活动策划经费协议书

活动策划经费协议书甲方（委托方）：姓名/名称：______________________法定代表人：____________________地址：________________________联系方式：____________________乙方（受托方）：姓名/名称：______________________法定代表人：____________________地址：________________________联系方式：____________________鉴于甲方有举办[具体活动名称]的需求，委托乙方提供活动策划及相关服务，并支付相应经费；乙方具备提供该活动策划及服务的专业能力和经验，双方经友好协商，依据《中华人民共和国民法典》及相关法律法规的规定，达成如下协议：一、标的物或服务具体描述（一）活动策划内容1.活动主题策划：乙方根据甲方需求，确定[活动主题]，确保主题能够准确传达活动核心信息，吸引目标受众参与。2.活动流程设计：详细规划活动的各个环节，包括但不限于开场环节、主体活动环节、互动环节、结尾环节等，确保活动流程紧凑、有序、富有吸引力。具体流程安排如下：开场环节：安排[时长]的开场表演或致辞，营造热烈的活动氛围，引出活动主题。主体活动环节：根据活动性质和目标，设计并组织[具体活动内容，如讲座、比赛、展览等]，确保活动内容丰富、有价值。互动环节：设置[形式多样的互动环节，如问答、抽奖、小组讨论等]，增加参与者的参与度和体验感，促进参与者之间的交流与互动。结尾环节：对活动进行总结回顾，感谢参与者的支持与参与，安排[时长]的结尾表演或致辞，为活动画上圆满句号。3.活动场地布置：根据活动主题和风格，设计并实施活动场地的布置方案。包括但不限于舞台搭建、背景板设计制作、音响灯光设备租赁及调试、现场装饰布置等，营造出与活动主题相符的氛围和环境。场地布置应达到以下效果：舞台搭建：搭建一个面积为[x]平方米的舞台，舞台高度为[x]米，确保舞台结构稳固、安全，能够满足表演、演讲等活动需求。舞台背景板采用[材质]制作，尺寸为[长×宽]，画面设计突出活动主题，色彩搭配协调，视觉效果良好。音响灯光设备：租赁专业的音响设备，包括音箱、功放、麦克风等，确保声音清晰、无杂音，覆盖整个活动场地。灯光设备采用[灯光类型，如LED灯、舞台灯等]，能够根据活动流程和氛围需求进行多种灯光效果切换，营造出不同的场景氛围。现场装饰布置：在活动场地内设置[装饰元素，如气球、彩带、鲜花等]，摆放[展示道具，如展板、展示架等]，对活动场地进行全面装饰，使场地整体风格与活动主题相契合，给参与者带来良好的视觉体验。4.活动宣传推广方案：制定全面的活动宣传推广计划，包括但不限于线上宣传和线下宣传。线上宣传渠道涵盖社交媒体平台（如微信公众号、微博、抖音等）、电子邮件营销、活动网站建设等；线下宣传渠道包括海报制作张贴、传单发放、合作媒体宣传等。通过多渠道宣传推广，提高活动的知晓度和参与度，确保活动达到预期的参与人数和效果。具体宣传推广措施如下：线上宣传：在活动前[x]天开通活动微信公众号，定期发布活动预告、活动亮点、嘉宾介绍等内容，吸引目标受众关注。活动期间，实时推送活动现场照片、视频等内容，增加活动的曝光度。利用微博平台发布活动相关话题，与网友进行互动，提高话题热度。通过微博广告投放，精准定位目标受众，扩大活动宣传范围。在抖音平台制作活动宣传短视频，展示活动精彩瞬间和亮点，吸引用户关注并分享。根据抖音平台算法，进行有针对性的推广，提高短视频的播放量和点赞数。建设活动官方网站，详细介绍活动信息、报名方式、活动流程等内容。通过搜索引擎优化（SEO）技术，提高网站在搜索引擎中的排名，增加网站流量。线下宣传：设计制作活动海报[x]张，张贴在学校、社区、商场、写字楼等人流量较大的场所。海报设计应突出活动主题和亮点，吸引路人关注。印刷活动传单[x]份，组织人员在目标区域进行发放。传单内容应简洁明了，包含活动时间、地点、主题、参与方式等关键信息。与当地媒体（如报纸、电视台、电台等）合作，进行活动宣传报道。提供活动新闻通稿、活动亮点素材等，协助媒体制作相关报道内容，提高活动的媒体曝光度。（二）活动执行服务1.活动现场组织与协调：活动当天，乙方负责现场的整体组织与协调工作，确保活动按照预定流程顺利进行。安排专人负责各个环节的衔接，及时处理现场突发情况，保证活动的秩序和安全。具体职责如下：活动现场工作人员安排：配备足够数量的工作人员，包括活动主持人、礼仪人员、技术保障人员、安保人员等。明确各工作人员的职责和分工，确保各项工作有序开展。现场秩序维护：安排安保人员负责活动现场的秩序维护，确保参与者的人身安全和财产安全。在活动现场设置明显的安全警示标识，对可能存在的安全隐患进行提前排查和处理。突发情况处理：制定应急预案，针对可能出现的突发情况（如设备故障、人员受伤、恶劣天气等）制定相应的应对措施。在活动现场配备必要的应急救援设备和物资，确保能够及时、有效地处理突发情况。2.活动设备及物资管理：负责活动所需设备及物资的租赁、采购、运输、安装、调试、保管和回收等工作。确保设备及物资的质量和数量符合活动要求，在活动期间正常运行和使用。对设备及物资进行详细的清单记录，活动结束后进行清点和归还。具体设备及物资管理内容如下：设备租赁：根据活动需求，租赁专业的音响设备、灯光设备、舞台设备、摄影摄像设备等。与设备租赁公司签订租赁合同，明确租赁设备的型号、数量、租赁期限、租金等条款。在租赁设备进场前，对设备进行检查和调试，确保设备性能良好。物资采购：采购活动所需的各类物资，如气球、彩带、鲜花、展示道具、宣传资料等。选择质量可靠、价格合理的供应商进行采购，确保物资的质量符合活动要求。对采购的物资进行详细的验收和登记，建立物资台账。设备运输与安装：负责将租赁设备和采购物资运输至活动现场，并按照设计方案进行安装和调试。在运输过程中，采取必要的防护措施，确保设备和物资不受损坏。安装调试过程中，严格按照操作规程进行操作，确保设备正常运行。设备及物资保管：在活动期间，安排专人负责设备及物资的保管工作。对设备及物资进行妥善存放，定期进行检查和维护，确保设备及物资的安全和完好。活动结束后，及时对设备及物资进行清理和回收，按照租赁合同和采购协议进行归还或处理。3.活动摄影摄像服务：安排专业的摄影摄像人员，对活动全过程进行拍摄记录。拍摄内容包括活动现场布置、活动流程、嘉宾风采、参与者互动等方面。活动结束后，根据甲方需求，提供活动照片和视频资料，并进行后期剪辑和制作，形成高质量的活动影像记录。具体摄影摄像服务要求如下：拍摄设备：使用专业的摄影摄像设备，确保拍摄画面清晰、稳定、色彩还原度高。摄影设备配备不同焦距的镜头，以满足不同场景的拍摄需求；摄像设备采用高清摄像机或专业相机，具备多角度拍摄功能。拍摄内容：全面、细致地拍摄活动的各个环节和精彩瞬间。拍摄活动现场的整体布局、装饰布置效果，记录活动的开场、主体活动、互动环节、结尾等全过程，捕捉嘉宾的精彩发言、表演以及参与者的积极互动场景。后期制作：对拍摄的照片和视频进行后期剪辑和制作。根据活动主题和风格，对照片进行调色、裁剪等处理，制作精美的活动照片集。对视频进行剪辑、配音、添加字幕等后期制作，制作出时长为[x]分钟的活动精彩视频，突出活动亮点和特色。资料交付：在活动结束后[x]个工作日内，向甲方交付活动照片和视频资料。提供的照片数量不少于[x]张，视频格式为[具体视频格式，如MP4]，分辨率不低于[具体分辨率，如1920×1080]。（三）活动后续服务1.活动总结报告：活动结束后，乙方在[x]个工作日内撰写活动总结报告。报告内容包括活动执行情况、活动效果评估、参与者反馈意见、存在的问题及改进建议等方面。通过对活动的全面总结，为甲方提供有价值的参考信息，以便甲方在今后举办类似活动时能够吸取经验教训，不断改进和完善活动方案。2.活动资料整理与交付：将活动过程中产生的各类资料进行整理，包括活动策划方案、宣传资料、现场照片、视频资料、嘉宾名单、参与者信息等。在活动结束后[x]个工作日内，将整理好的活动资料交付给甲方，并提供资料清单。二、权利与义务（一）甲方权利义务1.权利有权对乙方的活动策划方案、执行方案等提出修改意见和建议，并要求乙方按照甲方要求进行调整和完善。有权对活动现场的布置、设备及物资管理、摄影摄像服务等工作进行监督检查，确保活动按照协议约定执行。有权在活动结束后，对乙方提供的活动总结报告、活动资料等进行审核和验收。2.义务按照本协议约定的时间和方式向乙方支付活动策划经费。向乙方提供与活动相关的背景资料、基础信息等，协助乙方开展活动策划及执行工作。在活动举办前，协助乙方办理与活动相关的审批手续（如场地使用审批、活动备案等），确保活动合法合规举办。配合乙方做好活动现场的组织协调工作，提供必要的协助和支持，确保活动顺利进行。（二）乙方权利义务1.权利有权按照本协议约定收取活动策划经费。有权根据活动策划及执行的实际需要，自主安排人员、设备及物资等资源，但应确保符合协议约定的要求和标准。在活动策划及执行过程中，如遇甲方提出不合理要求或出现不可抗力等因素，有权与甲方协商解决，必要时可调整活动方案或执行计划。2.义务按照本协议约定的时间和质量要求，完成活动策划、执行及后续服务等工作。活动策划方案应符合甲方的需求和活动主题，具有创新性、可行性和可操作性。在活动执行过程中，严格按照策划方案和相关标准进行操作，确保活动效果达到预期目标。遵守国家法律法规和相关政策规定，合法合规开展活动策划及执行工作。对活动过程中涉及的知识产权、商业秘密等予以保护，不得泄露给任何第三方。活动期间，负责活动现场的安全管理工作，采取必要的安全措施，确保参与者的人身安全和财产安全。如因乙方原因导致活动现场发生安全事故，乙方应承担相应的法律责任。定期向甲方汇报活动策划及执行进展情况，及时沟通解决活动过程中出现的问题。活动结束后，按照协议约定向甲方提供活动总结报告、活动资料等。三、经费及支付方式（一）活动策划经费总额本次活动策划经费总额为人民币[大写金额]元整（小写：￥[具体金额]元）。（二）经费构成明细1.活动策划费用：人民币[大写金额]元整（小写：￥[具体金额]元），包括活动主题策划、活动流程设计、活动宣传推广方案制定等费用。2.活动执行费用：人民币[大写金额]元整（小写：￥[具体金额]元），包括活动现场组织与协调、活动设备及物资管理、活动摄影摄像服务等费用。3.活动后续服务费用：人民币[大写金额]元整（小写：￥[具体金额]元），包括活动总结报告撰写、活动资料整理与交付等费用。4.其他费用：人民币[大写金额]元整（小写：￥[具体金额]元），包括不可预见的费用支出，但该费用支出应事先经甲方书面同意，且累计金额不得超过活动策划经费总额的[x]%。（三）支付方式1.本协议签订后[x]个工作日内，甲方向乙方支付活动策划经费总额的[x]%作为预付款，即人民币[大写金额]元整（小写：￥[具体金额]元）。2.活动策划方案经甲方书面确认后[x]个工作日内，甲方向乙方支付活动策划经费总额的[x]%，即人民币[大写金额]元整（小写：￥[具体金额]元）。3.活动执行过程中，甲方根据活动进展情况，在乙方完成相应阶段工作并提交工作成果后[x]个工作日内，支付该阶段对应的活动经费。具体支付比例和金额如下：活动现场布置完成并经甲方验收合格后[x]个工作日内，支付活动策划经费总额的[x]%，即人民币[大写金额]元整（小写：￥[具体金额]元）。活动举办完毕且乙方提供活动照片和视频资料后[x]个工作日内，支付活动策划经费总额的[x]%，即人民币[大写金额]元整（小写：￥[具体金额]元）。4.活动结束后，乙方提交活动总结报告并经甲方审核通过后[x]个工作日内，甲方向乙方支付活动策划经费总额的剩余款项，即人民币[大写金额]元整（小写：￥[具体金额]元）。（四）发票开具乙方应在收到甲方每笔款项后的[x]个工作日内，向甲方开具合法有效的发票。发票类型为[具体发票类型，如增值税专用发票或增值税普通发票]，发票内容应与本协议约定的服务内容相符。四、违约责任（一）甲方违约责任1.若甲方未按照本协议约定的时间和方式支付活动策划经费，每逾期一日，应按照未支付金额的[x]%向乙方支付违约金。逾期超过[x]日的，乙方有权暂停活动策划及执行工作，并要求甲方支付已完成工作对应的费用及违约金。2.若甲方擅自变更活动策划方案、执行要求等关键内容，导致乙方需要重新调整工作安排或增加工作量的，甲方应承担由此增加的费用，并按照增加费用的[x]%向乙方支付违约金。3.若甲方未按照本协议约定协助乙方办理活动相关审批手续，或因甲方原因导致活动无法正常举办的，甲方应承担乙方已发生的费用，并按照活动策划经费总额的[x]%向乙方支付违约金。同时，甲方应赔偿乙方因此遭受的全部损失。（二）乙方违约责任1.若乙方未按照本协议约定的时间和质量要求完成活动策划、执行及后续服务等工作，每逾期一日，应按照活动策划经费总额的[x]%向甲方支付违约金。逾期超过[x]日的，甲方有权解除本协议，并要求乙方返还已支付的全部费用，同时乙方应按照活动策划经费总额的[x]%向甲方支付违约金。2.若乙方提供的活动策划方案、执行方案等不符合甲方要求或存在严重质量问题，乙方应负责无偿修改完