活动承办意向协议书

活动承办意向协议书甲方（委托方）：名称：______________________法定代表人：________________地址：____________________联系方式：________________乙方（受托方）：名称：______________________法定代表人：________________地址：____________________联系方式：________________鉴于甲方拟举办[活动名称]，乙方具备承办该活动的专业能力和经验，双方经友好协商，就乙方承办甲方活动事宜达成如下意向协议：一、活动基本信息1.活动名称：[活动名称]2.活动时间：[开始日期][结束日期]3.活动地点：[详细地址]4.活动内容：[对活动具体内容进行详细描述，包括但不限于活动形式、主题、议程安排、参与人员范围等]二、乙方服务内容及要求1.活动策划根据甲方需求和活动目标，制定详细的活动策划方案，包括但不限于活动流程设计、场地布置规划、宣传推广策略等，确保方案符合甲方的期望和活动主题。方案应充分考虑活动的各个环节，包括但不限于嘉宾接待、活动表演、互动环节、餐饮安排、安全保障等，以提供一个完整、流畅且富有吸引力的活动体验。2.场地布置按照活动策划方案，负责活动场地的整体布置，包括但不限于舞台搭建、音响设备安装调试、灯光效果设计布置、背景板制作安装、桌椅摆放、装饰布置等，营造出与活动主题相符的氛围。场地布置应确保符合安全标准，避免因布置不当引发安全事故。所有布置材料应符合环保要求，不得对活动场地及周边环境造成污染。3.人员安排提供专业的活动执行团队，包括但不限于活动主持人、礼仪人员、技术保障人员、安保人员、餐饮服务人员等，并确保人员具备相应的专业技能和经验。明确各人员的职责和分工，制定详细的人员安排表，确保活动执行过程中各环节有序进行。对人员进行培训和管理，保证服务质量和人员形象。4.活动执行按照活动策划方案和时间安排，负责活动的现场执行工作，确保活动的顺利进行。在活动执行过程中，及时处理突发情况，保障活动的正常秩序和参与者的安全。与甲方保持密切沟通，及时向甲方汇报活动进展情况，根据甲方意见和建议对活动进行调整和优化，确保活动效果达到甲方预期。5.宣传推广根据甲方提供的活动信息和宣传需求，制定宣传推广方案，包括但不限于线上线下宣传渠道的选择、宣传内容的制作等，提高活动的知名度和参与度。负责活动宣传资料的设计、制作和分发，如海报、宣传单页、邀请函等，确保宣传资料的内容准确、美观、吸引人。利用社交媒体平台、网络媒体等渠道进行活动宣传推广，发布活动信息、图片、视频等内容，吸引潜在参与者关注。及时回复参与者的咨询和疑问，维护良好的沟通和互动。6.餐饮服务（如有）如活动涉及餐饮服务，乙方应提供符合甲方要求的餐饮方案，包括但不限于菜品选择、餐饮形式（自助餐、桌餐等）、用餐时间安排等。确保餐饮服务的质量和安全，选择具备资质的餐饮供应商，严格把控食品原材料采购、加工制作、储存运输等环节，保障食品卫生安全，避免发生食品安全事故。7.安全保障制定完善的活动安全保障方案，包括但不限于人员安全保障、场地设施安全检查、消防安全措施、应急救援预案等，确保活动现场的人员和财产安全。在活动现场配备必要的安全设施和设备，如灭火器、急救药品、安保人员等，并确保设施设备正常运行。加强对活动现场的安全巡查，及时发现和排除安全隐患。对活动参与者进行安全教育和引导，告知活动现场的安全注意事项，提高参与者的安全意识。在发生突发安全事件时，能够迅速启动应急救援预案，采取有效的措施进行处置，最大限度地减少损失和影响。三、双方权利与义务（一）甲方权利与义务1.权利有权对乙方的活动策划方案、场地布置、人员安排、活动执行等工作进行监督和检查，提出意见和建议。有权根据活动实际情况，要求乙方对服务内容进行调整和优化，确保活动顺利进行并达到预期效果。有权获取乙方在活动承办过程中制作的相关资料和文件，如活动策划方案、宣传资料、人员安排表等。2.义务向乙方提供与活动相关的详细信息和资料，包括但不限于活动背景、目标、参与人员范围、预算等，确保乙方能够准确理解甲方需求，制定合理的承办方案。按照本协议约定的时间和方式向乙方支付承办费用。在活动筹备和执行过程中，积极配合乙方工作，提供必要的协助和支持，如协调场地使用、提供嘉宾信息等。对乙方提交的活动策划方案、宣传资料等进行审核，并在合理时间内给予反馈意见。如对方案或资料有修改意见，应及时通知乙方，以便乙方进行调整。（二）乙方权利与义务1.权利有权要求甲方按照本协议约定支付承办费用。根据甲方提供的信息和要求，自主开展活动策划、场地布置、人员安排等承办工作，但必须符合法律法规和本协议的规定。在活动承办过程中，有权根据实际情况对服务内容和方式进行合理调整，但应提前通知甲方并征得甲方同意。2.义务按照本协议约定的服务内容和要求，认真履行承办职责，确保活动顺利进行并达到预期效果。严格遵守国家法律法规和相关行业规范，在活动策划、执行等过程中不得从事任何违法违规行为。对活动承办过程中知悉的甲方商业秘密、活动信息等予以保密，不得向任何第三方泄露。定期向甲方汇报活动筹备进展情况，及时沟通解决活动承办过程中出现的问题。在活动结束后，向甲方提交活动总结报告，包括活动执行情况、效果评估、经验教训等内容。负责活动现场的清洁和整理工作，活动结束后将场地恢复原状。如因乙方原因造成场地损坏或其他损失，应承担相应的赔偿责任。四、承办费用及支付方式1.承办费用本次活动承办费用总计为人民币[x]元（大写：[大写金额]）。该费用包含乙方为完成本协议约定的服务内容所需的全部费用，除本协议另有约定外，甲方无需再向乙方支付其他任何费用。承办费用明细如下：活动策划费用：人民币[x]元场地布置费用：人民币[x]元人员费用（包括主持人、礼仪人员、技术保障人员、安保人员、餐饮服务人员等）：人民币[x]元宣传推广费用：人民币[x]元餐饮服务费用（如有）：人民币[x]元其他费用（如有）：人民币[x]元2.支付方式甲方应在本协议签订后的[x]个工作日内，向乙方支付承办费用的[x]%作为预付款，即人民币[x]元（大写：[大写金额]）。在活动策划方案经甲方审核通过后的[x]个工作日内，甲方向乙方支付承办费用的[x]%，即人民币[x]元（大写：[大写金额]）。在活动结束后的[x]个工作日内，甲方根据活动实际执行情况进行结算，如无异议，向乙方支付剩余承办费用，即人民币[x]元（大写：[大写金额]）。乙方应在收到甲方每笔款项后的[x]个工作日内，向甲方提供合法有效的发票。五、违约责任1.甲方违约责任若甲方未按照本协议约定的时间和方式支付承办费用，每逾期一日，应按照未支付金额的[x]%向乙方支付违约金。逾期超过[x]日的，乙方有权暂停活动承办工作，并要求甲方支付已完成工作对应的费用及违约金。若甲方因自身原因变更或取消活动，导致乙方已投入的工作无法继续进行或造成乙方损失的，甲方应承担乙方的全部损失，包括但不限于乙方已支付的费用、预期可得利益损失等。若甲方未按照本协议约定向乙方提供相关信息和资料，或提供的信息和资料不准确、不完整，导致乙方无法正常开展承办工作或造成损失的，甲方应承担相应的赔偿责任。2.乙方违约责任若乙方未按照本协议约定的服务内容和要求履行承办职责，导致活动无法顺利进行或未达到预期效果的，乙方应负责采取补救措施，如重新策划、调整执行方案等，并承担因此给甲方造成的全部损失。若乙方未按照本协议约定的时间完成活动承办工作，每逾期一日，应按照承办费用的[x]%向甲方支付违约金。逾期超过[x]日的，甲方有权解除本协议，并要求乙方返还已支付的费用及支付违约金。若乙方违反国家法律法规或本协议约定的保密义务，向第三方泄露甲方商业秘密或活动信息的，乙方应承担因此给甲方造成的全部损失，并向甲方支付违约金人民币[x]元。若乙方在活动承办过程中发生安全事故或其他责任事故，导致甲方或第三方人身伤亡、财产损失的，乙方应承担全部法律责任和赔偿责任，如因乙方原因给甲方造成不良影响或声誉损失的，乙方还应负责消除影响、恢复声誉，并承担相应的赔偿责任。六、保密条款1.双方应对在本协议签订及履行过程中知悉的对方商业秘密、技术秘密、活动信息等予以保密。未经对方书面同意，任何一方不得向任何第三方披露或使用对方的保密信息。2.本条款的保密期限为自本协议生效之日起[x]年。七、争议解决1.本协议的签订、履行、解释及争议解决均适用中华人民共和国法律。2.双方在履行本协议过程中如发生争议，应首先通过友好协商解决；协商不成的，任何一方均有权向有管辖权的人民法院提起诉讼。八、其他条款1.本协议自双方签字（或盖章）之日起生效，有效期至活动结束且双方权利义务履行完毕之日止。2.本协议一式两份，甲乙双方各执一份，具有同等法律效力。3.本协议未尽事宜，双方可另行协商并签订补充协