非营利组织采购管理制度与流程指南

非营利组织采购管理制度与流程指南一、目的与范围本指南旨在规范非营利组织的采购管理，确保采购活动的高效性、透明性和合规性。通过建立详细的采购制度与流程，旨在提升资源利用效率，降低采购成本，促进组织的可持续发展。本指南适用于非营利组织的各类采购活动，包括但不限于项目采购、日常办公采购、应急采购和年度采购。二、采购原则采购活动应遵循以下基本原则：1.公开、公正、公平是所有采购活动的核心原则，确保各项采购决策的透明性。2.采购物资需从合法、合规的供应商处获得，所有交易必须开具合法发票，以确保财务记录的准确性。3.各部门需指定专人负责采购工作，申购人与采购人应为不同人员，以避免利益冲突。三、采购流程一般采购流程1.采购申请申购人需先与仓库核对库存情况，若库存不足则填写“采购申请单”，并附上相关的需求说明。2.申购审批项目采购需提交预算审批，其他采购需由部门负责人审核后填写流转单。此环节确保每一项采购均经过适当的审批流程。3.询价负责采购的部门需至少联系三家供应商获取报价，确保采购价格的合理性与市场竞争性。4.核价在收集到报价后，需对照历史价格进行核价，填写流转单中的核价结果，以确保采购的经济性。5.审批流转单需经过各级审批，最终需提交至组织的负责人进行最终审批，确保采购决策的权威性。6.采购实施与验收入库审批通过后，采购人可下订单，物资到货后需由指定人员进行验收，并完成入库流程，确保物资的合规性和质量。7.报销所有采购物资需在货物到达一个月内完成报销，逾期将不再受理，以提高资金使用效率。特殊采购流程1.集中计划采购各部门需在每月25日之前提交流转单，由办公室统一采购日常办公用品，集中采购可降低成本。2.零星采购针对金额较小、偶发性的采购，采购人需征得部门负责人同意后方可执行，确保采购的效率与合规。3.应急采购在紧急情况下，采购可由应急小组直接进行，无需询价，并以最快的方式完成采购，确保组织应对突发事件的能力。4.年度采购对于定期需求的采购，组织需提前编制年度预算，并向财务部门报备，以便于资源的合理配置与规划。四、备案所有采购完成后，采购人需将采购单、流转单、入库单及发票或收款收据复印两份，一份交财务审核，另一份存档以备查。此举确保采购活动的可追溯性与透明性。五、采购纪律1.采购人职责采购人员需建立供应商资料档案，进行市场调查，确保所采购物资的质量符合组织需求。2.采购人员行为规范采购人员不得接受供应商的赠品或回扣，任何形式的利益输送将受到严厉处理，以维护组织的公正形象。六、流程优化与反馈机制为确保采购流程的高效性与适应性，需定期对采购流程进行评估与优化。设计反馈机制，鼓励各部门提出改进建议，定期召开采购工作会议，分析采购期间遇到的问题并制定相应的解决方案。通过持续改进，确保采购流程能够适应组织的发展需求。七、培训与宣传为确保采购流程的有效执行，组织需定期对相关人员进行培训，确保每位员工都能理解并遵循采购管理制度。同时，通过内部宣传，加强对采购原则与流程的认识，增强全员的合规意识。八、结束语建立科学合理的采购管理制度与流程，不仅能够提高非营利