通信设备使用管理制度

通信设备使用管理制度总则1.目的为加强公司通信设备的管理，规范通信设备的使用行为，确保通信设备的正常运行，提高工作效率，保障公司信息安全，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司全体员工使用的各类通信设备，包括但不限于手机、固定电话、对讲机、无线路由器等。3.基本原则规范使用原则：员工应按照公司规定的使用方式和流程使用通信设备，确保通信设备的正常运行和信息安全。安全保密原则：员工在使用通信设备过程中，应严格遵守国家有关法律法规和公司的保密制度，不得泄露公司机密信息。节约资源原则：员工应合理使用通信设备，避免浪费通信资源，降低公司通信成本。通信设备配置与发放1.设备配置标准根据员工工作岗位和工作需要，公司统一配置通信设备。对于特殊岗位或工作需要，经公司领导批准后，可额外配置通信设备。2.设备发放流程需求申请：员工根据工作需要，填写《通信设备需求申请表》，注明申请设备的类型、数量及申请理由，提交至所在部门负责人审核。部门审核：部门负责人对员工的申请进行审核，审核通过后签字确认，并提交至人力资源部。人力资源部审核：人力资源部对部门提交的申请进行审核，审核通过后签字确认，并提交至行政部。行政部发放：行政部根据人力资源部审核通过的申请，负责采购或调配通信设备，并发放至员工手中。员工在领取通信设备时，需在《通信设备发放登记表》上签字确认。通信设备使用规定1.手机使用规定上班时间：员工在上班时间应保持手机畅通，以便及时接收工作信息和处理工作事务。如有特殊情况需要关机或调整手机铃声，应提前向所在部门负责人报备。公私分明：员工应将个人生活与工作区分开来，不得在工作时间使用手机处理私人事务，如玩游戏、看视频、聊天等。会议与培训：在公司组织的会议、培训等活动期间，员工应将手机调至静音或关机状态，不得随意接听或拨打手机，以免影响会议和培训的正常进行。紧急情况：如遇紧急情况需要使用手机，员工应尽量避免影响他人，可暂时离开会议或培训现场，在不干扰他人的情况下使用手机。2.固定电话使用规定业务联系：固定电话主要用于公司内部业务联系和对外业务沟通。员工应按照公司规定的电话号码和流程使用固定电话，不得随意拨打与工作无关的电话。通话规范：员工在使用固定电话时，应礼貌用语，简洁明了地表达通话内容，不得长时间占用电话线路，影响他人使用。费用控制：员工应严格控制固定电话的使用费用，避免因不必要的通话导致公司通信成本增加。如发现异常通话费用，应及时向所在部门负责人报告。3.对讲机使用规定使用范围：对讲机主要用于公司内部特定区域的通信联络，如生产车间、仓库、施工现场等。员工应在规定的使用范围内使用对讲机，不得擅自扩大使用范围。频道设置：对讲机的频道由公司统一设置和管理，员工不得擅自更改频道设置。如有特殊情况需要调整频道，应向所在部门负责人申请，经批准后由行政部负责调整。通话规范：员工在使用对讲机时，应使用规范的语言和术语，清晰准确地传达信息。不得使用对讲机进行与工作无关的通话，如闲聊、开玩笑等。保管维护：员工应妥善保管对讲机，不得随意损坏或丢失。如发现对讲机出现故障或损坏，应及时向所在部门负责人报告，并交至行政部进行维修。4.无线路由器使用规定安装使用：无线路由器由公司统一安装和管理，员工不得擅自安装或更改无线路由器的设置。如需使用无线路由器，应向所在部门负责人申请，经批准后由行政部负责安装和配置。网络安全：员工在使用无线路由器时，应注意网络安全，设置强密码，并定期更换密码。不得随意连接不明来源的无线网络，以免遭受网络攻击或泄露公司信息。使用范围：无线路由器仅供公司内部员工在办公区域内使用，不得用于其他用途。员工不得擅自将无线路由器带出公司或转借他人使用。费用控制：员工应合理使用无线路由器，避免因过度使用导致公司网络带宽不足或网络费用增加。如发现异常网络流量，应及时向所在部门负责人报告。通信设备维护与保养1.维护保养责任行政部：负责公司通信设备的统一维护和保养工作，制定通信设备维护计划，定期对通信设备进行检查、维修和保养，确保通信设备的正常运行。使用部门：负责本部门通信设备的日常维护和保养工作，指定专人负责通信设备的管理，督促员工正确使用通信设备，发现问题及时向行政部报告。员工个人：负责自己使用的通信设备的日常保养和维护，保持通信设备的清洁和完好，如发现通信设备出现故障或损坏，应及时向所在部门负责人报告。2.维护保养内容手机维护保养：定期清理手机内存、缓存和垃圾文件，检查手机电池电量和充电情况，及时更换手机电池。避免手机进水、受潮、摔落等情况，如有故障及时送修。固定电话维护保养：定期检查固定电话线路是否正常，话机是否清洁、完好，按键是否灵敏。如有故障及时通知行政部进行维修。对讲机维护保养：定期检查对讲机电池电量、信号强度和通话质量，清洁对讲机外壳和天线。避免对讲机受到剧烈撞击、挤压或进水，如有故障及时送修。无线路由器维护保养：定期检查无线路由器的运行状态，包括网络连接、信号强度、带宽使用等情况。清理无线路由器的散热口，避免过热影响性能。如有故障及时通知行政部进行维修。3.维修与更换故障报告：员工发现通信设备出现故障后，应及时向所在部门负责人报告，并填写《通信设备故障报告表》，注明故障现象、发生时间、使用人员等信息。维修申请：所在部门负责人对故障报告进行审核后，如确认为设备故障，应向行政部提交《通信设备维修申请表》，申请维修服务。维修处理：行政部接到维修申请后，根据故障情况安排维修人员进行维修。对于简单故障，维修人员应在现场及时修复；对于复杂故障，维修人员应将设备带回维修中心进行维修，并尽快修复后返还使用部门。更换设备：如通信设备经维修后仍无法正常使用或已达到使用寿命，行政部应根据公司规定的流程进行设备更换。更换设备时，员工应将原设备交回行政部，并领取新设备。通信费用管理1.费用标准公司根据员工工作岗位和工作需要，制定通信费用补贴标准。具体补贴标准见《通信费用补贴标准表》。对于超出补贴标准的通信费用，由员工个人承担。2.费用报销报销范围：员工因工作需要发生的通信费用，如手机话费、固定电话话费、网络费用等，在符合公司规定的报销范围内，可按照公司报销流程进行报销。报销凭证：员工报销通信费用时，应提供正规的发票或收据作为报销凭证。发票或收据上应注明通信费用的明细、金额、日期等信息，并加盖发票专用章或财务专用章。报销流程：员工填写《通信费用报销申请表》，附上报销凭证，经所在部门负责人审核签字后，提交至财务部审核。财务部审核通过后，按照公司规定的报销周期进行报销。3.费用控制定期统计：行政部每月对公司通信费用进行统计分析，及时掌握通信费用的支出情况，发现异常费用应及时与相关部门和人员沟通核实。预算管理：财务部根据公司年度预算和通信费用支出情况，制定通信费用预算计划，并对通信费用的支出进行监控和控制。如发现通信费用超出预算，应及时分析原因，并采取相应的措施进行调整。节约措施：公司鼓励员工节约使用通信资源，如合理使用手机流量、减少不必要的通话时长、避免长时间占用固定电话线路等。对于节约通信费用表现突出的员工，公司将给予一定的奖励。通信设备安全管理1.信息安全密码管理：员工应妥善保管通信设备的密码，不得将密码泄露给他人。密码应设置为强密码，包含字母、数字和特殊字符，并定期更换密码。数据备份：员工应定期备份通信设备中的重要数据，如联系人信息、短信、文件等，以免数据丢失或损坏。备份数据可存储在公司指定的存储设备或云盘上。防止泄露：员工在使用通信设备过程中，应严格遵守公司的保密制度，不得泄露公司机密信息。如发现信息泄露情况，应及时向所在部门负责人报告，并采取相应的措施进行处理。2.物理安全妥善保管：员工应妥善保管通信设备，避免将通信设备随意放置或丢失。如通信设备丢失或被盗，应及时向所在部门负责人报告，并采取相应的措施进行挂失和处理。防止损坏：员工在使用通信设备过程中，应注意保护通信设备，避免受到剧烈撞击、挤压、摔落、进水、受潮等情况。如通信设备出现故障或损坏，应及时送修或更换。禁止私拆：未经公司批准，员工不得擅自拆卸、改装通信设备，以免影响通信设备的正常运行和性能。违规处理1.违规行为违反本制度规定，在工作时间使用通信设备处理私人事务，影响工作效率和工作秩序的。未经公司批准，擅自安装、更改或拆卸通信设备的设置，导致通信设备无法正常运行或影响公司网络安全的。泄露公司机密信息或因使用通信设备不当导致公司信息泄露的。故意损坏通信设备或因保管不善导致通信设备丢失的。违反通信费用管理规定，虚报、多报通信费用的。2.处理措施对于首次违反本制度规定的员工，所在部门负责人应进行批评教育，并责令其立即改正。对于多次违反本制度规定或情节严重的