项目外协材料管理制度

项目外协材料管理制度总则1.目的为加强公司项目外协材料的管理，规范外协材料的采购、供应、使用、库存等环节，确保项目顺利进行，降低成本，提高经济效益，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司所有涉及外协材料的项目，包括但不限于产品制造、工程建设、技术服务等项目中所需的外协采购材料。3.职责分工采购部门负责外协材料供应商的开发、评估、选择和管理。制定外协材料采购计划，组织采购活动，确保材料按时、按质、按量供应。负责与供应商签订采购合同，跟踪合同执行情况，处理采购过程中的问题。项目部门根据项目需求，提出外协材料的规格、型号、数量等要求，并提交给采购部门。参与供应商的评估和选择，协助采购部门进行采购谈判。负责外协材料的到货验收，对材料的质量、数量、规格等进行核对，如发现问题及时通知采购部门处理。负责协调项目现场与外协材料相关的工作，确保材料的正确使用和合理库存。质量部门制定外协材料的检验标准和检验流程，负责对外协材料进行检验和质量控制。对采购的外协材料进行抽检或全检，判定材料是否合格，对不合格材料提出处理意见。参与供应商的质量评估，协助采购部门选择质量可靠的供应商。仓库管理部门负责外协材料的入库、存储、保管和发放工作。建立外协材料库存台账，定期盘点库存，确保账实相符。按照规定的程序和要求发放外协材料，做好发放记录。财务部门负责外协材料采购资金的预算安排和支付管理。对外协材料采购成本进行核算和分析，提供相关财务数据和报告。审核采购合同、发票等财务凭证，确保财务处理的准确性和合规性。外协材料供应商管理1.供应商开发采购部门应根据项目需求和公司供应商管理要求，通过多种渠道开发外协材料供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。对潜在供应商进行初步调查，了解其基本情况、生产能力、质量控制水平、价格水平、售后服务等方面的信息，并填写《供应商基本情况调查表》。采购部门组织相关部门（如项目部门、质量部门）对潜在供应商进行实地考察，评估其综合实力和是否符合公司要求。实地考察内容包括供应商的生产设施、工艺流程、质量管理体系、人员配备等。2.供应商评估采购部门定期（每年至少一次）对现有供应商进行评估，评估指标包括质量、交货期、价格、服务等方面。质量方面，主要考核供应商提供的外协材料的合格率、退货率等指标；交货期方面，考核供应商是否按时交货，交货准时率等；价格方面，比较供应商的报价与市场行情，评估其价格合理性；服务方面，考察供应商的售后服务响应速度、解决问题的能力等。采购部门根据评估结果，对供应商进行分类管理，分为A、B、C三类。A类为优秀供应商，给予优先合作机会和优惠政策；B类为合格供应商，维持正常合作关系；C类为不合格供应商，限制或停止合作，并要求其限期整改。3.供应商选择在选择外协材料供应商时，应遵循公开、公平、公正的原则，综合考虑供应商的质量、价格、交货期、服务等因素。对于重要的外协材料采购项目，应采用招标、竞争性谈判等方式选择供应商，确保采购过程的透明度和公正性。采购部门与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括材料规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、售后服务等条款。4.供应商管理采购部门建立供应商档案，记录供应商的基本信息、评估结果、合作历史、合同执行情况等内容，并定期更新。加强与供应商的沟通与协调，定期召开供应商会议，反馈项目需求和质量要求，了解供应商的生产经营情况，共同解决合作过程中出现的问题。对供应商的表现进行跟踪和评价，如发现供应商出现质量问题、交货延迟、服务不到位等情况，及时发出书面通知，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，应暂停或终止合作。外协材料采购管理1.采购计划制定项目部门根据项目进度计划，提前向采购部门提交外协材料需求计划，明确材料的规格、型号、数量、需求时间等信息。采购部门结合项目需求计划、库存情况、市场供应情况等因素，制定外协材料采购计划。采购计划应包括采购材料的详细清单、预计采购时间、采购预算等内容。采购计划经采购部门负责人审核后，报公司分管领导审批。审批通过后的采购计划作为采购活动的依据。2.采购实施采购部门根据采购计划，选择合适的采购方式进行采购。采购方式包括招标采购、询价采购、竞争性谈判采购、单一来源采购等，应根据采购金额、采购性质、市场情况等因素合理选择。对于招标采购项目，采购部门应按照相关法律法规和公司招标管理规定，编制招标文件，发布招标公告，组织开标、评标、定标等工作。在采购过程中，采购人员应与供应商进行充分沟通，确保采购材料的规格、型号、质量等符合项目要求。如发现问题，及时与供应商协商解决。采购部门与供应商签订采购合同后，应跟踪合同执行情况，及时掌握供应商的生产进度、发货情况等信息，确保材料按时、按质、按量供应。3.采购合同管理采购合同应明确双方的权利和义务，包括材料规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、售后服务等条款。合同条款应符合法律法规和公司相关规定，避免出现模糊不清或歧义的表述。采购部门负责采购合同的起草、审核、签订、执行、变更、终止等全过程管理。合同签订前，应经公司法务部门或法律顾问审核，确保合同的合法性和有效性。采购合同签订后，采购部门应及时将合同副本分发给项目部门、质量部门、仓库管理部门等相关部门，以便各部门做好相应的准备工作。在合同执行过程中，如需要变更合同条款，采购部门应与供应商协商一致，并签订书面变更协议。变更协议作为原合同的补充文件，具有同等法律效力。采购合同执行完毕后，采购部门应及时对合同进行总结和评价，分析合同执行过程中的经验教训，为今后的采购工作提供参考。外协材料验收管理1.验收准备项目部门在接到采购部门通知的外协材料到货时间前，应安排专人负责验收工作，并明确验收人员的职责和分工。验收人员应熟悉外协材料的规格、型号、质量标准、检验方法等要求，准备好必要的验收工具和设备，如量具、检测仪器等。仓库管理部门应提前做好收货场地和存储设施的准备工作，确保到货材料能够及时、安全地入库。2.到货验收外协材料到货时，供应商应提供送货清单、质量证明文件等相关资料。验收人员首先核对送货清单与采购合同的一致性，包括材料名称、规格、型号、数量等信息。按照验收标准和检验流程，对到货材料的质量、数量、规格等进行检验。质量检验可采用抽检或全检的方式，检验内容包括外观质量、尺寸精度、性能指标等。对于重要的外协材料或质量要求较高的材料，验收人员可邀请质量部门的专业人员共同参与验收工作，确保验收结果的准确性和可靠性。如发现到货材料存在质量问题、数量短缺、规格不符等情况，验收人员应及时填写《外协材料验收不合格报告》，详细记录问题情况，并通知采购部门与供应商联系处理。3.验收结果处理对于验收合格的外协材料，验收人员在送货清单上签字确认，并办理入库手续。仓库管理部门按照规定的存储要求，将材料妥善存放，并更新库存台账。对于验收不合格的外协材料，采购部门应及时与供应商沟通，要求其在规定的时间内采取补货、换货、退货等措施。供应商处理后，重新进行验收，直至验收合格为止。如因外协材料质量问题给项目造成损失的，采购部门应根据合同约定，要求供应商承担相应的赔偿责任。同时，应分析原因，采取改进措施，防止类似问题再次发生。外协材料库存管理1.库存规划仓库管理部门应根据项目需求、采购周期、库存周转率等因素，合理规划外协材料的库存水平，制定库存定额。库存定额应包括最高库存量、最低库存量和安全库存量等指标。最高库存量是指为防止材料积压而设定的库存上限；最低库存量是指为保证项目正常进行而设定的库存下限；安全库存量是指为应对突发情况（如供应商延迟交货、市场供应短缺等）而设定的额外库存。仓库管理部门应定期对库存定额进行评估和调整，确保其合理性和有效性。2.入库管理外协材料到货后，仓库管理部门验收人员应按照验收程序进行验收，验收合格后办理入库手续。入库人员应根据送货清单和验收结果，将材料准确无误地搬运至指定的存储位置，并填写《外协材料入库单》，详细记录材料的名称、规格、型号、数量、供应商等信息。《外协材料入库单》应一式多联，分别由仓库管理部门、采购部门、财务部门等留存，作为记账、核算、对账的依据。3.存储管理仓库管理部门应根据外协材料的特性和要求，提供适宜的存储环境，确保材料质量不受影响。例如，对于易受潮的材料，应存放在干燥通风的仓库；对于易燃易爆的材料，应按照相关规定进行特殊存储。对库存的外协材料应进行分类存放，标识清晰，便于查找和管理。同时，应建立库存台账，实时记录材料的出入库情况，做到账实相符。仓库管理部门应定期对库存材料进行盘点，盘点周期可根据实际情况确定，一般为每月或每季度进行一次全面盘点。盘点时，应认真核对库存数量与台账记录是否一致，如发现差异，应及时查明原因并进行处理。4.发放管理项目部门根据项目实际需求，填写《外协材料领料单》，注明材料名称、规格、型号、数量、用途等信息，并经项目负责人签字批准后，到仓库管理部门领取外协材料。仓库管理部门发放人员应根据《外协材料领料单》进行核对，确认无误后，按照先进先出的原则发放材料，并在《外协材料领料单》上签字确认。《外协材料领料单》应一式多联，分别由仓库管理部门、项目部门、财务部门等留存，作为发放记录和成本核算的依据。仓库管理部门应定期统计外协材料的发放情况，分析材料消耗规律，为采购计划的制定提供参考。外协材料成本控制与核算1.成本控制采购部门应通过优化采购流程、选择合适的供应商、谈判合理的价格等方式，降低外协材料的采购成本。同时，应关注市场价格动态，及时调整采购策略，争取获得更有利的采购条件。项目部门应合理安排项目进度，避免因进度延误导致外协材料的积压和浪费。同时，应加强对项目现场的管理，确保材料的正确使用，减少损耗。仓库管理部门应加强库存管理，合理控制库存水平，避免库存积压或缺货。同时，应做好库存盘点工作，及时发现和处理库存盈亏问题，降低库存成本。2.成本核算财务部门应建立健全外协材料成本核算制度，明确成本核算的对象、方法、流程等。外协材料成本核算应包括采购成本、运输成本、仓储成本、损耗成本等内容。采购成本是指购买外协材料所支付的货款、运费、装卸费等费用；运输成本是指将外协材料运输至公司所发生的费用；仓储成本是指存储外协材料所发生的仓库租金、保管费用等；损耗成本是指因材料损耗而产生的成本。财务部门应定期对外协材料成本进行核算和分析，编制成本报表，为公司管理层提供成本信息和决策支持。同时，应对比实际成本与预算成本，找出成本差异原因，采取相应的措施进行控制和改进。监督与考核1.监督检查公司内部审计部门应定期对外协材料管理情况进行监督检查，检查内容包括采购流程的合规性、供应商管理的有效性、验收工作的准确性、库存管理的规范性、成本控制的执行情况等。审计部门应制定详细的检查计划和检查表，采用抽样检查、实地查看、查阅资料等方式进行检查。对于检查中发现的问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改情况，确保问题得到有效解决。公司管理层应定期听取外协材料管理工作汇报，了解工作进展情况和存在的问题，对管理工作进行指导和监督，推动各项管理制度的有效执行。2.考核评价公司建立外协材料管理考核评价机制，对采购部门、项目部门、质量部门、仓库管理部门等相关部门在外协材料管理工作中的表现进行考核评价。考核评价指标应包括采购成本控制、交货期保证、材料质量、库存管理、服务满意度等方面。考核方式可采用定量考核与定性考核相结合的方式，如根据采购成本降低率、交货准时率