公务卡管理制度实施

公务卡管理制度实施总则目的为进一步加强公司财务管理，规范公务支出行为，提高公务支出透明度，防范财务风险，根据国家相关法律法规和财务制度，结合本公司实际情况，制定本公务卡管理制度。适用范围本制度适用于公司本部及所属各部门、分支机构。定义本制度所称公务卡，是指公司在职员工持有的，主要用于日常公务支出和财务报销业务的信用卡。基本原则1.严格执行国家财经纪律和财务制度，确保公务卡使用合法合规。2.方便快捷原则，提高公务支出效率，减少现金使用。3.强化财务管理，规范报销流程，加强监督检查，确保公务卡使用安全。公务卡的申请与管理公务卡的申请1.公司在职员工因工作需要使用公务卡的，由本人向财务部门提出申请，并填写《公务卡申请表》。2.申请表应包括申请人姓名、部门、职务、联系方式、申请公务卡的银行名称及卡种等信息。3.财务部门对申请人的资格进行审核，审核通过后报公司领导审批。4.经公司领导审批同意后，财务部门统一向合作银行申请办理公务卡。公务卡的领取1.公务卡由合作银行直接寄送至申请人指定地址。2.申请人收到公务卡后，应及时激活，并按照银行要求设置交易密码等信息。3.申请人应妥善保管公务卡，不得出租、出借或转让给他人使用。公务卡的使用1.公务卡主要用于公司日常公务支出，包括办公费、差旅费、会议费、招待费等。2.持卡人在使用公务卡消费时，应确保交易真实、合规，并取得相应的发票等报销凭证。3.持卡人应在规定的信用额度内使用公务卡，不得恶意透支。4.如因特殊情况需要超过信用额度使用公务卡的，持卡人应提前向财务部门申请临时额度调整。公务卡的还款1.公务卡消费还款实行"谁使用、谁负责"的原则，持卡人应在规定的还款期限内及时足额偿还公务卡欠款。2.持卡人可通过银行柜台、网上银行、手机银行等方式进行还款。3.财务部门负责审核公务卡报销凭证，并按照公司财务制度进行报销。报销款项直接偿还持卡人的公务卡欠款。公务卡的挂失与补办1.如公务卡遗失或被盗，持卡人应立即拨打银行客服电话进行挂失，并及时向财务部门报告。2.挂失后，持卡人应按照银行要求办理补办手续。补办新卡的费用由持卡人自行承担。3.新卡补办后，持卡人应及时将新卡信息告知财务部门，以便财务部门进行相关处理。公务卡的注销1.持卡人因离职、退休等原因不再使用公务卡的，应及时向财务部门提出公务卡注销申请。2.财务部门审核通过后，通知持卡人办理公务卡注销手续。持卡人应在注销前确保公务卡无欠款，并将公务卡交回财务部门。3.财务部门统一将公务卡注销信息告知合作银行。公务卡报销管理报销范围1.公务卡报销范围应与公司财务制度规定的公务支出范围一致，包括办公费、差旅费、会议费、招待费等。2.对于不属于公务支出范围的个人消费，不得使用公务卡进行报销。报销流程1.持卡人在使用公务卡消费后，应在规定的时间内（一般为消费后[x]个工作日内），将发票等报销凭证及消费清单提交给所在部门负责人审核。2.部门负责人对报销凭证的真实性、合法性、完整性进行审核，审核通过后签字确认，并提交给财务部门。3.财务部门对报销凭证进行审核，重点审核发票真伪、消费明细是否与报销凭证一致、是否符合公司财务制度等。审核通过后，按照公司财务制度进行报销，并将报销款项直接偿还持卡人的公务卡欠款。4.如报销凭证不符合要求，财务部门应及时通知持卡人补充或更正相关信息。持卡人应在规定的时间内完成补充或更正，并重新提交报销申请。报销凭证要求1.公务卡报销凭证应包括发票、消费清单、公务卡交易凭条等。发票应真实、合法、有效，且与消费内容一致。2.消费清单应详细列出消费日期、消费金额、消费地点、消费项目等信息，并加盖商家公章。3.公务卡交易凭条应清晰显示交易日期、交易金额、交易商户名称等信息。报销期限1.持卡人应在公务卡消费后及时办理报销手续，一般不得超过[x]个自然月。2.如因特殊原因未能在规定期限内报销的，持卡人应向财务部门说明原因，并经财务部门同意后，方可报销。监督检查与责任追究监督检查1.财务部门应定期对公务卡使用情况进行检查，包括公务卡消费记录、报销凭证、还款情况等。2.审计部门应不定期对公务卡使用情况进行审计，重点检查公务卡使用的合规性、报销流程的执行情况等。3.公司纪检监察部门应加强对公务卡使用情况的监督，严肃查处违规使用公务卡的行为。责任追究1.如发现持卡人存在违规使用公务卡的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括警告、罚款、停职检查、解除劳动合同等。2.因持卡人违规使用公务卡给公司造成经济损失的，持卡人应承担相应的赔偿责任。3.对于财务部门、审计部门、纪检监察部门等相关工作人员在公务卡管理工作中存在的失职、渎职行为，公司将按照有关规定追究其责任。