财务印章安全管理制度

财务印章安全管理制度总则制度目的为加强公司财务印章的安全管理，规范财务印章的使用流程，防范财务风险，确保公司资金安全和财务工作的正常开展，特制定本制度。适用范围本制度适用于公司总部及所属各分支机构、子公司的财务印章管理。基本原则1.合法性原则：财务印章的刻制、使用和保管必须符合国家法律法规及公司相关规定。2.安全性原则：采取有效措施确保财务印章的安全，防止印章被盗用、冒用、丢失等情况发生。3.专人负责原则：明确专人负责财务印章的保管和使用，做到责任到人。4.审批使用原则：严格履行财务印章使用审批程序，未经批准不得擅自使用。财务印章的种类及保管财务印章的种类1.财务专用章：用于公司财务结算、票据背书、财务报表等财务事项。2.法定代表人印章：用于办理银行结算账户的开立、变更、销户等重要事项，以及签署财务文件等。3.发票专用章：用于开具发票等税务相关事项。4.其他财务印章：根据公司财务管理需要刻制的其他印章，如合同专用章（涉及财务条款）等。财务印章的保管1.财务专用章由公司财务部指定专人保管，保管人员应具备良好的职业道德和责任心。保管人员应将财务专用章存放在保险柜中，保险柜钥匙由保管人员自行保管，密码应严格保密。2.法定代表人印章一般由法定代表人本人或其授权的专人保管。如由授权专人保管，需办理书面授权手续，并明确授权范围和期限。保管方式同财务专用章。3.发票专用章由财务部负责发票管理的人员保管，不得与财务专用章、法定代表人印章由同一人保管。保管人员应按照税务部门的要求妥善保管发票专用章，防止印章损坏、丢失。4.其他财务印章根据印章的用途和管理要求，指定专人保管，并明确保管职责。保管人员应严格按照规定使用和保管印章，确保印章安全。财务印章的刻制与启用财务印章的刻制1.因公司业务需要刻制财务印章时，由财务部提出申请，填写《财务印章刻制申请表》，详细说明印章名称、用途、规格等信息。2.《财务印章刻制申请表》经财务部负责人审核、公司分管财务领导审批后，交公司综合管理部门统一办理刻制手续。3.综合管理部门应选择具有资质、信誉良好的印章刻制单位进行刻制，确保印章质量和安全性。4.印章刻制完成后，综合管理部门应及时将印章移交财务部，并办理交接手续。交接时应检查印章的外观、规格、材质等是否符合要求，并在《财务印章交接登记表》上签字确认。财务印章的启用1.新刻制的财务印章启用前，财务部应在《财务印章使用登记簿》上进行登记，注明印章名称、启用日期、保管人员等信息。2.同时，财务部应将新印章的印模留存一份，作为印章使用和核对的依据。印模应加盖在《财务印章使用登记簿》及相关财务档案资料上。3.启用后的财务印章应按照本制度规定的保管和使用要求进行管理。财务印章的使用使用范围1.财务专用章用于公司各类款项的收付结算，包括支票、汇票、本票等票据的背书。在财务报表、财务报告、税务申报等财务文件上加盖。其他经公司财务负责人批准的财务事项。2.法定代表人印章用于办理银行结算账户的重要业务，如开立、变更、销户等手续。在涉及公司重大财务决策、对外投资、融资等重要财务文件上加盖。其他经法定代表人或其授权人批准的事项。3.发票专用章用于公司对外开具的各类发票上加盖。4.其他财务印章根据印章的具体用途，在相应的财务业务或文件上加盖。使用流程1.申请：使用财务印章时，申请人应填写《财务印章使用申请表》，详细说明用印事项、金额、涉及的合同或文件名称等信息。2.审批《财务印章使用申请表》经申请人所在部门负责人审核后，报财务部负责人审批。对于涉及重大财务事项、金额较大的用印申请，还需报公司分管财务领导或法定代表人审批。3.盖章：审批通过后，申请人将《财务印章使用申请表》交财务印章保管人员，保管人员按照申请表上的批准内容在相应文件或票据上加盖印章，并在《财务印章使用登记簿》上记录用印日期、用印事项、批准人等信息。4.登记：用印完成后，保管人员应及时将《财务印章使用申请表》及相关文件或票据进行归档保存，以备查阅。特殊情况的处理1.因紧急业务需要使用财务印章，而相关审批人员无法及时签字审批时，经公司财务负责人同意后，可先使用印章，但事后应及时补办审批手续。2.如遇法定代表人出差等特殊情况，无法及时签署涉及法定代表人印章的文件时，可由法定代表人授权其他人员代为签署，并出具书面授权文件。财务印章的交接交接原因1.财务印章保管人员因工作调动、离职等原因，需要办理印章交接手续。2.因公司内部机构调整、印章保管职责变更等原因，需要进行财务印章交接。交接流程1.交接前，原保管人员应将财务印章的使用情况进行清理，核对印章数量、使用记录等，并在《财务印章使用登记簿》上注明截止交接日期的使用情况。2.原保管人员填写《财务印章交接清单》，详细列出交接的印章名称、数量、启用日期、保管期限等信息，并在清单上签字确认。3.交接时，原保管人员与新保管人员应在公司财务部负责人或其他指定人员的监督下，当面进行印章交接。交接过程中，应仔细核对印章的外观、规格、材质等是否完好无损，并在《财务印章交接清单》上签字确认。4.交接完成后，《财务印章交接清单》一式三份，原保管人员、新保管人员各执一份，财务部留存一份备案。财务印章的挂失与补办挂失1.发现财务印章丢失、被盗用、冒用等情况时，保管人员应立即向公司财务部负责人报告，并采取相应的应急措施，如暂停使用该印章、通知相关部门和客户等。2.财务部负责人接到报告后，应及时向公司分管财务领导汇报，并组织相关人员进行调查，查明原因和责任。3.根据调查结果，公司应及时向公安机关报案，并在媒体上发布挂失声明，声明该印章作废，以防止他人冒用造成损失。补办1.财务印章挂失后，如需补办，由财务部填写《财务印章挂失补办申请表》，详细说明印章挂失原因、补办印章的名称、规格等信息。2.《财务印章挂失补办申请表》经财务部负责人审核、公司分管财务领导审批后，交公司综合管理部门办理补办手续。3.综合管理部门按照本制度规定的刻制流程办理印章补办事宜，补办后的印章启用前，应按照本制度规定进行登记和管理。监督检查与责任追究监督检查1.公司财务部应定期对财务印章的保管和使用情况进行检查，确保印章管理符合本制度规定。2.检查内容包括印章的保管是否安全、使用流程是否规范、审批手续是否齐全等。3.对于检查中发现的问题，财务部应及时提出整改意见，并跟踪整改情况，确保问题得到妥善解决。责任追究1.对于违反本制度规定，擅自使用财务印章、保管不善导致印章丢失或被盗用等行为，公司将视情节轻重，追究相关人员的责任。2.如因印章使用不当给公司造成