保留品管理制度

保留品管理制度总则目的为加强公司保留品的管理，规范保留品的采购、使用、保管、处置等流程，确保保留品的安全、完整和有效利用，特制定本制度。适用范围本制度适用于公司内所有保留品的管理，包括但不限于办公用品、设备、工具、文件资料等。定义1.保留品：指公司因业务需要或其他原因而留存的各类物品，包括长期使用的固定资产、阶段性使用的物品以及备用物资等。2.采购：指通过购买、租赁、定制等方式获取保留品的行为。3.使用：指保留品在公司内部被用于日常办公、业务开展、维修维护等活动。4.保管：指对保留品进行存放、看护、保养等管理措施，确保其质量和性能不受影响。5.处置：指对不再使用、已损坏或无保留价值的保留品进行报废、变卖、捐赠等处理。管理职责行政部门1.负责制定和完善保留品管理制度，并监督制度的执行情况。2.统筹公司保留品的采购、验收、入库、保管、发放、调配等日常管理工作。3.定期对保留品进行盘点清查，确保账实相符，并编制盘点报告。4.负责提出保留品处置申请，按照规定程序进行处置。使用部门1.根据业务需求，向行政部门提出保留品的采购申请，并提供详细的规格、数量等要求。2.负责本部门保留品的日常使用和保管，确保其合理使用和安全完整。3.配合行政部门进行保留品的盘点清查工作，及时反馈使用过程中发现的问题。财务部门1.负责审核保留品采购、处置等费用的预算和报销，确保费用支出的合理性和合规性。2.对保留品的价值进行核算，建立相应的财务账目，定期与行政部门核对账目。采购管理采购计划1.使用部门应根据业务发展和实际需求，提前制定保留品采购计划，明确采购物品的名称、规格、数量、预算等信息，并提交给行政部门。2.行政部门对各部门的采购计划进行汇总、审核和平衡，结合公司库存情况，编制年度、季度或月度保留品采购计划，报公司领导审批后执行。采购申请1.采购计划批准后，使用部门如需采购保留品，应填写《保留品采购申请表》，详细说明采购物品的名称、规格、数量、用途、预计采购时间等内容，并经部门负责人签字确认后提交给行政部门。2.行政部门对采购申请进行审核，重点审核采购物品的必要性、合理性、预算金额等，审核通过后报公司领导审批。采购实施1.行政部门根据审批后的采购申请，按照公司采购管理制度的规定，选择合适的采购方式进行采购。采购方式包括招标采购、询价采购、单一来源采购等，具体采购方式应根据采购物品的性质、金额等因素确定。2.在采购过程中，行政部门应与供应商进行充分沟通，确保采购物品的质量、规格、交货期等符合要求。同时，应严格按照采购合同的约定，对采购过程进行跟踪和管理，及时解决采购过程中出现的问题。验收与入库1.采购物品到货后，行政部门应组织相关人员进行验收。验收内容包括物品的数量、规格、质量、外观等，确保与采购合同和采购申请一致。2.验收合格的保留品，行政部门应及时办理入库手续，填写《保留品入库单》，详细记录入库物品的名称、规格、数量、供应商等信息，并将入库单分别交财务部门和使用部门。3.验收不合格的保留品，行政部门应及时与供应商联系，要求其限期更换或处理。如因供应商原因造成的损失，行政部门应按照采购合同的约定追究供应商的责任。使用管理使用申请1.使用部门如需领用保留品，应填写《保留品领用申请表》，注明领用物品的名称、规格、数量、用途等，并经部门负责人签字确认后提交给行政部门。2.行政部门对领用申请进行审核，审核通过后按照规定发放保留品，并在《保留品领用登记表》上进行登记。使用培训1.对于一些特殊的保留品，如设备、工具等，行政部门应组织相关人员进行使用培训，确保使用人员熟悉其性能、操作方法和安全注意事项。2.使用培训应形成记录，包括培训时间、地点、内容、参加人员等信息，并存档备查。使用监督1.使用部门应负责本部门保留品的日常使用管理，确保其合理使用和安全完整。行政部门应定期对各部门保留品的使用情况进行检查和监督，发现问题及时督促整改。2.使用人员应严格按照保留品的使用说明和操作规程进行操作，不得擅自更改或拆卸保留品。如因使用不当造成保留品损坏或丢失的，使用人员应承担相应的责任。借用与归还1.因工作需要，公司内部部门之间如需借用保留品，应填写《保留品借用申请表》，注明借用物品的名称、规格、数量、借用时间、归还时间等，并经双方部门负责人签字确认后提交给行政部门。2.行政部门对借用申请进行审核，审核通过后办理借用手续，并在《保留品借用登记表》上进行登记。借用部门应按照约定时间及时归还借用的保留品，如因特殊原因需要延长借用时间的，应提前向行政部门申请。3.借用部门归还保留品时，行政部门应组织相关人员进行验收，确保归还物品的数量、规格、质量等与借用时一致。如发现借用物品有损坏或丢失的，借用部门应按照规定进行赔偿。保管管理仓库管理1.行政部门应设立专门的保留品仓库，配备必要的仓储设施和设备，确保保留品的安全存放。2.仓库应建立完善的库存管理制度，对保留品进行分类存放、标识管理，并定期进行盘点清查，确保账实相符。3.仓库管理人员应熟悉保留品的性质和保管要求，做好防潮、防火、防盗、防虫等工作，确保保留品的质量不受影响。库存盘点1.行政部门应定期对保留品进行库存盘点，盘点周期根据实际情况确定，一般为季度或年度盘点。2.盘点前，仓库管理人员应做好各项准备工作，包括整理库存账目、核对实物等。盘点过程中，应认真清点库存物品的数量、规格、质量等，并如实记录盘点结果。3.盘点结束后，仓库管理人员应编制《保留品盘点报告》，详细说明盘点情况、账实差异及原因分析等内容，并提交给行政部门。行政部门对盘点报告进行审核后，报公司领导审批。如发现账实不符的情况，应及时查明原因，并按照规定进行处理。库存预警1.行政部门应建立库存预警机制，根据保留品的库存数量、使用频率、采购周期等因素，设定合理的库存预警线。2.当库存数量低于预警线时，仓库管理人员应及时向行政部门发出预警信息，行政部门应根据情况及时安排采购或调配，确保保留品的正常供应。处置管理处置申请1.对于不再使用、已损坏或无保留价值的保留品，使用部门应填写《保留品处置申请表》，详细说明处置物品的名称、规格、数量、处置原因等，并经部门负责人签字确认后提交给行政部门。2.行政部门对处置申请进行审核，审核内容包括处置物品的现状、是否有维修价值、处置方式的合理性等。审核通过后，报公司领导审批。处置方式1.报废：对于已损坏且无法修复或无维修价值的保留品，经公司领导批准后进行报废处理。报废物品应进行集中存放，并按照公司规定的报废流程进行处理，如填写《保留品报废清单》、拍照留存等。2.变卖：对于仍有一定使用价值但公司不再需要的保留品，经公司领导批准后可以进行变卖处理。变卖应通过公开、公平、公正的方式进行，如招标、拍卖、询价等，确保变卖价格合理。变卖收入应及时上缴公司财务部门。3.捐赠：对于一些闲置的保留品，经公司领导批准后可以捐赠给社会公益组织或其他需要的单位。捐赠应办理相关手续，如签订捐赠协议、开具捐赠发票等，并将捐赠情况进行记录。处置实施1.行政部门根据公司领导批准的处置申请，组织相关人员按照规定的处置方式进行处置。在处置过程中，应确保处置行为的合法性、合规性和公正性。2.对于报废的保留品，行政部门应安排专人进行销毁或处理，确保其不会对环境和安全造成影响。对于变卖或捐赠的保留品，行政部门应及时办理相关手续，并将处置结果进行记录和存档。信息化管理建立管理系统1.公司应建立保留品信息化管理系统，对保留品的采购、使用、保管、处置等全过程进行信息化管理。2.管理系统应具备物品信息录入、查询、统计、报表生成等功能，方便行政部门、使用部门和财务部门等相关人员进行操作和管理。数据维护1.行政部门应指定专人负责保留品信息化管理系统的数据维护工作，及时录入、更新保留品的相关信息，确保数据的准确性和完整性。2.使用部门和财务部门等相关人员应按照规定及时提供和反馈保留品的相关信息，配合行政部门做好数据维护工作。监督与检查内部审计1.公司内部审计部门应定期对保留品管理制度的执行情况进行审计，检查采购、使用、保管、处置等环节是否符合规定，是否存在违规操作和浪费现象。2.审计部门应根据审计结果提出审计意见和建议，督促相关部门进行整改，确保保留品管理制度的有效执行。日常检查1.行政部门应定期对各部门保留品的使用、保管情况进行日常检查，发现问题及时督促整改。2.检查内容包括保