆放管理制度

资料档案摆放管理制度一、总则（一）目的为了加强公司资料档案的规范化管理，确保资料档案的完整性、准确性和安全性，便于资料档案的查阅、使用和保管，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在工作过程中形成的各类资料档案的管理。（三）基本原则1.集中统一原则公司所有资料档案由公司指定的档案管理部门集中统一管理，各部门不得擅自分散保存。2.分类管理原则按照资料档案的来源、内容、形式等特征进行科学分类，便于查找和管理。3.安全保密原则确保资料档案的安全，防止资料档案的损坏、丢失和泄露，严格执行保密制度。4.方便利用原则在保证资料档案安全保密的前提下，最大限度地满足公司各部门及员工对资料档案的查阅需求，提高工作效率。二、资料档案的分类与编号（一）分类1.行政类包括公司文件、会议文件、工作计划与总结、规章制度、证照、印章管理等相关资料。2.人事类涵盖员工档案、招聘与培训记录、绩效考核资料、薪酬福利文件等。3.财务类包含会计凭证、账簿、财务报表、审计报告、税务资料等。4.业务类根据公司业务性质进一步细分，如销售合同、采购订单、项目文档、客户资料等。5.技术类涉及产品研发资料、技术图纸、工艺文件、技术标准等。6.其他类如公司荣誉证书、宣传资料、法律事务文件等不属于上述分类的资料。（二）编号1.为每一类资料档案编制唯一的编号，编号采用数字与字母相结合的方式，便于识别和管理。2.编号规则如下：编号共[x]位，前[x]位代表资料档案类别，具体对应如下：行政类：AD人事类：HR财务类：FI业务类：OP技术类：TE其他类：OT第[x+1][x+2]位表示该类别下的一级分类，用两位数字表示，如：行政类：01文件，02会议文件，03工作计划与总结等人事类：01员工档案，02招聘与培训，03绩效考核等第[x+3][x+4]位表示一级分类下的二级分类，同样用两位数字表示，依此类推。最后[x]位为顺序号，从0001开始依次编排。3.例如，一份行政类的公司文件，编号为AD01010001；一份人事类的员工培训记录，编号为HR02010002。三、资料档案的收集与整理（一）收集1.各部门负责本部门资料档案的形成、积累和收集工作，并指定专人负责此项工作。2.资料档案形成后，应及时收集齐全，确保无遗漏。对于重要资料档案，应在形成后的[x]个工作日内移交至档案管理部门。3.档案管理部门定期对各部门资料档案的收集情况进行检查和督促，对未按时收集或收集不完整的部门进行通报批评。（二）整理1.档案管理部门收到各部门移交的资料档案后，按照分类与编号规则进行整理。2.对资料档案进行分类装订，同一类别的资料应按照时间顺序或重要程度进行排列。3.每份资料档案应编制目录，目录内容包括编号、名称、日期、来源等信息，以便快速查找。4.对于破损或褪色的资料档案，应进行修复或复制，确保资料档案的完整性和可读性。四、资料档案的存储与保管（一）存储环境1.档案管理部门应设置专门的档案库房，库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在[x]℃[x]℃之间，湿度控制在[x]%[x]%之间。2.库房内应配备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等设施设备，如灭火器、除湿机、防虫药、防盗门、窗帘、吸尘器等。（二）档案架与存储方式1.根据资料档案的分类，使用不同标识的档案架进行存放。档案架应排列整齐，便于查找和取用。2.资料档案应按照编号顺序依次存放在档案架上，一个编号对应一个存放位置。3.对于体积较大或数量较多的资料档案，可以采用盒装或袋装的方式进行存储，但应在盒（袋）上标明编号、名称等信息。（三）保管期限1.根据国家法律法规和公司实际情况，确定各类资料档案的保管期限。保管期限分为短期（[x]年以下）、中期（[x][x]年）、长期（[x]年以上）。2.具体保管期限如下：行政类：公司文件、会议文件等重要资料长期保管；一般性文件保管[x]年。人事类：员工档案长期保管；招聘与培训记录、绩效考核资料等保管[x]年。财务类：会计凭证、账簿等保管[x]年；财务报表、审计报告等保管[x]年。业务类：销售合同、采购订单等涉及经济业务的资料保管[x]年；项目文档根据项目周期确定保管期限，项目结束后[x]年。技术类：产品研发资料、技术图纸等长期保管。其他类：公司荣誉证书、宣传资料等保管[x]年；法律事务文件根据实际情况确定保管期限。3.保管期限届满后，由档案管理部门提出销毁意见，报公司领导审批后进行销毁。（四）档案盘点1.档案管理部门定期对资料档案进行盘点，每年至少进行[x]次全面盘点。2.盘点内容包括资料档案的数量、完整性、存储位置等。盘点结束后，应编制盘点报告，对发现的问题及时进行处理。3.如发现资料档案有丢失、损坏等情况，应立即查明原因，采取补救措施，并追究相关人员的责任。五、资料档案的查阅与借阅（一）查阅1.公司内部员工因工作需要查阅资料档案，应填写《资料档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.档案管理部门工作人员应根据申请表提供的信息，协助查阅人员查找所需资料档案，并在查阅现场进行监督。查阅人员不得擅自涂改、抽取、损坏资料档案。3.查阅结束后，查阅人员应将资料档案归还档案管理部门，由工作人员进行核对和签收。（二）借阅1.公司内部员工因工作需要借阅资料档案，应填写《资料档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间、预计归还时间等信息，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，方可借阅。2.借阅期限一般不得超过[x]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.借阅人员应对所借阅的资料档案妥善保管，不得转借他人，不得在资料档案上涂写、批注、污损或擅自复制。如发现资料档案有损坏或丢失情况，借阅人员应承担相应的赔偿责任。4.借阅人员归还资料档案时，档案管理部门工作人员应认真检查资料档案的完整性和完好性，如有问题应及时向借阅人员提出。（三）特殊情况查阅与借阅1.外单位人员因工作需要查阅或借阅公司资料档案，应提前与公司相关部门联系，经公司领导批准后，按照公司规定的程序办理查阅或借阅手续。2.涉及公司机密的资料档案，查阅或借阅时应严格遵守公司保密制度，履行保密审批手续，并采取相应的保密措施。六、资料档案的保密管理（一）保密制度1.公司建立健全资料档案保密制度，明确保密责任和保密措施，确保资料档案的安全保密。2.所有接触资料档案的人员应签订保密协议，承诺对公司资料档案的内容予以保密，不得泄露给任何第三方。（二）保密措施1.档案管理部门应设置专门的保密区域，对机密资料档案进行单独存放，并采取加密存储、访问控制等技术手段进行保护。2.查阅和借阅机密资料档案时，应在专门的保密场所进行，查阅人员不得携带电子设备进入保密场所，如需复制资料档案，应经过严格的审批程序。3.对涉及公司商业秘密、技术秘密等重要资料档案，应在文件上标明密级，如"绝密""机密""秘密"，并采取相应的保密标识和管理措施。4.档案管理部门工作人员应定期参加保密培训，提高保密意识和业务水平，严格遵守保密制度和操作规程。（三）泄密处理1.如发现资料档案有泄密情况，应立即采取措施进行制止，并及时报告公司领导。2.公司将对泄密事件进行调查，查明原因，追究相关人员的责任。如因泄密给公司造成损失的，泄密人员应承担相应的赔偿责任。构成犯罪的，将依法追究刑事责任。七、资料档案的销毁（一）销毁条件1.资料档案保管期限届满，且已无保存价值的，可进行销毁。2.因公司业务调整、机构撤销等原因，导致相关资料档案不再需要的，可进行销毁。3.资料档案因自然灾害、意外事故等原因造成损坏，无法修复且已无保存价值的，可进行销毁。（二）销毁程序1.档案管理部门定期对达到销毁条件的资料档案进行清理，编制《资料档案销毁清单》，清单内容包括编号、名称、日期、保管期限等信息。2.《资料档案销毁清单》经档案管理部门负责人审核后，报公司领导审批。3.审批通过后，由档案管理部门指定专人负责销毁工作。销毁过程应进行记录，记录内容包括销毁时间、地点