采购控制精细化管理制度页

采购控制精细化管控管理制度规章

目录

第1章采购岗位职责..............................................................1

1.1采购总监.................................................................1

1.2采购经理................................................................2

1.3采购计划主管............................................................3

1.4采购预算主管............................................................3

1.5供应商主管..............................................................4

1.6采购协议合同主管........................................................5

1.7采购质量验收主管........................................................6

1.8招标采购主管............................................................6

1.9采购审计主管............................................................7

1.10采购专员...............................................................7

1.11采购文员................................................................8

第2章采购计划.................................................................10

2.1采购计划制度规章规范...................................................10

2.1.1采购计划管控管理制度规章.........................................10

2.1.2采购计划编制办法.................................................12

2.1.3采购订单计划制订规范.............................................14

2.1.4零星采购管控管理办法.............................................17

2.1.5采购申请审批制度规章.............................................19

2.2采购计划工具表单.......................................................20

2.2.1物资请购单.......................................................20

2.2.2年度采购计划表...................................................21

2.2.3物资采购计划表...................................................21

2.2.4采购计划变更表...................................................22

2.2.5临时采购计划表...................................................22

2.2.6认证计划说明书...................................................22

第3章采购预算.......................................................24

3.1采购预算制度规章规范...................................................24

3.1.1采购预算管控管理办法.............................................24

3.1.2采购预算审批规范.................................................26

3.1.3采购预算变更控制办法.............................................28

3.2采购预算工具表单.......................................................30

3.2.1年度采购预算表...................................................30

3.2.2采购预算控制表...................................................30

3.2.3采购预算审核表...................................................31

3.2.4采购预算变更表...................................................31

3.2.5原材料采购预算表.................................................31

3.2.6固定资产采购预算表...............................................32

3.2.7辅助材料采购预算表...............................................32

3.2.8采购资金季度预算表...............................................32

3.2.9采购资金年度预算表...............................................33

第4章采购协议合同管控管理...................................................34

4.1采购协议合同制度规章规范...............................................34

4.1.1采购协议合同管控管理制度规章.....................................34

4.1.2协议合同执行管控管理制度规章....................................37

4.1.3协议合同纠纷管控管理制度规章....................................40

4.2采购协议合同工具表单..................................................42

4.2.1采购协议合同约定表...............................................42

4.2.2采购协议合同评审表...............................................43

4.2.3采购协议合同汇总表...............................................44

4.2.4协议合同风险评估表...............................................44

第5章采购谈判管控管理.......................................................47

5.1采购谈判制度规章规范...................................................47

5.1.1采购谈判实施细则.................................................47

5.2.2采购谈判礼仪规范.................................................50

5.2.3采购谈判小组组建规范.............................................52

5.2.4采购谈判冲突解决办法.............................................54

5.2.5采购谈判技巧应用规范.............................................55

5.2.6竞争性谈判采购管控管理办法......................................58

5.2.7特殊物资采购谈判管控管理办法....................................61

5.2采购谈判工具表单.......................................................62

5.2.1谈判计划表.......................................................62

5.2.2谈判事项记录表...................................................62

5.2.3谈判议程纪要表...................................................63

5.2.4采购议价记录表...................................................64

5.2.5谈判有关人员考核表...............................................64

5.2.6谈判僵局分析表...................................................65

5.2.7谈判步骤参照表...................................................65

5.2.8谈判桌局势分析表.................................................66

5.2.9对手谈判意愿分析表...............................................66

5.2,10谈判桌上开局技巧分析表..........................................67

第6章订单跟踪管控管理.......................................................67

6.1订单跟踪制度规章规范...................................................67

6.1.1订单跟踪工作规范.................................................67

6.1.2订单状态跟踪管控管理制度规章....................................70

6.1.3订单异常处理管控管理制度规章....................................72

6.1.4供应商分级跟踪管控管理制度规章..................................74

6.2订单跟踪工具表单.......................................................76

6.2.1订单进程表........................................................76

6.2.2订单异常表.......................................................77

6.2.3催货通知单.......................................................77

6.2.4采购订单跟催表...................................................78

6.2.5异常订单反馈表...................................................78

6.2.6采购追踪记录表....................................................78

第7章采购交期管控管理................................................79

7.1交期管控管理制度规章规范...............................................79

7.1.1订单交期保证办法.................................................79

7.1.2紧急采购控制制度规章.............................................82

7.1.3当地采购周期控制办法.............................................85

7.2交期管控管理工具表单...................................................86

7.2.1采购进度控制表...................................................86

7.2.2交期变更联络单...................................................87

7.2.3供应商交期计划表.................................................87

7.2.4供应商交期变更单.................................................87

7.2.5采购交货延迟检讨表...............................................87

7.2.6供应商交期延误一览表.............................................88

7.2.7供应商交货状况分析表.............................................88

第8章采购质量验收管控管理..............................................89

8.1采购质量验收制度规章规范...............................................89

8.1.1采购质量验收管控管理制度规章.........................................89

8.1.2采购退货管控管理制度规章........................................93

8.1.3采购质量控制制度规章.............................................94

8.1.4采购品质保证制度规章.............................................98

8.1.5电器设备质量验收管控管理制度规章................................102

8.1.6商超采购商品退换作业办法........................................105

8.2采购质量验收工具表单..................................................107

8.2.1质量验收清单表..................................................107

8.2.2退货登记表.......................................................108

8.2.3退货换货清单....................................................108

8.2.4检验异常报告....................................................108

8.2.5采购质量控制表..................................................109

8.2.6采购检验报告单..................................................109

8.2.7特采作业申请单..................................................110

第9章采购结算管控管理...............................................111

9.1采购结算制度规章规范..................................................111

9.1.1采购结算管控管理制度规章........................................111

9.1.2采购货款支付管控管理办法........................................112

9.1.3采购货款支付对账管控管理制度规章...............................113

9.1.4预付账款审批管控管理制度规章....................................115

9.1.5预付账款追踪检查制度规章........................................116

9.2采购结算工具表单......................................................118

9.2.1采购结算单.......................................................118

9.2.2预付申请单.......................................................119

9.2.3账款核对表.......................................................119

9.2.4应付账款明细表..................................................120

9.2.5现金采购申请表..................................................120

第10章采购库存管控管理......................................................121

10.1采购库存制度规章规范.................................................121

10.1.1库存计划管控管理制度规章.......................................121

10.1.2库存周转管控管理制度规章.......................................123

10.1.3库存呆滞品管控管理制度规章.....................................125

10.2采购库存工具表单.....................................................127

10.2.1库存计划表......................................................127

10.2.2补货计划表......................................................128

10.2.3库存物资清单...................................................128

10.2.4物资存量明细表.................................................128

10.2.5呆滞品申请处理表...............................................129

10.2.6呆滞品处理损益报告.............................................129

第11章采购成本控制..........................................................130

11.1采购成本制度规章规范.................................................130

11.1.1采购询价管控管理制度规章.......................................130

11.1.2采购成本管控制度规章...........................................131

11.1.3采购价格管控制度规章...........................................134

11.1.4采购成本核算管控管理办法.......................................136

11.2采购成本工具表单.....................................................138

11.2.1采购询价单......................................................138

11.2.2成本预算表.....................................................138

11.2.3成本费用单.....................................................139

11.2.4采购询价记录表.................................................139

11.2.5采购价格审议表.................................................139

11.2.6运输服务方案审批单.............................................140

11.2.7采购成本计算表.................................................141

第12章采购招标管控管理......................................................142

12.1采购招标制度规章规范.................................................142

12.1.1采购招标管控管理制度规章.......................................142

12.1.2招投标文件管控管理制度规章.....................................146

12.1.3招标文件评审制度规章...........................................148

12.1.4投标文件评审制度规章...........................................150

12.1.5招标争议处理办法...............................................152

12.2采购招标工具表单.....................................................154

12.2.1招标信息登记表.................................................154

12.2.2招标委托申请表.................................................155

12.2.3标书评审表......................................................156

12.2.4开标记录表.....................................................157

12.2.5招标比价表......................................................158

12.2.6评标小组名单...................................................158

12.2.7投标文件偏差汇总表.............................................158

12.2.8投标文件评审结论表.............................................159

第13章本次项目采购管控管理.................................................160

13.1本次项目采购制度规章规范.............................................160

13.1.1本次项目采购管控管理制度规章...................................160

13.1.2本次项目采购作业管控管理制度规章..............................164

13.1.3本次项目采购交期控制制度规章...................................167

13.2本次项目采购工具表单.................................................169

13.2.1本次项目采购计划表.............................................169

13.2.2本次项目采购申请表.............................................169

13.2.3本次项目采购询价单.............................................170

13.2.4本次项目采购控制表.............................................170

13.2.5本次项目采购质量验收单.........................................170

第14章采购信息管控管理.....................................................172

14.1采购信息制度规章规范.................................................172

14.1.1采购信息收集制度规章...........................................172

14.1.2供应商信息管控管理制度规章.....................................174

14.1.3采购信息系统使用制度规章.......................................176

14.1.4采购信息保密制度规章...........................................178

14.2采购信息工具表单.....................................................181

14.2.1供应商信息表....................................................181

14.2.2信息系统权限表.................................................183

14.2.3档案借阅申请单.................................................183

第15章采购审计管控管理......................................................184

15.1采购审计制度规章规范.................................................184

15.1.1采购执行审计制度规章...........................................184

15.1.2采购稽核管控管理制度规章.......................................185

15.1.3物资采购审计办法...............................................186

15.1.4协议合同审计管控管理办法.......................................188

15.2采购审计工具表单.....................................................191

15.2.1本次项目采购审计计划表.........................................191

15.2.2采购审计实施计划表.............................................192

15.2.3采购货款支付审计表.............................................192

15.2.4审计工作底稿...................................................193

15.2.5审计工作总结表.................................................194

第16章采购贿赂管控管理......................................................195

16.1采购贿赂制度规章规范.................................................195

16.1.1反采购贿赂管控管理办法.........................................195

16.1.2采购贿赂处理办法...............................................196

16.2采购贿赂工具表单.....................................................199

16.2.1预防采购贿赂调查表.............................................199

16.2.2采购贿赂治理工作调查表.........................................200

16.2.3采购贿赂事件查处汇总表.........................................201

16.2.4已查结采购贿赂事件专报表.......................................201

第1章采购岗位职责

1.1采购总监

岗位名称采购总监机构部门名称/编号采购部直接上级分管副总

根据企业运营需要制定企业的采购战略规划和工作方针和工作目标等，监

职责概述

督指导采购工作，确保物资按时和保质和保量供应

工作职责不相容职责

制定采购战略规划和采购部工作方针和工作目

1

标

依据企业管控管理相关要求和采购战略，建立健

2全企业采购管控管理制度规章，监督采购管控管理制

度规章的落实情况♦落实采购战略规划

设计采购部的组织结构，明确下属有关人员的工和方针

3

作职责，筛选并任用采购部主管及以上工作有关人员♦落实各项采购管控

4审批年度采购预算和采购计划管理制度规章

5审批特殊请购和大额采购和重要采购协议合同♦制定年度采购预算

6对采购物资的种类和价格进行审核和计划

根据采购业务模式和各岗位职责分工情况，制定♦参与采购执行和货

7

科学合理的采购相关流程款支付过程

主持采购招标和采购协议合同评审工作，签订采♦制定米购价格

8

购协议合同，并监督执行

监督采购进展情况，指导下属开展采购监督跟单

9

和催货工作，进行采购交期管控管理

审阅下属提交的《采购质量检验报告》，并预防

10

采购物资质量事故

负责任采购管控管理有关人员的招聘和考核和

11

指导工作

合约生效

批准日期

日期

1.2采购经理

岗位名称采购经理机构部门名称/编号采购部直接上级采购总监

根据上级制定的采购战略规划和工作方针和工作目标等，指导开展采购的各

项业务，根据企业生产运营的需要制订企业的采购计划，组织采购原材料和设备

职责概述

等物资，选择和管控管理供应商，确保企业所需物资能够得到适时和保质和保量

的供应

工作职责不相容职责

协助采购总监制定采购战略规划和工作方针等，并协

1

助其建立健全企业的采购管控管理制度规章利工作标准♦监督采购制度规

积极落实各项采购管控管理制度规章和相关规范和章落实情况

2

工作标准等♦审批年度采购预

3负责任制订企业采购预算的采购计划，并报上级审批算和计划

负责任向上级报请特殊采购和大额请购和重要采购♦审批特殊采购和

4

协议合同大额请购和重要

5审核物资的种类和采购价格和并报采购总监审批采购协议合同

组织下属有关人员调查和审查供应商，并根据审查结♦批准计划外采购

6

果确定供应商，制定合格供应商名单，报上级审批本次项目

指导下属有关员工做好各项采购招标和询价采购工♦参与执行采购和

7

作，起草并制定《采购协议合同》货款支付过程

控制采购进度，指导采购专员开展采购跟单和催货工♦起草采购协议合

8

作同，审批采购价

组织开展采购进料质量检验工作，并监督采购检验过格

9

程，审核《采购质量检验报告》♦审批供应商名单

管控管理机构部门内部有关人员，并对下属有关人员

10

进行指导和培训

11对采购部下属有关人员进行考核和评价

合约生效

批准日期

日期

1.3采购计划主管

岗位名称采购计划主管二;采购部直接上级采购经理

根据企业的采购战略规划等制订年度采购计划，并根据企业日常物资需求

情况制定采购工作计划，积极落实采购计划，确保计划按时完成

工作职责不相容职责

根据企业年度销售计划和生产计划和战略规划

1

等制订企业年度采购计划，并对其进行分解

接收各机构部门的“请购单”，并对其进行审核

2

与汇总，制订采购物资需求计划

根据采购物资需求计划和年度采购计划，制订具

3♦审批采购作业计划

体的采购作业计划，并报上级相关领导审批

♦审批采购订单

根据采购作业计划和具体的需求计划编制采购

4

订单

监督采购作业执行过程，查看采购专员是否按照

5

计划完成采购工作，为日后改进工作奠定基础

合约生效批准日期

日期

1.4采购预算主管

采购预算主管机构部门名称/采购部直接上级采购经理

岗位名称

编号

根据企业的采购战略规划和年度预算制定采购年度预算，并根据具体的采

职责概述购工作将预算进行分解，制定详细预算；监督采购预算的执行过程，确保将采

购费用控制在预算范围之内

工作职责不相容职责

收集采购预算的编制依据，编制年度采购预算并上

1

报相关领导审批♦审批采购预算

2监督采购预算的执行情况，确保采购预算不超支♦执行采购费用和

3执行采购成本控制措施，并审核采购支出预算

根据采购需求的修改变更情况，修订采购预算，并♦掌握采购支出

4

及时上报

5对采购预算的执行情况进行分析，并编制分析报告

合约生效批准日期

日期

1.5供应商主管

供应商主管机构部门名称/采购部直接上级采购经理

岗位名称

编号

根据企业的采购需求情况开展供应商调查和供应商评选和。专应商认证和

职责概述

供应商维护和供应商考核与评价等工作，为企业建立稳定可靠在J供应商队伍

工作职责不相容职责

1制定和完善供应商开发相关流程，并监督和执行

2制订并执行供应商开发计划

负责任对潜在供应商的拜访和评估工作，选择与

3

推荐潜在供应商

开展生产产品的询价和比价和议价工作，负责任

4

样品价格的确认及分析

组织做好供应商评估与审核工作，及时记录评审

5

过程

定期开展市场行情调查，收集整理市场信息，汇

6

报供应商情况及编制分析报告♦与供应商谈判价格

根据供应商的日常表现，对供应商进行考核，并♦与供应商签订协议

7根据考核结果，及时指导供应商工作，使其改进生产合同

产品或服务♦确定某项采购的供

协助采购经理对供应商供货和质量和交期和售应商

8

后服务进行监督

9定期拜访供应商，做好供应商维护工作

建立供应商管控管理档案，及时收录供应商信

10息、；随时更新供应商管控管理档案，将供应商发生的

重大事件及变动记录在案

11定期对供应商数据库进行核查与管控管理

安排下属有关人员的日常工作，协调供应商管控

12

管理工作与本机构部门其他工作之间的关系

合约生效批准日期

日期

1.6采购协议合同主管

采购协议合同机构部门名称/采购部直接上级采购经理

岗位名称

主管编号

起草和制定并落实采购协议合同管控管理规范，与供应商开展协议合同谈

职责概述

判，起草并送审采购协议合同，负责任采购协议合同的』丸行工作

工作职责不相容职责

协助采购总监和采购经理制定采购协议合同管控

1管理制度规章与相关相关流程和规范，并按照制度规章

规范指导工作

编制统一的日常采购协议合同范本，并及时报上级

2

相关领导批准

协助上级相关领导开展采购谈判工作，并记录谈判♦审批采购协议合

3

过程同

根据采购谈判和采购询价等结果，起草采购协议合♦执行采购作业过

4

同，并及时送审程

在协议合同谈判和采购协议合同执行的过程中，实♦选择供应商

5

施协议合同风险防范措施♦对供应商货款支

跟踪采购协议合同的签订过程，并及时将协议合同付

6

进行备份和归档

7整理和汇总并归档采购协议合同的相关资料

及时将协议合同中规定的相关有关内容传送给责

8

任人

合约生效批准日期

日期

1.7采购质量验收主管

采购质量验收机构部门名称/采购部直接上级采购经理

岗位名称

主管编号

制定并落实采购质量规范，对采购的物资进行质量验收，剔除不合格品，

职责概述

确保采购物资的质量能够满足企业相关要求

工作职责不相容职责

协助采购经理和质量管控管理部制定各类采购

1

物资检验标准和规范，并积极落实

负责任组织对供应商进行质量评审和认证工作，

2

提出采购物资的供应商质量标准

组织开展对采购物资的质量检验工作，识别并认

3真记录各类物资质量问题，填写“采购检验报告单”，♦选择供应商

登记质量原始记录♦执行采购作业过程

妥善处理采购物资的质量异常状况，并向上级相♦进行特采决策

4

关领导提出合理的处理意见

根据质量检验记录情况，定期对采购物资的质量

5

进行统计分析，并对供应商进行质量评价

针对各类采购物资的规格和质量向供应商提出

6

质量改善建议

合约生效批准日期

日期

1.8招标采购主管

招标采购主管机构部门名称/采购部直接上级采购经理

岗位名称

编号

根据招标采购工作规范执行招标工作，编制招标文件，发布招标公告，并

职责概述

对招标过程进行评审

工作职责不相容职责

1协助采购总监，采购经理制定招标采购工作规范

根据招标采购工作规范组织招标采购工作，做好

2

招标采购准备♦制定招标工作规范

根据物资需求机构部门或本次项目需求等编制♦制定标底价格

3

招标文件，并在各类媒体上发布招标公告