委托会议协议书范本

委托会议协议书范本甲方（委托方）：名称：______________________法定代表人：________________地址：____________________联系方式：________________乙方（受托方）：名称：______________________法定代表人：________________地址：____________________联系方式：________________鉴于甲方拟举办[会议名称]会议（以下简称"本次会议"），并委托乙方提供与本次会议相关的服务，经双方友好协商，依据《中华人民共和国民法典》等相关法律法规的规定，就甲方委托乙方承办本次会议事宜达成如下协议：一、会议基本信息1.会议名称：[会议名称]2.会议时间：[开始日期]至[结束日期]3.会议地点：[详细地址]4.会议规模：预计参会人数为[x]人二、服务内容及要求1.会议策划乙方应根据甲方需求，制定详细的会议策划方案，包括会议议程安排、活动流程设计、场地布置规划等，并提交甲方审核确认。策划方案应充分考虑会议的主题、目标、参会人员特点等因素，确保会议内容丰富、形式多样、富有吸引力。2.场地租赁与布置乙方负责租赁符合会议规模和要求的场地，并确保场地的合法性、安全性和舒适性。根据会议策划方案，对租赁场地进行精心布置，包括舞台搭建、音响设备调试、灯光效果设计、座位安排、背景板制作等，营造出与会议主题相符的氛围。3.会议资料准备协助甲方准备会议所需的各类资料，如会议手册、发言稿、演示文稿、宣传资料等，并确保资料内容准确、排版精美。根据会议议程，及时将资料分发至参会人员手中。4.餐饮与住宿安排提供会议期间的餐饮服务，包括早餐、午餐、晚餐及茶歇等，确保餐饮质量符合卫生标准和甲方要求。根据参会人员数量和需求，预订合适的住宿酒店，并负责协调办理入住、退房手续。5.会议接待在会议举办地点设立接待处，安排专业的接待人员，负责迎接参会人员，引导其签到、领取资料，并协助解决参会人员在会议期间遇到的问题。为重要嘉宾提供专属的接待服务，如专人引导、贵宾休息室安排等。6.会议设备与技术支持配备完善的会议设备，如投影仪、音响系统、麦克风、网络设备等，并确保设备在会议期间正常运行。安排专业的技术人员，负责会议期间的设备操作和技术支持，及时处理设备故障和技术问题。7.会议安全保障制定会议安全应急预案，采取必要的安全防范措施，确保会议期间参会人员的人身安全和财产安全。配备安保人员，负责会议现场的秩序维护、安全检查等工作，防止发生意外事件。8.会议摄影与摄像安排专业的摄影摄像人员，对会议全过程进行拍摄，包括会议开幕式、主题演讲、分组讨论、闭幕式等环节。会议结束后，及时整理并交付甲方会议照片和视频资料。三、双方权利与义务（一）甲方权利与义务1.权利有权对乙方提供的服务进行监督和检查，提出合理的意见和建议。有权要求乙方按照本协议约定的服务内容和标准提供服务。在乙方未按照本协议约定履行义务时，有权解除本协议，并要求乙方承担相应的违约责任。2.义务向乙方提供与本次会议相关的详细信息和资料，包括但不限于会议主题、参会人员名单、会议议程、发言稿等，确保所提供信息的真实性、准确性和完整性。按照本协议约定的时间和方式向乙方支付服务费用。协助乙方办理与本次会议相关的审批手续和其他事宜，提供必要的支持和配合。在会议举办前对乙方准备的会议策划方案、场地布置、会议资料等进行审核确认，并提出修改意见。（二）乙方权利与义务1.权利有权要求甲方按照本协议约定支付服务费用。在甲方未按照本协议约定提供必要的信息和资料或未按时支付服务费用时，有权暂停或终止服务，并要求甲方承担相应的违约责任。2.义务按照本协议约定的服务内容和标准，认真履行各项服务义务，确保本次会议的顺利举办。自行承担因提供服务而产生的各项费用，包括但不限于场地租赁费用、设备租赁费用、餐饮费用、人员薪酬等，但本协议另有约定的除外。对甲方提供的信息和资料予以保密，未经甲方书面同意，不得向任何第三方披露。在会议举办过程中，如发生突发事件或意外情况，应及时采取措施进行处理，并向甲方报告。会议结束后，向甲方提供服务总结报告，包括会议效果评估、参会人员反馈等内容。四、服务费用及支付方式1.服务费用本次会议服务费用总计为人民币[x]元（大写：[大写金额]）。上述费用包含乙方为履行本协议约定的各项服务义务而产生的全部费用，但不包括甲方因会议需要额外产生的费用，如参会人员的差旅费、礼品费等。2.支付方式甲方应在本协议签订后的[x]个工作日内，向乙方支付服务费用的[x]%作为预付款，即人民币[x]元（大写：[大写金额]）。在乙方完成会议策划方案并经甲方审核确认后的[x]个工作日内，甲方向乙方支付服务费用的[x]%，即人民币[x]元（大写：[大写金额]）。在会议举办结束后的[x]个工作日内，甲方向乙方支付剩余的服务费用，即人民币[x]元（大写：[大写金额]）。乙方应在收到甲方每笔款项后的[x]个工作日内，向甲方开具合法有效的发票。五、违约责任1.若甲方未按照本协议约定的时间和方式支付服务费用，每逾期一日，应按照未支付金额的[x]%向乙方支付违约金。逾期超过[x]日的，乙方有权暂停或终止服务，并要求甲方支付已完成服务部分的费用及相应的违约金。2.若乙方未按照本协议约定的服务内容和标准提供服务，或因乙方原因导致会议无法正常举办，乙方应承担违约责任，退还甲方已支付的全部服务费用，并按照服务费用总额的[x]%向甲方支付违约金。如因乙方违约给甲方造成其他损失的，乙方还应承担赔偿责任。3.任何一方违反本协议约定的保密义务，应向对方支付违约金人民币[x]元（大写：[大写金额]）。如因违约行为给对方造成损失的，违约方还应承担赔偿责任。4.如一方违反本协议其他条款的约定，应承担违约责任，赔偿对方因此遭受的全部损失。六、争议解决本协议的签订、履行、解释及争议解决均适用中华人民共和国法律。双方在履行本协议过程中如发生争议，应首先通过友好协商解决；协商不成的，任何一方均有权向有管辖权的人民法院提起诉讼。七、其他条款1.本协议自双方签字（或盖章）之日起生效，有效期至本次会议结束。2.本协议一式两份，甲乙双方各执一份，具有同等法律效力。3.本协议未尽事宜，可由双方另行签订补充协议。补充协议与本协议具有同等法律效力，如补充协议与本协议有冲突之处，以补充协议为准。甲方（盖章）：______________________法定代表人（签字）：________________签订日期：______年____月____日乙方（盖章）：___________