人事档案管理制度

人事档案管理制度一、总则1.目的为了加强公司人事档案管理，有效地保护和利用档案，提高公司人力资源管理水平，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司全体员工的人事档案管理。3.管理原则人事档案管理遵循真实、完整、保密、及时的原则，确保档案信息的准确性和安全性。二、档案管理职责1.人力资源部门职责负责制定和完善人事档案管理制度，并组织实施。负责员工人事档案的收集、整理、归档、保管和查阅工作。定期对人事档案进行检查和清理，确保档案的完整性和准确性。负责档案信息的保密工作，防止档案信息泄露。2.各部门职责负责本部门员工人事档案材料的收集和整理，并及时移交人力资源部门。配合人力资源部门做好人事档案的查阅和其他相关工作。三、档案内容1.员工基本信息个人简历：包括姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、政治面貌、婚姻状况、联系方式等。身份证复印件：员工身份证正反两面复印件。学历证书复印件：最高学历证书复印件。学位证书复印件：相应学位证书复印件。专业技术资格证书复印件：专业技术资格证书复印件。职业资格证书复印件：职业资格证书复印件。2.入职相关材料入职申请表：员工入职时填写的入职申请表。劳动合同：员工与公司签订的劳动合同。入职体检报告：员工入职时的体检报告。3.培训与发展材料培训记录：员工参加公司内部培训、外部培训的记录，包括培训时间、培训内容、培训成绩等。学历提升材料：员工学历提升的相关材料，如入学通知书、成绩单、毕业证书等。职业发展规划：员工个人的职业发展规划。4.绩效考核材料绩效考核表：员工月度、季度、年度绩效考核表。绩效改进计划：员工绩效改进计划及相关记录。5.薪酬福利材料工资调整记录：员工工资调整的相关记录，如调薪审批表、工资条等。福利申请与发放记录：员工福利申请与发放的相关记录，如社保缴纳记录、公积金缴纳记录、节日福利发放记录等。6.奖惩材料奖励审批表：员工获得公司奖励的审批表及相关证明材料。惩罚通知单：员工受到公司惩罚的通知单及相关证明材料。7.岗位变动材料岗位调动申请表：员工岗位调动的申请表。岗位变动通知：公司发布的岗位变动通知。8.离职材料离职申请表：员工离职时填写的离职申请表。离职交接清单：员工离职时的交接清单。离职证明：公司为离职员工开具的离职证明。四、档案收集与整理1.收集要求人力资源部门应定期向各部门收集员工人事档案材料，各部门应积极配合，按时将相关材料移交人力资源部门。员工人事档案材料应真实、完整、有效，不得伪造、篡改。对于新入职员工，人力资源部门应在员工入职一个月内收集齐全其人事档案材料。2.整理要求人力资源部门应按照档案内容的分类，对收集到的档案材料进行整理。档案材料应使用A4纸张，左侧装订，装订应牢固、整齐。档案材料应进行编号，并编制档案目录，以便查阅。五、档案归档与保管1.归档要求整理好的档案材料应及时归档，放入专用的档案柜中保管。档案应按照员工姓名的字母顺序排列，便于查找。人力资源部门应建立档案索引，记录档案的存放位置、编号等信息。2.保管要求档案保管应指定专人负责，保管人员应具备良好的职业道德和责任心。档案保管场所应保持清洁、干燥、通风，防止档案受潮、发霉、虫蛀。档案保管应配备必要的安全设施，如防火、防盗、防潮、防虫等设备。档案保管人员应定期对档案进行检查和清点，确保档案的安全和完整。六、档案查阅与借阅1.查阅规定公司内部人员查阅人事档案，应填写《人事档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，报人力资源部门负责人审批。查阅档案应在人力资源部门指定的地点进行，查阅人员不得擅自将档案带出指定地点。查阅档案时，查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、抽取、撤换、损坏档案材料。查阅档案的内容应严格保密，查阅人员不得向无关人员泄露档案信息。2.借阅规定公司外部单位或个人查阅人事档案，应持单位介绍信或个人有效身份证件，填写《人事档案查阅申请表》，经公司总经理审批同意后，方可查阅。借阅人事档案应填写《人事档案借阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，报人力资源部门负责人审批，公司总经理批准。借阅档案的期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、圈划、抽取、撤换、损坏档案材料。借阅人员归还档案时，应认真检查档案是否完整，如有损坏或丢失，应及时报告人力资源部门，并承担相应的责任。七、档案保密与安全1.保密制度人事档案管理人员应严格遵守保密制度，对档案信息严格保密，不得泄露给无关人员。未经公司领导批准，任何人不得查阅、复印、传播人事档案信息。在档案管理工作中形成的各种文件、资料、记录等，应妥善保管，不得随意丢弃。2.安全制度档案保管场所应安装必要的安全设施，如防盗门窗、监控设备等，确保档案的安全。档案管理人员应定期对档案进行安全检查，发现问题及时报告并采取措施。对于重要的人事档案，应采取备份等措施，防止档案丢失或损坏。八、档案信息化管理1.建立档案信息系统公司应建立人事档案信息系统，将员工的人事档案信息录入系统，实现档案信息的电子化管理。档案信息系统应具备档案录入、查询、统计、分析等功能，提高档案管理的效率和准确性。2.数据维护与更新人力资源部门应定期对档案信息系统中的数据进行维护和更新，确保数据的准确性和及时性。员工的人事档案信息发生变化时，人力资源部门应及时在档案信息系统中进行更新。九、档案清理与销毁1.清理规定人力资源部门应定期对人事档案进行清理，对于已离职员工的档案，应在离职后[X]个月内进行清理。清理档案时，应检查档案的完整性和准确性，对于不符合要求的档案材料，应及时进行补充或更正。对于已过保管期限或无保存价值的档案，应进行清理登记。2.销毁规定经鉴定确需销毁的档案，应填写《人事档案销毁申请表》，经人力资源部门负责人审核，公司总经理批准后，方可销毁。档案销毁应指定专人负责