俱乐部印章管理制度

俱乐部印章管理制度总则目的为加强俱乐部印章管理，维护俱乐部的合法权益，保障印章使用的合法性、严肃性和安全性，特制定本制度。适用范围本制度适用于俱乐部内部各部门、分支机构以及所有以俱乐部名义开展的活动和业务。印章种类1.俱乐部公章：代表俱乐部的正式印章，用于各类重要文件、合同协议、对外联络等。2.法人章：代表俱乐部法定代表人的个人印章，用于特定的财务、法律文件等。3.合同专用章：专门用于签订各类合同协议。4.财务专用章：用于财务收支、票据开具等财务相关业务。5.部门章：各部门根据工作需要设立的印章，用于部门内部文件、资料等。印章的刻制与启用刻制流程1.因工作需要刻制印章时，由需求部门填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、用途、使用范围等，并经部门负责人签字确认。2.将《印章刻制申请表》提交至俱乐部办公室审核，办公室审核通过后报俱乐部管理层审批。3.经俱乐部管理层批准后，由办公室统一到公安机关指定的刻章单位进行刻制。4.刻章单位刻制完成后，俱乐部办公室应及时将印章取回，并进行登记备案。启用流程1.新印章刻制完成后，由俱乐部办公室填写《印章启用申请表》，注明启用日期、印章名称、保管人等信息。2.将《印章启用申请表》提交至俱乐部管理层审批。3.经俱乐部管理层批准后，由俱乐部办公室发布印章启用通知，明确印章的使用范围、使用流程等事项。4.新印章启用后，原印章如有需要废止，应及时办理废止手续，并将废止印章交回俱乐部办公室统一保管。印章的保管保管原则1.实行专人保管制度，每枚印章应指定专人负责保管，确保印章的安全。2.保管人应妥善保管印章，不得随意将印章转借他人或带出办公场所。3.如因工作需要临时交接印章，应办理交接手续，明确交接时间、交接内容、双方责任等事项。保管职责1.俱乐部公章：由俱乐部办公室负责人保管。2.法人章：由俱乐部法定代表人或其授权人保管。3.合同专用章：由俱乐部合同管理部门负责人保管。4.财务专用章：由俱乐部财务部门负责人保管。5.部门章：由各部门负责人指定专人保管。保管要求1.印章应存放在安全可靠的地方，如保险柜、铁皮柜等，并配备必要的防盗、防火、防潮设施。2.印章保管人应定期对印章进行检查，确保印章的完好无损。如发现印章有损坏、丢失等情况，应及时报告俱乐部办公室，并采取相应的措施。3.印章保管人应严格遵守印章使用规定，不得擅自使用印章。如因工作失误或违规使用印章给俱乐部造成损失的，应承担相应的法律责任。印章的使用使用原则1.严格按照规定的使用范围和审批程序使用印章，确保印章使用的合法性、严肃性和安全性。2.严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信等上加盖印章。3.如因特殊情况需要在空白纸张、空白合同、空白介绍信等上加盖印章的，必须经俱乐部管理层批准，并在使用后及时收回。使用流程1.填写申请表：使用印章时，应填写《印章使用申请表》，详细说明使用事项、使用部门、使用时间、使用份数等信息，并经部门负责人签字确认。2.审批：将《印章使用申请表》提交至相应的审批人进行审批。审批人应根据印章的使用范围和审批权限进行审批，确保印章使用的合理性和必要性。3.盖章：经审批通过后，印章保管人方可在申请表上加盖印章，并在相关文件、合同、协议等上加盖印章。4.登记备案：印章使用完毕后，印章保管人应及时将《印章使用申请表》交回俱乐部办公室进行登记备案，记录印章的使用情况。特殊情况处理1.如遇紧急情况需要使用印章，但无法按照正常审批程序进行审批的，使用部门应及时向俱乐部管理层报告，并在事后补办审批手续。2.如因工作失误或其他原因导致印章使用不当的，使用部门应及时采取措施进行纠正，并向俱乐部办公室报告。如给俱乐部造成损失的，应承担相应的赔偿责任。印章的停用与销毁停用条件1.因俱乐部名称变更、机构调整、业务范围变化等原因，印章不再使用的。2.印章损坏、丢失或被盗的。3.经俱乐部管理层批准，决定停用的其他印章。停用流程1.由俱乐部办公室填写《印章停用申请表》，注明停用原因、停用日期、印章名称等信息，并提交至俱乐部管理层审批。2.经俱乐部管理层批准后，由俱乐部办公室发布印章停用通知，明确印章停用的相关事项。3.印章停用后，保管人应将印章交回俱乐部办公室统一保管。销毁流程1.对于不再使用的印章，由俱乐部办公室负责组织销毁。2.销毁印章时，应填写《印章销毁申请表》，详细说明印章名称、销毁原因、销毁方式等信息，并经俱乐部管理层审批。3.经俱乐部管理层批准后，由俱乐部办公室指定专人负责监督印章的销毁过程，确保印章被彻底销毁。4.印章销毁后，应将《印章销毁申请表》交回俱乐部办公室进行登记备案。监督与检查监督机制1.俱乐部办公室负责对印章的保管、使用情况进行定期检查和不定期抽查，确保印章管理工作的规范有序。2.俱乐部内部审计部门负责对印章管理情况进行审计监督，检查印章管理制度的执行情况，发现问题及时提出整改意见。违规处理1.对于违反本制度规定使用印章的行为，俱乐部将视情节轻重给予相应的处罚，包括但不限于警告、罚款、辞退等。2.如因违规使用印章给俱乐部造成经济损失或其他不良影响的，相关责任人应承担相应的赔偿责任。构成犯罪的，将依法追究刑事责任