企业财务报销管理制度

资料来源于网络整理，更多高质量文档请联系。企业财务报销管理制度总则目的为了规范公司的财务报销行为，加强财务管理，提高资金使用效率，保障公司经济活动的正常开展，特制定本制度。适用范围本制度适用于公司全体员工，包括正式员工、试用期员工、实习生及因业务需要为公司工作的其他人员。基本原则真实性原则：所有报销费用必须真实发生，报销人应提供真实、有效的原始凭证作为报销依据。合理性原则：报销费用应符合公司经营活动的实际需要，符合市场行情及公司规定的标准。及时性原则：员工应在费用发生后的规定时间内进行报销，以保证财务数据的准确性和及时性。规范性原则：报销流程、审批权限、报销凭证等必须符合本制度及国家相关法律法规的规定。报销流程费用申请日常费用：员工在发生金额较大的日常费用（如办公设备采购、业务招待费等）前，需填写《费用申请表》，详细说明费用用途、预计金额、预计发生时间等信息，经部门负责人审批后，方可进行费用支出。差旅费：员工出差前，应填写《出差申请表》，注明出差事由、行程安排、交通工具选择、预计费用等内容。部门负责人根据工作需要进行审批，如涉及跨部门合作项目，还需相关部门负责人会签。报销凭证收集发票要求：报销人必须取得真实、合法、有效的发票作为报销凭证。发票内容应与实际费用发生情况相符，包括发票抬头（必须为公司名称）、发票代码、发票号码、开票日期、商品或服务名称、金额、税率、税额等信息。发票须加盖开票单位的发票专用章。其他凭证：除发票外，部分费用还需提供其他相关凭证作为补充说明。例如，差旅费报销需提供机票行程单、登机牌、火车票、酒店住宿清单等；办公用品采购报销需提供采购清单、入库单等。报销单填写填写规范：报销人应使用公司统一格式的《费用报销单》进行报销填写。报销单上需填写报销日期、报销人姓名、部门、费用所属期间、费用项目、摘要说明、金额大小写等内容，确保填写清晰、准确、完整。报销金额应与所附原始凭证的金额一致。粘贴要求：报销人应将原始凭证按照类别、时间顺序进行分类整理，并整齐粘贴在《费用报销粘贴单》上。粘贴时应注意从右至左、从上至下的顺序，确保凭证粘贴牢固、平整，便于审核和装订。每张粘贴单上应注明所粘贴凭证的张数和合计金额。报销审批部门负责人审核：报销人将填写完整并粘贴好原始凭证的报销单提交给部门负责人进行审核。部门负责人应审核费用的真实性、合理性、是否符合公司规定以及是否在预算范围内等内容。如发现问题，应及时与报销人沟通并要求其补充或更正。审核通过后，部门负责人在报销单上签署审核意见和姓名。财务部门审核：经部门负责人审核通过的报销单流转至财务部门。财务人员对报销单及所附原始凭证进行全面审核，包括凭证的合法性、规范性、报销金额的准确性、报销流程的合规性等。如发现问题，应及时通知报销人或部门负责人进行整改。财务审核通过后，在报销单上签署审核意见和姓名。管理层审批：根据公司规定的审批权限，对于达到一定金额标准的报销单，需提交给相应的管理层进行审批。管理层主要从公司整体财务状况、费用支出的必要性等方面进行审核。审批通过后，在报销单上签署审批意见和姓名。报销支付支付方式：公司一般采用银行转账的方式进行报销支付，将报销款项直接转入报销人的个人银行账户。特殊情况下，经财务部门批准，可采用现金支付方式。支付时间：财务部门在完成报销审批流程后，应按照公司规定的支付时间及时处理报销款项的支付。一般情况下，对于审核通过的报销单，应在[X]个工作日内完成支付。报销标准差旅费交通工具飞机：根据出差行程和工作需要，员工可选择经济舱机票。如因特殊情况需乘坐更高舱位，应事先经部门负责人和分管领导批准，并在报销时提供相关审批说明。火车：原则上员工应选择高铁/动车二等座、火车硬卧及以下席位。如出差行程超过[X]小时或夜间（20:00-次日7:00）乘车时间超过[X]小时，可选择火车软卧或高铁/动车一等座，但需提前申请并经批准。长途汽车：在没有合适的火车或飞机班次可供选择时，员工可乘坐长途汽车出差，报销标准按照实际票价执行。市内交通：员工在出差目的地的市内交通费用，可凭正规发票报销。一般情况下，应选择公共交通工具出行。如因工作需要乘坐出租车，需在发票背面注明出行事由、起止地点等信息。住宿一线城市：普通员工住宿标准为[X]元/晚，部门经理及以上级别人员住宿标准为[X]元/晚。二线城市：普通员工住宿标准为[X]元/晚，部门经理及以上级别人员住宿标准为[X]元/晚。三线及以下城市：普通员工住宿标准为[X]元/晚，部门经理及以上级别人员住宿标准为[X]元/晚。住宿费用应在标准范围内凭正规发票报销。如实际住宿费用超出标准，需说明原因并经部门负责人和分管领导批准后方可报销超出部分的一定比例（具体比例由公司根据实际情况确定）。餐饮补贴员工出差期间，按照每人每天[X]元的标准给予餐饮补贴。补贴随差旅费一并报销，无需提供餐饮发票。如参加会议、培训等活动，活动主办方已提供餐饮安排的，相应天数的餐饮补贴不予发放。业务招待费接待标准重要客户：人均接待标准不超过[X]元（含酒水、餐食等所有费用）。一般客户：人均接待标准不超过[X]元（含酒水、餐食等所有费用）。业务招待费应严格控制在预算范围内，不得铺张浪费。对于超出标准的业务招待费，需详细说明原因并经部门负责人和分管领导批准后方可报销。审批流程：业务招待费在发生前需填写《业务招待费申请表》，注明招待对象、人数、时间、地点、预计费用等信息，经部门负责人和分管领导审批后方可进行招待活动。报销时需提供申请表、正规发票及消费清单等作为报销依据。办公费办公用品采购：各部门根据工作需要定期提出办公用品采购计划，经部门负责人审核后提交至行政部门。行政部门汇总各部门需求后，按照公司规定的采购流程进行统一采购。办公用品采购费用凭正规发票及采购清单进行报销。办公设备购置：对于价值较高的办公设备（如电脑、打印机、复印机等）购置，需填写《固定资产购置申请表》，详细说明购置原因、设备规格型号、预计金额等信息，经部门负责人、行政部门、财务部门及分管领导审批后，由行政部门负责采购。办公设备购置费用按照固定资产管理相关规定进行报销和账务处理。通讯费固定电话：公司为各部门配备的固定电话费用，由行政部门统一管理和支付，凭电信运营商开具的发票进行报销。移动通讯：公司根据员工工作岗位和业务需要，为部分员工提供移动通讯补贴。补贴标准为：高层管理人员[X]元/月，中层管理人员[X]元/月，普通员工[X]元/月。通讯补贴随工资一并发放，无需提供发票。如员工因工作需要产生的超出补贴标准的通讯费用，需经部门负责人和分管领导批准后，凭正规发票按照实际发生金额进行报销。培训学习费内部培训：公司组织的内部培训费用，包括培训场地租赁、培训教材印刷、培训讲师酬金等，由人力资源部门负责申请和报销。报销时需提供培训通知、费用明细清单、正规发票等相关凭证。外部培训：员工参加外部培训课程或研讨会，需事先填写《培训申请表》，说明培训课程名称、培训地点、培训时间、培训费用、培训目的及预期效果等内容，经部门负责人、人力资源部门及分管领导审批后，方可参加培训。培训结束后，凭培训证书、培训发票及相关费用明细清单进行报销。培训费用报销应符合公司关于培训费用支出的相关规定，对于超出标准或未经批准的培训费用，公司不予报销。特殊情况处理无发票或发票丢失无发票情况：如因特殊原因无法取得发票（如在偏远地区购买小额物品等），报销人应填写《无发票报销说明》，详细说明无法取得发票的原因、费用发生的时间、地点、金额、用途等情况，并由部门负责人签字确认。经财务部门审核后，根据实际情况决定是否予以报销。发票丢失：如发票不慎丢失，报销人应取得开票单位的发票存根联复印件，并加盖开票单位公章或发票专用章，同时填写《发票丢失情况说明》，说明发票丢失的原因、经过及原发票的相关信息（如发票代码、号码、金额等），经部门负责人和财务部门审核后，可作为报销凭证。如无法取得发票存根联复印件，原则上不予报销，但经公司总经理特批后，可按照一定比例报销实际费用（具体比例由公司根据实际情况确定）。跨年度报销原则上，员工应在费用发生当年进行报销。如因特殊原因导致费用未能在当年报销，需在次年[具体日期]前完成报销手续。超过规定时间的跨年度费用，一般不予报销。对于确因客观原因导致的跨年度报销，报销人应在报销单上注明费用发生的实际年度，并详细说明跨年度报销的原因，经部门负责人、财务部门及分管领导审批后方可报销。费用分摊对于多个部门或项目共同受益的费用（如大型会议费用、联合市场推广费用等），应按照合理的分摊方法进行费用分摊。分摊方法可根据各部门或项目的参与程度、受益比例等因素确定。费用分摊时，由牵头部门负责填写《费用分摊表》，明确各部门或项目应承担的费用金额，并经各受益部门负责人签字确认。财务部门根据《费用分摊表》进行账务处理和报销审核。监督与处罚内部审计公司内部审计部门定期对财务报销情况进行审计监督，检查报销流程的合规性、报销凭证的真实性和合法性、报销标准的执行情况等。内部审计部门有权对发现的问题提出整改意见，并要求相关部门和人员限期整改。违规处罚虚报、冒领费用：对于故意虚报、冒领费用的员工，一经查实，公司将追回违规报销的款项，并根据情节轻重给予警告、罚款、降职、解除劳动合同等相应的纪律处分。如构成犯罪的，将依法移送司法机关追究刑事责任。提供虚假凭证：报销人提供虚假发票或其他虚假报销凭证的，公司将对其进行批评教育，并视情节轻重给予罚款等处罚。如因虚假凭证导致公司遭受经济损失的，报销人应承担相应的赔偿责任。审核失职：部门负责人、财务人员及其他审批人员在报销审核过程中，如因失职导致不符合规定的费用得以报销，公司将根据具体情况对相关审核人员进行批评教育、警