档案各项管理制度

档案各项管理制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，提高档案利用效率，为公司各项工作提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在工作活动中形成的各种门类和载体的档案管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案实行集中统一管理，由综合管理部负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。2.真实性原则：档案应如实反映公司各项工作活动的真实情况，确保档案内容的真实性和可靠性。3.完整性原则：全面收集公司在各个方面形成的档案，保证档案的齐全完整，不遗漏重要文件。4.准确性原则：档案的整理、分类、编号等应准确规范，便于查找和利用。5.保密性原则：严格遵守国家有关保密规定，确保档案信息的安全，防止档案内容泄露。二、档案管理职责（一）综合管理部职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和公司档案管理制度，制定和完善公司档案管理工作的各项规章制度和流程。2.负责公司各类档案的集中统一管理，包括档案的收集、整理、分类、编号、装订、编目、上架、保管、鉴定、统计和销毁等工作。3.建立和维护公司档案管理信息系统，实现档案的电子化管理和信息共享，提高档案管理工作效率。4.开展档案的开发利用工作，为公司领导决策、各部门工作和员工提供档案查阅、借阅等服务，编制档案检索工具和参考资料。5.组织档案业务培训，提高公司员工的档案意识和档案管理水平，指导各部门做好档案的收集、整理和保管工作。6.定期对公司档案管理工作进行检查和评估，总结经验，发现问题及时整改，不断提高档案管理工作质量。（二）各部门职责1.负责本部门在工作活动中形成的各类文件材料的收集、整理和初步分类工作，并按照规定的时间和要求移交综合管理部。2.明确一名兼职档案员，负责本部门档案工作的日常管理，协助综合管理部做好档案的收集、整理和归档工作。3.严格遵守公司档案管理制度，不得擅自销毁、涂改、伪造档案，确保本部门档案的安全和完整。4.根据工作需要，向综合管理部提出档案查阅、借阅申请，经批准后按照规定办理相关手续。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司设立、变更、注销等过程中形成的各类文件，如营业执照、公司章程、股东会决议、审计报告等。2.公司各项管理制度、规定、办法、通知等文件。3.公司年度工作计划、总结、报告、报表等资料。4.公司与外部单位签订的合同、协议、意向书等文件。5.公司内部会议记录、纪要、决议等文件。6.公司员工的人事档案，包括员工入职登记表、劳动合同、培训记录、考核评价等资料。7.公司财务档案，包括会计凭证、账簿、报表、审计报告等资料。8.公司产品研发、生产、销售等业务活动中形成的各类文件，如产品设计图纸、生产工艺文件、销售合同等。9.公司获得的荣誉证书、资质证书、专利证书等文件。10.其他与公司工作相关的有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的及时、完整收集。2.文件材料应保持原始状态，不得随意涂改、损坏。3.对于电子文件，应同时收集其纸质版本，并确保两者内容一致。4.收集的文件材料应按照规定的分类标准进行初步分类。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值和保管期限，便于保管和利用。3.便于保管和检索，符合档案管理的规范化要求。（四）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容和形式等特征，将档案分为行政管理类、人事管理类、财务管理类、业务管理类等类别。每个类别下再根据具体情况进行细分。2.编号：对整理好的档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。编号方法可采用"年度+类别代码+顺序号"的形式。3.编目：编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等项目，以便快速检索档案。4.装订：对纸质档案进行装订，去除金属物，确保档案整齐、牢固。5.装盒：将装订好的档案装入档案盒，并在档案盒上标明档案编号、题名、保管期限等信息。四、档案的保管（一）保管场所1.综合管理部应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件。2.档案库房应配备必要的保管设备，如档案架、档案柜、温湿度计、除湿机、空调、灭火器等。（二）保管要求1.档案应按照类别、保管期限分别存放，排列整齐，便于查找。2.定期对档案进行检查，发现问题及时处理，确保档案的安全和完整。3.对电子档案应进行备份，备份存储介质应异地存放，防止数据丢失。4.严格控制档案库房的温湿度，温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%60%之间。5.做好档案库房的清洁卫生工作，保持库房整洁。（三）档案的借阅与归还1.借阅流程因工作需要借阅档案的人员，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、借阅原因、借阅时间等信息。《档案借阅申请表》经所在部门负责人签字同意后，报综合管理部负责人审批。综合管理部档案管理人员根据审批意见，办理档案借阅手续，向借阅人提供档案，并在《档案借阅登记薄》上登记。2.借阅期限一般档案的借阅期限为[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。重要档案和机密档案的借阅期限根据具体情况另行确定，原则上不得超过[X]个工作日。3.归还要求借阅人应在规定的借阅期限内归还档案，如需延期使用，应提前办理续借手续。借阅人归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和准确性，如有损坏、丢失等情况，应及时报告并追究借阅人的责任。档案管理人员在确认档案无误后，在《档案借阅登记薄》上注明归还时间，并将档案归还原位。（四）档案的查阅1.公司内部人员因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到综合管理部查阅。2.查阅档案时，档案管理人员应在现场监督，查阅人员不得擅自摘抄、复制、涂改、转借档案。3.查阅完毕后，查阅人员应将档案归还档案管理人员，档案管理人员应及时整理和归位。（五）档案的保密1.严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司机密的档案进行严格保密。2.档案管理人员应严格履行保密职责，不得泄露档案内容。3.未经公司领导批准，任何人不得擅自查阅、借阅、复制、传播公司机密档案。4.在档案管理工作中，如发现档案内容有泄露风险，应及时采取措施进行处理。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.依据国家有关档案鉴定的标准和规定，结合公司实际情况，对档案进行科学鉴定。2.坚持全面、历史、发展的观点，准确判定档案的价值。3.确保鉴定工作的客观性、公正性和准确性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由综合管理部负责人、相关部门负责人和档案管理人员组成。档案鉴定小组负责对公司档案进行定期鉴定。（三）鉴定内容1.档案的内容是否反映公司的主要职能活动和历史面貌。2.档案的保存价值，包括现实利用价值和历史研究价值。3.档案的保管期限是否合理。（四）鉴定方法1.直接鉴定法：对档案逐件进行审查，分析其价值和保管期限。2.价值评估法：根据档案的重要程度、利用频率、历史意义等因素，对档案的价值进行评估。（五）保管期限划分1.永久保管：凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.长期保管：凡是在较长时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为长期保管，保管期限一般为[X]年。3.短期保管：凡是在较短时间内对公司工作有参考价值的档案，列为短期保管，保管期限一般为[X]年。（六）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行鉴定，提出销毁意见，填写《档案销毁申请表》，注明档案名称、编号、数量、保管期限、销毁原因等信息。2.《档案销毁申请表》经综合管理部负责人审核、公司领导批准后，方可进行销毁。3.档案销毁时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底。监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认。4.档案销毁后，应将《档案销毁申请表》、《档案销毁清册》等相关资料归档保存。六、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案管理信息系统，实现档案的电子化管理和信息共享。2.提高档案管理工作效率，降低档案管理成本。3.提升档案利用服务水平，为公司提供更加便捷、高效的档案信息服务。（二）信息化管理流程1.档案数字化：对纸质档案进行扫描、图像处理等数字化处理，形成电子档案。2.数据录入：将档案的基本信息、目录信息等录入档案管理信息系统。3.存储管理：将电子档案存储在服务器或存储设备上，并进行定期备份。4.检索利用：通过档案管理信息系统提供档案检索、借阅、统计等功能，方便用户利用档案。（三）信息安全管理1.建立健全档案信