受控库管理制度

受控库管理制度一、总则（一）目的为了规范公司受控库的管理，确保公司各类文件、资料、数据等资产的安全、完整和有效利用，提高工作效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有与受控库相关的文件、资料、数据等的管理，包括但不限于技术文档、项目文档、合同文件、财务报表、行政文件等。（三）定义1.受控库：指公司用于集中存储和管理重要文件、资料、数据等资产的数据库或存储系统，具有严格的访问控制和版本管理功能。2.受控文件：指纳入受控库管理的文件，包括纸质文件和电子文件，具有一定的保密性、完整性和时效性要求。3.版本管理：对受控文件的不同版本进行标识、存储、追溯和控制的过程，确保各部门使用的是最新有效版本。二、受控库的建立与维护（一）受控库的选型与建设1.根据公司业务需求和数据管理要求，选择合适的受控库管理系统，如企业内容管理系统（ECM）、版本控制系统（VCS）等。2.在选型过程中，应充分考虑系统的功能、性能、安全性、可扩展性等因素，确保满足公司长期发展的需要。3.由信息技术部门负责受控库管理系统的建设和部署，包括系统的安装、配置、测试等工作。在建设过程中，应与相关业务部门密切合作，确保系统功能符合业务需求。（二）受控库的初始化1.在受控库管理系统上线前，对系统进行初始化设置，包括创建库结构、定义权限角色、设置版本控制规则等。2.将公司现有的重要文件、资料、数据等进行梳理和分类，按照受控库的管理要求进行录入和存储。在录入过程中，应确保数据的准确性、完整性和规范性。3.建立受控文件的编号规则和命名规范，确保文件的标识清晰、唯一，便于查询和管理。（三）受控库的日常维护1.信息技术部门负责受控库管理系统的日常维护和管理，包括系统的运行监控、故障排除、数据备份与恢复等工作。2.定期对受控库进行清理和优化，删除过期、无用的文件和数据，确保库中数据的有效性和及时性。3.根据公司业务发展和管理需求的变化，及时对受控库的结构、权限、版本控制规则等进行调整和优化，确保系统始终满足公司的实际需求。三、受控文件的分类与编号（一）受控文件的分类1.技术文档类：包括产品设计文档、技术方案、测试报告、用户手册等。2.项目文档类：包括项目计划、项目进度报告、项目总结报告、项目文档清单等。3.合同文件类：包括采购合同、销售合同、租赁合同、服务合同等。4.财务报表类：包括资产负债表、利润表、现金流量表、财务分析报告等。5.行政文件类：包括公司规章制度、会议纪要、通知公告、人事档案等。6.其他类：包括公司认为需要纳入受控库管理的其他文件、资料、数据等。（二）受控文件的编号1.受控文件应按照分类进行编号，编号应具有唯一性和系统性。编号格式如下：技术文档类：JSD[年份][流水号]项目文档类：XMD[年份][项目编号][流水号]合同文件类：HT[年份][合同编号]财务报表类：CWB[年份][报表期]行政文件类：XZ[年份][文件编号]其他类：QT[年份][流水号]2.其中，年份为文件产生的年份，采用公元纪年，如"2023"；流水号为该类文件在当年的顺序号，从"001"开始依次递增；项目编号为公司内部项目的唯一标识符；合同编号为公司合同管理系统中合同的编号；报表期为财务报表的所属期间，如"2023年第一季度"。四、受控文件的上传与下载（一）受控文件的上传1.各部门应指定专人负责受控文件的上传工作，确保上传文件的准确性、完整性和规范性。2.在上传受控文件前，上传人员应按照受控文件的编号规则和命名规范对文件进行命名和编号，并确保文件内容清晰、可读。3.上传人员应在受控库管理系统中填写文件的相关信息，包括文件名称、编号、版本号、分类、上传日期、上传人等，确保信息的准确性和完整性。4.对于重要的受控文件，上传人员应在上传前进行必要的审核和审批，确保文件符合公司的相关规定和要求。审核和审批流程可根据文件的性质和重要程度进行设定。（二）受控文件的下载1.公司员工因工作需要下载受控文件时，应向本部门负责人提出申请，说明下载文件的用途和必要性。2.部门负责人应根据员工的工作需要进行审核，审核通过后在受控库管理系统中批准下载申请。3.员工在获得部门负责人批准后，可在受控库管理系统中按照规定的权限进行文件下载。下载后的文件应妥善保管，不得擅自传播、修改或用于其他非工作目的。4.对于涉及公司机密或敏感信息的受控文件，下载人员应严格遵守公司的保密制度，采取必要的保密措施，防止信息泄露。五、受控文件的版本管理（一）版本标识1.受控文件应进行版本管理，每个版本应具有唯一的版本标识。版本标识应包含版本号和修订日期，格式如下：V[版本号][修订日期]2.版本号采用数字编号，初始版本号为"1.0"，当文件进行修订时，版本号依次递增。修订日期采用"年/月/日"格式，如"2023/05/10"。（二）版本修订1.当受控文件的内容发生变化时，文件的编制部门应及时对文件进行修订，并在受控库管理系统中更新文件的版本信息。2.修订后的文件应重新进行审核和审批，审核和审批流程与原文件相同。审核和审批通过后，方可发布新版本的文件。3.在发布新版本的文件时，应在受控库管理系统中注明原文件的版本号和废止日期，确保各部门能够及时了解文件的版本变更情况。（三）版本追溯1.受控库管理系统应具备版本追溯功能，能够记录文件的所有版本信息，包括版本号、修订日期、修订内容、修订人等。2.当需要查询文件的历史版本时，可通过受控库管理系统进行操作。查询结果应包含文件的所有版本信息，以便用户了解文件的演变过程。3.在进行项目审查、审计或其他需要追溯文件历史版本的工作时，应提供准确的版本追溯信息，确保工作的合规性和准确性。六、受控库的权限管理（一）权限角色定义1.根据公司的组织架构和业务需求，定义受控库管理系统的权限角色，如系统管理员、库管员、文件编制人员、文件审核人员、文件使用人员等。2.不同权限角色在受控库管理系统中具有不同的操作权限，如文件上传、下载、修改、删除、审核、审批等。权限设置应遵循最小化原则，确保各人员仅拥有完成其工作职责所需的权限。（二）权限分配1.系统管理员负责受控库管理系统的整体配置和权限管理，根据公司的组织架构和人员变动情况，及时调整和分配各权限角色的权限。2.库管员负责受控库的日常维护和管理工作，包括文件的存储、检索、备份等。库管员应具有文件上传、下载、修改、删除等权限，但不具备文件审核和审批权限。3.文件编制人员负责受控文件的起草和编制工作，应具有文件上传和修改权限，但不具备文件审核和审批权限。4.文件审核人员负责对受控文件进行审核，确保文件内容符合公司的相关规定和要求。文件审核人员应具有文件审核权限，但不具备文件审批权限。5.文件审批人员负责对受控文件进行审批，决定文件是否可以发布或实施。文件审批人员应具有文件审批权限。6.文件使用人员负责在工作中使用受控文件，应具有文件下载权限，但不具备文件上传、修改、审核和审批权限。（三）权限变更1.当员工的工作职责发生变化时，系统管理员应及时调整其在受控库管理系统中的权限，确保其权限与工作职责相匹配。2.员工离职或岗位调动时，系统管理员应及时删除其在受控库管理系统中的所有权限，防止其对受控文件进行非法操作。七、受控库的安全管理（一）物理安全1.受控库的存储设备应存放在安全可靠的场所，具备防火、防潮、防盗、防虫等措施。2.对存储设备进行定期检查和维护，确保设备的正常运行和数据的安全性。3.建立存储设备的备份制度，定期对受控库中的数据进行备份，并将备份数据存储在异地安全的位置，以防止数据丢失或损坏。（二）网络安全1.受控库管理系统应具备完善的网络安全防护措施，如防火墙、入侵检测系统、加密技术等，防止外部网络攻击和数据泄露。2.对受控库管理系统的网络访问进行严格的权限控制，只有经过授权的人员才能访问系统。3.定期对受控库管理系统进行安全漏洞扫描和修复，确保系统的安全性。（三）数据安全1.对受控库中的数据进行分类分级管理，根据数据的敏感程度和重要性，采取不同的安全保护措施。2.对涉及公司机密或敏感信息的数据进行加密存储和传输，确保数据在存储和传输过程中的安全性。3.建立数据访问审计机制，记录和审计所有对受控库数据的访问操作，以便及时发现和处理异常情况。八、受控库的审计与监督（一）内部审计1.公司内部审计部门定期对受控库的管理情况进行审计，检查受控库管理制度的执行情况、文件的上传与下载记录、版本管理情况、权限管理情况、安全管理情况等。2.在审计过程中，如发现问题应及时提出整改意见，并跟踪整改情况，确保问题得到有效解决。3.内部审计报告应提交给公司管理层，作为公司决策的参考依据。（二）日常监督1.各部门负责人应定期对本部门员工在受控库管理系统中的操作行为进行监督，确保员工遵守受控库管理制度。2.信息技术部门应定期对受控库管理系统的运行情况进行检查，及时发现和处理系统故障和安全隐患。3.对于违反受控库管理制度的行为，应及时进行纠正和处理，并根据情节轻重给予