局痕迹管理制度

局痕迹管理制度总则目的为加强本局工作管理，规范工作痕迹，确保各项工作可追溯、可查询、可监督，提高工作效率和质量，特制定本制度。适用范围本制度适用于本局全体工作人员在履行工作职责过程中形成的各类痕迹资料管理。基本原则1.真实性原则：痕迹资料应如实反映工作开展的过程和结果，确保信息真实可靠。2.完整性原则：涵盖工作的各个环节和方面，保证痕迹资料全面、系统。3.规范性原则：痕迹的记录、整理、归档等操作应符合统一的标准和规范。4.保密性原则：涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的痕迹资料，应严格按照保密规定进行管理。痕迹管理内容文件资料痕迹1.收文处理对收到的文件进行登记，记录文件名称、文号、来文单位、收文日期等信息。按照规定的流程进行传阅、批示、办理，并在文件上注明处理情况和日期。将处理完毕的文件及时归档，确保文件流转过程清晰可查。2.发文管理拟制文件时，明确文件的主题、内容、格式等要求。对发文进行审核、签发，记录审核意见和签发人。编号、排版、印制文件，登记发文日期、文号、份数、发放范围等。将发文底稿、正本及相关附件一并归档保存。3.内部文件本局自行制定的各类规章制度、工作计划、总结报告等文件，应明确起草人、审核人、批准人。按照规定的格式和编号进行编写，注明文件生效日期和有效期。定期对内部文件进行清理和修订，确保文件的时效性和准确性。会议活动痕迹1.会议筹备确定会议主题、时间、地点、参会人员等信息，制定会议议程。准备会议资料，如会议通知、发言稿、汇报材料等，并记录资料准备情况。安排会议场地布置、设备调试等工作，记录相关事项和责任人。2.会议记录安排专人负责会议记录，准确记录会议内容、讨论要点、决议事项等。会议记录应使用专用的记录本，记录清晰、完整，注明会议主持人、记录人、日期。会后及时整理会议记录，形成会议纪要，经审核后发送给参会人员，并归档保存。3.活动组织策划活动方案，明确活动目的、内容、流程、时间、地点等。做好活动宣传、报名、物资准备、现场布置等工作，记录相关工作的开展情况。对活动过程进行拍照、录像，收集活动相关资料，如签到表、讲话稿、图片、视频等，活动结束后及时整理归档。工作流程痕迹1.业务办理流程根据本局各项业务工作的特点，制定详细的业务办理流程图，明确每个环节的工作内容、责任人员、办理时限等。工作人员在办理业务过程中，应按照流程图的要求，及时记录每个环节的办理情况，如受理时间、办理进度、审批意见、办结时间等。建立业务办理台账，对业务办理情况进行跟踪和统计，确保业务办理流程顺畅、高效。2.工作交接痕迹工作人员因工作调动、休假等原因需要进行工作交接时，应填写工作交接清单，详细列出交接的工作事项、文件资料、未完成的工作任务等。交接双方应在交接清单上签字确认，并注明交接日期。接收人应对交接的工作进行认真核对，如有疑问及时与交接人沟通解决。交接完成后，交接清单应归档保存。监督检查痕迹1.内部监督检查定期开展内部监督检查工作，制定检查计划，明确检查内容、范围、方法、时间等。检查人员应填写检查记录，记录检查发现的问题、整改要求、整改责任人、整改期限等。对检查发现的问题进行跟踪复查，确保问题得到及时整改。整改情况应记录在案，并归档保存。2.外部监督检查对于上级部门、审计机关、纪检监察部门等开展的外部监督检查，应积极配合，提供相关资料和情况说明。对外部监督检查提出的意见和建议，应认真研究，制定整改措施，并按时报送整改情况报告。将外部监督检查的相关资料，如检查通知、检查报告、整改报告等进行整理归档。痕迹管理方式纸质记录1.使用统一印制的记录本、表格、文件等进行纸质痕迹记录。2.纸质记录应字迹清晰、内容完整，不得随意涂改。如有涂改，应在涂改处加盖涂改人印章或签字确认。3.定期对纸质记录进行整理和装订，按照类别和时间顺序进行存放，便于查阅和保管。电子记录1.利用办公自动化系统、电子文档管理系统等对文件资料、会议记录、工作流程等进行电子记录。2.电子记录应按照规定的格式和命名规则进行存储，确保数据的准确性和完整性。3.定期对电子记录进行备份，防止数据丢失。同时，建立数据访问权限管理制度，确保电子记录的安全性和保密性。影像记录1.在重要会议、活动、业务办理现场等使用照相机、摄像机等设备进行影像记录。2.影像记录应清晰、完整，能够真实反映工作场景和过程。3.及时对影像资料进行整理和分类，标注拍摄时间、地点、内容等信息，并存储在专用的存储设备或服务器上。痕迹管理职责部门职责1.办公室负责本局文件资料痕迹管理的统筹协调工作，制定文件资料管理制度和流程。指导和监督各部门文件资料的收文、发文、归档等工作。负责本局会议活动的组织协调，做好会议活动痕迹资料的收集、整理和归档工作。保管本局重要文件资料和档案，按照规定提供查阅服务。2.各业务部门负责本部门业务工作痕迹资料的记录、整理和保管。按照文件资料管理制度和业务办理流程，做好文件的起草、审核、签发、归档等工作。组织开展本部门的会议和活动，及时记录相关情况，并将痕迹资料报送办公室归档。配合办公室做好内部监督检查和外部监督检查痕迹资料的提供和整改工作。工作人员职责1.文件资料管理人员负责文件资料的收发、登记、传阅、整理、归档等具体工作。严格遵守文件资料管理规定，确保文件资料的安全和保密。及时更新文件资料管理系统，保证文件资料信息的准确和完整。2.会议记录人员认真做好会议记录工作，准确记录会议内容和决议事项。会后及时整理会议记录，形成会议纪要，并按照要求发送给相关人员。妥善保管会议记录资料，便于查阅和追溯。3.业务办理人员在业务办理过程中，按照规定记录工作痕迹，确保业务办理流程清晰、可查。及时整理和归档业务办理过程中形成的各类文件资料，保证资料的完整性和准确性。配合做好工作交接和监督检查等痕迹管理工作。痕迹资料归档与保管归档范围1.各类文件资料，包括收文、发文、内部文件、会议文件、业务文件等。2.会议活动相关资料，如会议通知、议程、记录、纪要、活动方案、图片、视频等。3.工作流程记录，如业务办理台账、工作交接清单、检查记录等。4.监督检查资料，如内部监督检查计划、报告、整改记录，外部监督检查通知、报告、整改报告等。归档要求1.归档资料应齐全、完整，符合真实性、完整性、规范性要求。2.按照文件资料的类别、时间顺序进行分类整理，编制目录和索引，便于查找和利用。3.归档的纸质资料应装订整齐，电子资料应存储在专用的存储设备或服务器上，并建立相应的索引目录。4.对归档资料进行编号和标识，确保每份资料都有唯一的编号，便于管理和查询。保管期限1.永久保管本局制定的重要规章制度、长期规划、总结报告等文件资料。涉及本局重大决策、重要业务活动、重大案件等具有长期保存价值的文件资料。上级部门下发的具有长期指导意义的重要文件。2.定期保管一般文件资料保管期限为[X]年，期满后经鉴定可进行销毁。会议活动资料、工作流程记录、监督检查资料等保管期限根据实际情况确定，一般不少于[X]年。保管措施1.设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.建立档案管理制度，明确档案管理人员职责，定期对档案进行检查和盘点，确保档案的安全和完整。3.对电子档案采取加密存储、异地备份等措施，防止数据丢失和损坏。4.严格控制档案查阅权限，查阅档案应办理登记手续，经批准后方可查阅。查阅人员不得擅自涂改、抽取、销毁档案资料。痕迹资料查阅与利用查阅权限1.本局工作人员因工作需要查阅本局痕迹资料的，应填写查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.外单位因工作需要查阅本局痕迹资料的，应持单位介绍信和有效身份证件，经本局分管领导批准后，方可查阅。查阅内容涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的，应严格按照保密规定办理相关手续。3.查阅档案资料应在档案管理部门指定的地点进行，查阅人员不得擅自将档案资料带出指定地点。查阅程序1.查阅申请人填写查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息。2.申请表经所在部门负责人或分管领导批准后，提交档案管理部门。3.档案管理部门根据申请表提供相应的档案资料，并做好查阅登记工作，记录查阅人姓名、单位、查阅时间、查阅内容等。4.查阅人员查阅完毕后，应及时将档案资料归还档案管理部门，并在查阅登记表上签字确认。利用规定1.查阅痕迹资料仅供查阅人在规定的范围内使用，不得擅自复制、传播、泄露档案内容。2.如需复制档案资料，应按照档案管理部门的规定办理相关手续，经批准后方可复制。复制的档案资料应与原件一致，并注明复制日期、复制人等信息。3.档案管理部门应积极为利用者提供服务，根据利用需求，对档案资料进行整理、汇编等加工，为工作决策和研究提供参考依据。痕迹资料销毁销毁范围1.已到保管期限且无保存价值的档案资料。2.经鉴定确认不再具有保存意义的文件资料、会议活动资料、工作流程记录、监督检查资料等。3.因机构改革、工作调整等原因不再适用的文件资料。销毁程序1.档案管理部门定期对档案资料进行清理，提出销毁意见，编制销毁清单。2.销毁清单经档案