进货存货作业管理制度

进货存货作业管理制度一、总则1.目的本制度旨在规范公司进货存货作业流程，加强对进货存货的管理与控制，确保存货的安全、完整，提高存货运营效率，降低成本，满足公司生产经营需要。2.适用范围本制度适用于公司所有涉及进货存货业务的部门和人员，包括采购部门、仓库管理部门、质量检验部门、财务部门等。3.基本原则（1）合法性原则：进货存货作业必须符合国家法律法规及相关政策要求。（2）准确性原则：确保进货存货信息的准确记录，包括数量、质量、价格、供应商等。（3）及时性原则：及时完成进货、验收、入库、存储、发货等环节，避免延误影响生产经营。（4）安全性原则：保障存货的安全，防止损坏、变质、丢失等情况发生。（5）效益性原则：在保证存货质量和供应的前提下，追求成本效益最大化。二、进货作业管理1.采购计划制定（1）采购部门应根据公司生产经营计划、销售预测、库存状况等因素，定期编制采购计划。（2）采购计划应明确采购物资的名称、规格、型号、数量、预计到货时间等详细信息。（3）采购计划需经相关部门审核，如生产部门确认生产需求、财务部门审核资金预算等，确保计划的合理性和可行性。2.供应商选择与管理（1）建立供应商评估体系，对潜在供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面进行综合评估。（2）通过实地考察、样品检验、市场调研、供应商口碑等方式收集供应商信息，选择合格的供应商建立合作关系。（3）与供应商签订采购合同，明确双方的权利义务，包括物资规格、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式、违约责任等条款。（4）定期对供应商进行评估和考核，根据考核结果调整合作策略，对于表现不佳的供应商及时淘汰。3.采购订单下达（1）采购人员根据采购计划和已确定的供应商，及时下达采购订单。（2）采购订单应详细记录采购物资的各项信息，确保与采购计划一致，并经采购部门负责人审核。（3）采购订单下达后，应及时与供应商沟通确认，确保供应商收到订单并能按时、按质、按量交货。4.进货跟踪与协调（1）采购人员负责跟踪采购订单的执行情况，及时掌握物资的生产进度、运输情况等。（2）如发现供应商可能无法按时交货或出现质量问题等异常情况，应及时与供应商沟通协调，采取相应措施解决问题，如要求供应商加快生产、更换运输方式、协商延迟交货等，并向相关部门汇报。（3）对于紧急采购需求，采购人员应迅速启动应急采购程序，确保物资及时供应。三、存货验收管理1.验收准备（1）仓库管理部门在接到进货通知后，应提前做好验收准备工作，包括安排验收人员、准备验收工具和场地等。（2）质量检验部门应根据物资的特点和质量标准，制定相应的检验方案和检验标准。2.数量验收（1）验收人员按照采购订单和送货单，对到货物资的数量进行清点核对。（2）如发现数量不符，应及时与供应商沟通核实，记录差异情况，并要求供应商在规定时间内解决。3.质量验收（1）质量检验部门按照检验方案和标准，对到货物资的质量进行检验。（2）检验方式可包括抽样检验、全检等，检验项目涵盖物资的外观、规格、性能、品质等方面。（3）对于验收合格的物资，质量检验部门应出具质量检验报告；对于不合格物资，应出具不合格报告，并及时通知采购部门和供应商处理。4.验收结果处理（1）验收合格的物资，仓库管理部门应及时办理入库手续，将物资妥善存放。（2）对于验收不合格的物资，采购部门应与供应商协商处理方式，如退货、换货、补货等，并跟踪处理结果。（3）如因验收问题导致的纠纷或损失，应按照采购合同的约定及相关法律法规进行处理。四、存货入库管理1.入库单填制（1）仓库管理部门在物资验收合格后，应及时填制入库单。（2）入库单应详细记录物资的名称、规格、型号、数量、供应商、入库时间、存放位置等信息，并经验收人员、仓库管理人员签字确认。2.入库手续办理（1）仓库管理人员根据入库单，将物资搬运至指定的存储位置，并进行分类存放。（2）办理入库手续时，应核对物资的数量、质量与入库单一致，确保入库信息准确无误。（3）对于贵重物资或有特殊保管要求的物资，应采取相应的特殊保管措施。3.库存账目记录（1）仓库管理部门应根据入库单及时更新库存账目，确保账实相符。（2）库存账目应记录物资的出入库情况、结存数量、存放位置等详细信息，便于查询和管理。五、存货存储管理1.存储环境要求（1）根据物资的特性和保管要求，设置适宜的存储环境，如温度、湿度、通风、防火、防潮、防虫等条件。（2）定期对存储环境进行检查和维护，确保其符合物资存储要求。2.物资分类存放（1）按照物资的类别、品种、规格等进行分类存放，便于管理和查找。（2）对不同类别的物资应设置明显的标识牌，标明物资名称、规格、型号、存放位置等信息。3.库存盘点（1）定期对存货进行盘点，盘点周期可根据公司实际情况确定，一般分为月度、季度、年度盘点。（2）盘点前，应制定详细的盘点计划，明确盘点范围、方法、人员分工等。（3）盘点过程中，应认真核对物资的数量、质量、存放位置等，如实记录盘点结果。（4）盘点结束后，编制盘点报告，对盘点差异进行分析和处理。如发现盘盈、盘亏情况，应查明原因，按照规定的审批程序进行处理，并调整库存账目。4.存货安全管理（1）加强存货的安全防范措施，设置必要的安全设施，如消防设备、防盗门窗等。（2）仓库管理人员应严格遵守安全管理制度，严禁无关人员进入仓库区域。（3）对易燃、易爆、有毒等危险物资，应按照相关规定进行特殊保管和运输，确保安全。六、存货发货管理1.发货申请（1）各部门根据生产经营需要，填写发货申请单，注明物资名称、规格、型号、数量、用途等信息。（2）发货申请单需经部门负责人审核，确保申请的合理性和必要性。2.发货审批（1）发货申请单提交至仓库管理部门后，仓库管理人员应根据库存情况进行审核。（2）如库存充足，仓库管理人员签字确认后安排发货；如库存不足，应及时反馈给申请部门，并说明情况。（3）对于重要物资或大额发货申请，可能还需经过更高级别的审批流程，如财务部门审核资金预算、公司领导审批等。3.发货操作（1）仓库管理人员根据发货审批后的申请单，进行发货准备工作，如查找物资、核对数量等。（2）发货时，应确保物资的数量、质量与发货申请单一致，并办理相关的出库手续，填制出库单。（3）出库单应详细记录物资的名称、规格、型号、数量、收货单位、发货时间等信息，并经发货人员、仓库管理人员签字确认。（4）对于需送货上门的物资，应安排合适的运输方式和运输人员，确保物资安全、及时送达收货单位。4.发货记录与跟踪（1）仓库管理部门应及时更新库存账目，记录物资的发货情况，确保账实相符。（2）发货后，应对物资的运输情况进行跟踪，如出现运输延误、物资损坏等情况，应及时与运输部门或收货单位沟通协调，采取相应措施解决问题。七、存货成本核算与控制1.成本核算方法（1）采用适合公司实际情况的存货成本核算方法，如先进先出法、加权平均法等。（2）明确存货成本的构成，包括采购成本、运输成本、仓储成本、合理损耗等。2.成本核算流程（1）采购部门应及时收集采购发票、运输发票等相关凭证，并传递给财务部门。（2）仓库管理部门应提供物资的出入库记录等资料给财务部门。（3）财务部门根据上述资料，按照规定的成本核算方法进行存货成本核算，编制成本核算报表。3.成本控制措施（1）优化采购流程，通过与供应商谈判、集中采购等方式降低采购成本。（2）合理控制库存水平，避免库存积压或缺货，降低仓储成本和资金占用成本。（3）加强对运输成本的管理，选择合适的运输方式，提高运输效率，降低运输费用。（4）定期对存货成本进行分析和评估，发现成本异常情况及时查找原因并采取措施加以改进。八、信息管理与沟通1.信息系统建设（1）建立完善的进货存货管理信息系统，实现采购、验收、入库、存储、发货、成本核算等环节的信息化管理。（2）信息系统应具备物资信息录入、查询、统计、报表生成等功能，确保数据的准确性和及时性。2.信息共享与沟通（1）各相关部门应通过信息系统及时共享进货存货相关信息，实现信息的实时传递和协同工作。（2）定期召开进货存货业务沟通会议，各部门汇报工作进展、存在问题及解决方案，加强部门间的沟通与协调。（3）建立问题反馈机制，对于进货存货作业过程中出现的问题，相关人员应及时反馈给责任部门和上级领导，以便迅速采取措施解决。九、监督与考核1.内部审计监督（1）公司内部审计部门定期对进货存货作业进行审计监督，检查制度执行情况、流程合规性、数据准确性等。（2）对于审计发现的