物资材料管理规章制度

物资材料管理规章制度一、总则1.目的为加强公司物资材料管理，规范物资材料采购、验收、存储、发放、使用及盘点等环节的工作流程，确保物资材料的合理供应、有效利用和安全管理，降低成本，提高公司经济效益，特制定本规章制度。2.适用范围本规章制度适用于公司内部所有物资材料的管理活动，包括原材料、辅助材料、构配件、设备、办公用品、劳保用品等。3.职责分工物资管理部门负责制定和完善物资材料管理制度，并组织实施。汇总各部门物资需求计划，编制物资采购计划，组织物资采购工作。负责物资材料的验收、存储、发放、库存管理及盘点工作。建立物资材料台账，定期上报物资统计报表。对物资材料的使用情况进行监督检查，提出改进意见和建议。使用部门负责本部门物资需求计划的编制、审核和上报。配合物资管理部门进行物资验收，负责物资的领用、使用和保管，确保物资的合理使用和安全。定期对本部门物资使用情况进行盘点和分析，及时反馈物资需求信息。财务部门负责物资采购资金的审核和支付。参与物资采购合同的审核，监督物资采购资金的使用情况。负责物资材料成本的核算和分析，提供相关财务数据。二、物资需求计划管理1.需求计划编制各使用部门应根据本部门的生产经营计划、项目进度安排及实际工作需要，提前编制物资需求计划。物资需求计划应明确物资的名称、规格型号、数量、需求时间等详细信息。物资需求计划应经部门负责人审核签字后，于每月[具体日期]前报物资管理部门。对于临时性物资需求，应提前[X]天提交需求计划。2.需求计划审核物资管理部门收到各使用部门提交的物资需求计划后，应进行认真审核。审核内容包括物资需求的合理性、准确性、必要性等。对于不符合要求的物资需求计划，物资管理部门应及时与使用部门沟通，提出修改意见，使用部门应在规定时间内进行修改并重新提交。3.需求计划汇总物资管理部门根据审核后的各使用部门物资需求计划，进行分类汇总，结合库存情况，编制物资采购计划。物资采购计划应明确物资的名称、规格型号、数量、采购时间、采购方式等内容。物资采购计划应经物资管理部门负责人审核签字后，报公司主管领导审批。三、物资采购管理1.采购方式选择物资采购应根据物资的性质、数量、金额、市场供应情况等因素，选择合适的采购方式。采购方式主要包括招标采购、询价采购、竞争性谈判采购、单一来源采购等。对于金额较大、技术复杂、市场竞争充分的物资采购项目，应采用招标采购方式；对于金额较小、标准化程度高、市场供应充足的物资采购项目，可采用询价采购方式；对于具有特殊要求、供应商数量有限的物资采购项目，可采用竞争性谈判采购方式；对于只能从唯一供应商处采购的物资，可采用单一来源采购方式。2.供应商管理物资管理部门应建立供应商档案，对供应商的基本情况、资质信誉、产品质量、价格水平、售后服务等进行详细记录和评估。定期对供应商进行考核评价，根据考核结果调整供应商名单，淘汰不合格供应商，选择优质供应商建立长期合作关系。与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括物资的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式等内容。3.采购实施物资管理部门根据审批后的物资采购计划，按照选定的采购方式组织实施采购工作。在采购过程中，应严格遵守国家法律法规和公司相关规定，确保采购活动的公开、公平、公正。与供应商保持密切沟通，及时掌握物资采购进度，协调解决采购过程中出现的问题。4.采购验收物资到货后，物资管理部门应及时组织相关人员进行验收。验收人员应根据采购合同、质量标准等要求，对物资的名称、规格型号、数量、质量、外观等进行认真检查。对于重要物资或技术复杂的物资，可邀请专业技术人员或质量检测机构进行验收。验收合格的物资，应办理入库手续；验收不合格的物资，应及时与供应商联系，协商处理办法，如退货、换货、补货等。四、物资验收管理1.验收准备物资管理部门在物资到货前，应通知相关验收人员做好验收准备工作。验收人员应熟悉采购合同、质量标准等要求，准备好验收工具和记录表格。根据物资的性质和特点，确定验收方式和验收标准。对于数量较多、规格统一的物资，可采用抽检方式进行验收；对于关键物资或质量要求严格的物资，应进行全检。2.验收程序物资到货后，物资管理部门应及时组织验收。验收人员应首先核对物资的送货单、发票等凭证，确认物资的名称、规格型号、数量等信息是否与采购合同一致。按照验收标准对物资的质量、外观等进行检查。对于需要进行检测的物资，应送专业检测机构进行检测。验收合格的物资，验收人员应在验收记录上签字确认，并办理入库手续；验收不合格的物资，应填写不合格物资报告，注明不合格原因，报物资管理部门负责人审批后，及时与供应商联系处理。3.验收记录物资验收过程中，应做好验收记录。验收记录应包括物资的名称、规格型号、数量、供应商名称、到货日期、验收日期、验收人员、验收结果等内容。验收记录应妥善保存，作为物资管理的重要档案资料，以备查阅和追溯。五、物资存储管理1.仓库规划物资管理部门应根据物资的类别、特性、用途等因素，合理规划仓库布局，设置不同的存储区域，如原材料区、辅助材料区、构配件区、设备区、办公用品区、劳保用品区等。对易燃易爆、有毒有害等危险物资，应设置专门的危险物资仓库，并按照相关安全规定进行管理。2.物资入库验收合格的物资，物资管理部门应及时办理入库手续。入库物资应按照仓库规划的存储区域进行存放，并摆放整齐，标识清晰。物资入库时，应填写入库单，注明物资的名称、规格型号、数量、供应商名称、入库日期等信息。入库单应一式三联，一联仓库留存，一联交物资管理部门记账，一联交财务部门核算。3.物资存储仓库管理人员应定期对物资进行检查和盘点，确保物资的存储安全和质量完好。对于易受潮、易变质、易生锈等物资，应采取相应的防护措施，如防潮、防霉、防锈等。建立物资保管台账，详细记录物资的出入库情况、存储位置、库存数量等信息。物资保管台账应定期与物资管理部门的物资台账进行核对，确保账账相符。加强仓库的安全管理，配备必要的消防器材和安全设施，制定安全管理制度，防止火灾、盗窃等事故的发生。4.物资出库使用部门因工作需要领用物资时，应填写物资领用单，注明物资的名称、规格型号、数量、领用部门、领用日期、用途等信息。物资领用单应经部门负责人审核签字后，交物资管理部门。物资管理部门根据物资领用单，核对库存情况，如库存充足，应及时办理出库手续，并在物资保管台账上登记物资的出库情况。物资出库时，仓库管理人员应按照物资领用单的要求，发放物资，并与领用人员进行核对签字。物资出库单应一式三联，一联仓库留存，一联交物资管理部门记账，一联交领用部门备查。六、物资发放管理1.发放原则物资发放应遵循"先进先出、急用先供"的原则，确保物资的合理使用。严格按照物资领用单发放物资，不得擅自更改物资的名称、规格型号、数量等信息。2.发放流程使用部门填写物资领用单，经部门负责人审核签字后，交物资管理部门。物资管理部门核对物资领用单信息和库存情况，如库存充足，开具物资出库单，并通知仓库管理人员发放物资。仓库管理人员根据物资出库单发放物资，与领用人员进行核对签字后，将物资出库单交物资管理部门记账。物资管理部门定期对物资发放情况进行统计分析，及时掌握物资的使用动态。3.特殊情况处理对于紧急需求的物资，使用部门可先口头申请，物资管理部门应在核实情况后，及时发放物资，并在事后补办物资领用手续。对于超计划领用物资的情况，使用部门应说明原因，经公司主管领导审批后，物资管理部门方可发放。七、物资使用管理1.使用部门职责使用部门应严格按照物资的用途和操作规程使用物资，确保物资的安全和有效利用。对本部门领用的物资进行妥善保管，定期进行盘点和清查，防止物资丢失、损坏、浪费等情况的发生。建立物资使用台账，详细记录物资的领用、使用、消耗等情况，定期向物资管理部门报送物资使用报表。2.监督检查物资管理部门应定期对物资使用情况进行监督检查，检查内容包括物资的使用是否符合规定、是否存在浪费现象、物资的保管是否妥善等。对于发现的问题，应及时与使用部门沟通，提出整改意见，使用部门应在规定时间内进行整改。3.物资回收与再利用对于已使用完毕或不再使用的物资，使用部门应及时清理回收，交物资管理部门统一处理。物资管理部门应根据物资的性质和实际情况，对回收的物资进行评估，对于可再利用的物资，应进行分类存放，以便再次使用；对于无法再利用的物资，应按照相关规定进行报废处理。八、物资盘点管理1.盘点计划物资管理部门应定期组织物资盘点工作，制定物资盘点计划。物资盘点计划应明确盘点的范围、时间、人员、方法等内容。物资盘点计划应经物资管理部门负责人审核签字后，报公司主管领导审批。2.盘点实施按照物资盘点计划，组织相关人员对物资进行实地盘点。盘点人员应认真核对物资的名称、规格型号、数量、质量等信息，确保账实相符。对于盘点过程中发现的盘盈、盘亏情况，应及时查明原因，并填写盘点差异报告，注明差异原因、差异数量、处理建议等内容。3.盘点结果处理物资管理部门根据盘点差异报告，进行盘点结果处理。对于盘盈的物资，应查明原因，办理入库手续；对于盘亏的物资，应分析原因，属于正常损耗的，按照规定程序进行核销；属于人为原因造成的，应追究相关人员的责任。物资管理部门应根据盘点结果，调整物资台账和库存信息，确保账实一致。同时，对物资管理中存在的问题进行总结分析，提出改进措施，不断完善物资管理制度。九、物资报废管理1.报废申请对于已损坏、无法使用、过期失效等需要报废的物资，使用部门应填写物资报废申请单，注明物资的名称、规格型号、数量、购置时间、报废原因等信息。物资报废申请单应经部门负责人审核签字后，交物资管理部门。2.报废鉴定物资管理部门收到物资报废申请单后，应组织相关人员对报废物资进行鉴定。鉴定人员应根据物资的实际情况，判断物资是否符合报废条件。对于价值较高或技术复杂的物资报废，可邀请专业技术人员或相关专家进行鉴定。3.报废审批经鉴定符合报废条件的物资，物资管理部门应填写物资报废审批表，注明物资的名称、规格型号、数量、购置时间、报废原因、鉴定意见等内