银座集团签章管理制度

银座集团签章管理制度总则目的为加强银座集团（以下简称"集团"）各类印章的管理，规范印章使用流程，保障集团印章使用的合法性、严肃性和安全性，维护集团利益，特制定本制度。适用范围本制度适用于集团总部及所属各子公司、分公司（以下统称"各单位"）印章的管理与使用。印章分类1.公章：代表集团或各单位对外行使权力、承担义务的正式印章，具有最高法律效力。2.合同专用章：用于签订各类经济合同、协议等具有法律约束力文件的印章。3.财务专用章：专门用于办理财务结算、票据等财务相关业务的印章。4.法人章：代表法人行使职权的印章，主要用于特定财务事项及其他需要法人确认的文件。5.部门章：各部门为处理内部业务、文件往来等使用的印章，如行政章、业务章等。管理原则1.统一领导：集团总部对各类印章实行统一管理，各单位印章管理工作接受集团总部指导与监督。2.分级负责：明确各级管理人员在印章管理中的职责，确保印章使用规范、安全。3.依法依规：印章的刻制、使用、保管等必须严格遵守国家法律法规及集团相关规定。印章的刻制与启用印章刻制1.各单位因工作需要刻制印章，需填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、用途、规格等信息，并经本单位负责人审核后，报集团总部审批。2.集团总部根据审批意见，指定具有资质的印章制作单位刻制印章。严禁各单位自行刻制集团规定范围内的印章。3.印章刻制完成后，由集团总部或各单位指定专人负责领取，并与制作单位办理交接手续，确保印章无损坏、无遗漏。印章启用1.新印章启用前，应填写《印章启用申请表》，注明启用日期、使用范围等内容，经本单位负责人签字确认后，报集团总部备案。2.集团总部或各单位应留存印章印模，作为印章管理的重要档案资料。印模应包括印章的样式、规格、尺寸等信息，并加盖骑缝章。3.新印章启用时，应同时发布启用通知，明确印章的使用范围、审批流程等事项，确保相关人员知晓。印章的保管保管原则1.实行专人保管制度，明确印章保管责任人，确保印章安全存放，防止印章被盗用、丢失或损坏。2.印章保管人员应具备高度的责任心，严格遵守印章保管规定，不得擅自将印章交与他人保管或使用。保管职责1.公章保管：由集团总部或各单位办公室指定专人保管，保管人员应妥善保管公章，不得随意带出办公场所。如因工作需要携带公章外出，必须经本单位负责人批准，并办理相关登记手续。2.合同专用章保管：由各单位合同管理部门指定专人保管，保管人员应严格按照合同审批流程使用合同专用章，确保合同签订的合法性、有效性。3.财务专用章保管：由各单位财务部门指定专人保管，保管人员应严格遵守财务管理制度，按照财务审批流程使用财务专用章，确保财务业务的规范处理。4.法人章保管：由各单位法定代表人或其授权人员保管，保管人员应按照授权范围使用法人章，确保法人意志的准确体现。5.部门章保管：由各部门指定专人保管，保管人员应负责本部门印章的日常使用与保管，确保印章使用符合部门职责范围。保管要求1.印章应存放在安全可靠的地方，如保险柜、铁皮柜等，并配备必要的防盗、防火、防潮等设施。2.印章保管人员应定期对印章进行检查，如发现印章有损坏、变形等情况，应及时报告并申请更换。3.印章保管人员离职或岗位变动时，应及时办理印章交接手续，确保印章保管工作的连续性和安全性。交接手续应包括印章实物、使用记录、印模等资料的核对与交接，并由双方签字确认。印章的使用使用原则1.严格审批：印章使用必须经过严格的审批流程，未经批准不得擅自使用印章。2.用途明确：印章使用应明确用途，不得超出规定范围使用印章。3.登记备案：对印章使用情况进行详细登记备案，以便查询和追溯。使用流程1.填写申请表：使用印章时，应填写《印章使用申请表》，详细说明用印事项、文件名称、文号、用印时间、用印份数等信息，并由申请部门负责人签字确认。2.审批：根据用印事项的性质和审批权限，按照以下流程进行审批：一般事项用印：经本单位相关部门负责人审批后，由印章保管人员用印。重要事项用印：经本单位负责人审批后，由印章保管人员用印。涉及集团重大决策、合同签订、对外投资等事项用印：经集团总部相关部门审核，报集团领导审批后，由印章保管人员用印。3.用印：印章保管人员在审核《印章使用申请表》及相关审批文件无误后，方可在用印位置加盖印章，并确保印章清晰、端正。4.登记：印章保管人员应对印章使用情况进行详细登记，包括用印日期、用印事项、文件名称、文号、用印份数、审批人等信息，并留存《印章使用申请表》及相关审批文件复印件，以备查询。使用范围1.公章使用范围：以集团或各单位名义对外发布的各类文件、通知、函件等。与外单位签订的各类合同、协议等具有法律约束力的文件。办理各类资质证书、营业执照、税务登记证等相关业务。其他需要加盖公章的事项。2.合同专用章使用范围：专门用于签订各类经济合同、协议等具有法律约束力的文件。3.财务专用章使用范围：用于办理财务结算、票据等财务相关业务，如开具发票、支票、汇票等。4.法人章使用范围：用于特定财务事项及其他需要法人确认的文件，如银行预留印鉴、财务报表签字等。5.部门章使用范围：仅限于各部门内部业务往来、文件传递、工作联系等使用，不得对外使用。印章的停用与销毁停用1.因机构撤销、名称变更、印章损坏等原因，需要停用印章时，由原印章保管部门填写《印章停用申请表》，详细说明停用原因，并经本单位负责人审核后，报集团总部审批。2.集团总部或各单位在收到《印章停用申请表》及审批意见后，应及时通知相关部门和人员停止使用该印章，并收回印章实物。3.印章停用后，原印章保管部门应将印章实物交回集团总部或本单位办公室统一保管，并办理交接手续。销毁1.对于停用的印章，经集团总部或各单位负责人批准后，应及时进行销毁。销毁印章时，应填写《印章销毁申请表》，详细说明印章名称、停用时间、销毁原因等信息，并经审批后实施。2.印章销毁应采用粉碎、焚烧等方式进行，确保印章无法恢复使用。销毁过程应进行详细记录，包括销毁时间、地点、参与人员等信息，并由销毁人员签字确认。3.销毁记录应作为印章管理档案的重要组成部分，妥善保存以备查阅。监督与检查监督机制1.集团总部建立印章管理监督机制，定期对各单位印章管理情况进行检查，确保印章管理工作符合本制度要求。2.各单位应加强对印章管理工作的内部监督，定期对印章使用情况进行自查自纠，发现问题及时整改。检查内容1.印章管理制度的执行情况，包括印章的刻制、启用、保管、使用、停用、销毁等环节是否符合规定。2.印章使用审批流程的执行情况，是否存在未经审批擅自使用印章的情况。3.印章保管情况，印章存放是否安全，保管人员是否履行职责。4.印章使用登记备案情况，是否对印章使用情况进行详细记录。违规处理1.对于违反本制度规定使用印章的行为，集团总部或各单位将视情节轻重，对相关责任人进行批评教育、警告、罚款等处理；给集团造成经济损失或不良影响的，将依法追究相关责任人的法律责任。2.对于因保管不善导致印章被盗用、丢失