工程造价咨询档案规则

工程造价咨询档案规则一、总则1.目的为加强工程造价咨询档案管理，保证档案的完整、准确、系统和安全，提高工程造价咨询服务质量，特制定本规则。2.适用范围本规则适用于从事工程造价咨询业务的企业（以下简称"咨询企业"）的各类咨询项目档案管理。3.档案管理职责咨询企业应明确档案管理部门及人员职责，档案管理人员负责档案的收集、整理、归档、保管、查阅、借阅等工作。项目负责人应负责项目档案资料的及时收集和初步整理，并对档案资料的真实性、完整性和准确性负责。二、档案的分类与编号1.档案分类业务类档案：包括咨询项目的委托合同、咨询报告、工作底稿、计算书、相关证据资料等。管理类档案：包括企业资质证书、营业执照、人员资质证书、内部管理制度、质量控制文件、业务培训资料等。其他类档案：如与工程造价咨询业务相关的往来信函、会议纪要、招投标文件等。2.编号规则档案编号应具有唯一性和系统性，便于识别和管理。编号可采用"年份+项目类别+顺序号"的方式。例如，2023年的工程造价咨询项目，业务类档案编号为2023Y+具体业务代码（如预算编制为YS，结算审核为JS等）+001，管理类档案编号为2023G+具体管理类别代码（如资质证书为ZZ，人员资质为RY等）+001，其他类档案编号为2023Q+具体类别代码（如往来信函为WL，会议纪要为HY等）+001。三、档案的收集与整理1.收集要求项目负责人应在咨询项目实施过程中及时收集各类档案资料，确保资料的完整性。收集的资料应包括但不限于：委托方提供的相关文件、资料，咨询过程中形成的各类报告、计算书、工作底稿，与相关单位的往来信函、会议纪要等。对于电子资料，应及时进行备份，并保证其可读性和可追溯性。2.整理要求档案管理人员应对收集到的资料进行分类整理，剔除重复、无效的资料。按照档案分类和编号规则对资料进行编号，并编制目录。业务类档案应按照咨询业务流程顺序排列，管理类档案和其他类档案可按照类别和时间顺序排列。每份资料应清晰标注项目名称、资料名称、日期、来源等信息。四、档案的归档1.归档时间咨询项目完成后，项目负责人应在规定时间内将整理好的档案资料移交档案管理人员进行归档。一般应在项目出具正式咨询报告后的[X]个工作日内完成归档。2.归档流程项目负责人填写档案移交清单，注明档案资料的名称、数量、编号等信息，并签字确认。档案管理人员对移交的档案资料进行核对，确认无误后签字接收，并将档案资料放入相应的档案盒或档案柜中。档案管理人员在档案管理系统中录入档案信息，建立档案索引，以便于查询和管理。五、档案的保管1.保管期限工程造价咨询业务类档案的保管期限应根据国家有关规定和咨询项目的性质确定。一般情况下，工程预算、结算审核等项目档案保管期限为[X]年。管理类档案和其他类档案的保管期限应按照企业内部规定执行，一般为长期保存。2.保管条件档案应存放在专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光等条件。档案应分类存放，排列整齐，便于查找。定期对档案进行检查和维护，发现问题及时处理，确保档案的安全和完整。六、档案的查阅与借阅1.查阅规定本企业内部人员因工作需要查阅档案的，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到档案管理人员处查阅。查阅档案时，应在档案查阅登记本上记录查阅日期、查阅人姓名、查阅内容等信息。查阅档案应在档案管理人员指定的地点进行，不得擅自将档案带出档案库房。如需复印档案资料，应经档案管理人员同意，并登记复印内容和份数。2.借阅规定外单位因工作需要借阅档案的，应提前向咨询企业提出书面申请，说明借阅目的、借阅期限等。借阅申请经企业负责人批准后，档案管理人员与借阅单位签订档案借阅协议，明确双方的权利和义务。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。借阅单位应妥善保管借阅的档案资料，不得转借、涂改、损坏或丢失。归还档案时，档案管理人员应进行核对，确认无误后办理归还手续。七、档案的保密1.保密制度咨询企业应建立健全档案保密制度，明确档案管理人员和查阅、借阅人员的保密职责。2.保密措施对涉及商业秘密、技术秘密等敏感信息的档案，应采取加密存储、限制访问等保密措施。档案管理人员应严格遵守保密制度，不得擅自泄露档案内容。查阅、借阅人员应对档案内容予以保密，不得向无关人员透露。八、档案的销毁1.销毁条件档案保管期满后，由档案管理人员提出销毁意见，经企业负责人批准后进行销毁。2.销毁流程档案管理人员编制档案销毁清单，注明档案名称、编号、保管期限等信息。销毁档案时，应至少有两名档案管理人员在场监销，并在销毁清单上签字确认。销毁后的档案应在档案管理系统中进行注销，确保档案信息的彻底删除。九、附则1.本规则自发布之日起施行。2.