财务共享中心业务操作手册(第三版)-费用报销分册

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中国水电四局共享业务终端用户操作手册

费用报销分册

中国水利水电第四工程局有限公司

2023年2月20日

目录

1出差申请单...............................................................................3

2处务招待申请单..........................................................................7

3举办会议申请单.........................................................................11

4借款单..................................................................................15

5还款单..................................................................................21

6差旅费报销单............................................................................26

7业务招待费报销单.......................................................................41

8车辆费用报销单.........................................................................48

9举办会议费用报销单.....................................................................57

10一次性劳务费用报销单..................................................................66

11安全生产费用报销单....................................................................74

12其他费用报销单........................................................................80

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1出差申请单

1.1表单样式

出差申请单管号:

胡9日U：20220S-18

出•呻

由新2Q要创09»@庙入©±»④下格

•开始日期抬束日明•出发她,邺区地・麻，天数

1.2适用场景

适用场景：出差申请单适用于员工因公到常驻地以外地区出差、培训的事前

申请事项，需根据实际出差任务性质，选择不同的出差类型。（员工包括正式职

工、派遣劳务及临聘劳务，不包含外聘的专家、律师等第三方人员）

1.3适用范围

出差申请单适用于公司内未使用考勤系统的单位。

3

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1.4流程图

出差任务申请流程

内控权限卜的

经办部门负责人归档员

相关领导

承担主体

=项目承担”

03：费用承

02：经办部门

01：提交申请单XJK承担主体二担部门负责

负责人初审部门/产品承担

人审核

承担主体=03：研发负

研发项目承担责人审核

1.5流程描述

步骤责任部门/

输入输出操作详细描述

编号名称岗位

经办人在共享系统中填报出

提交出差申相关部门/

01出差申请单差申请单，填报完成后提交出

请单经办人

差申请单。

相关部门/经办部门负责人对出差申请

初审通过的出差

02初审经办部门负出差申请单单进行初审，核对出差申请是

申请单

责人否合理、合规。

经办部门负责人审批后，当费

用承担主体为项目/部门、产

相关部门/初审通过的出差审批通过的出差

03审批品/研发项目时，需分别经项

相关领导申请单申请单

目经理/费用承担部门负责人

/研发项目负责人审批。

会计档案归相关部门/整理成册的会计归档员按照会计档案归档流

04出差申请单.

档流程归档员档案程进行凭证归档。

4

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1.6附件要求

业务事项附件要求

①公务出差、无附件要求，如有附件可上传

②探亲出差应上传请假单

③参加会议、培训及董事会需上传举办会议、培训及董事会的通知

出差申请单

④安全出差根据实际出差任务上传附件

⑤与研发项目相关的公务、培训、会议等，附件要求与公务出差、

参加会议、培训要求一致

1.7审核要点

项目经理/费用承担部门负责人/研发项目负责

业务事项经办部门负责人审核要点

人审核要点

①审查业务的合理性、合规性

①表单中出差类型等信息填写是否正确

出差申请单②费用所属项目/费用所属部门/费用所属研

②审查业务是否合理、合规

发项目选择是否正确

1.8填报注意事项

①、附件张数:根据实际上传的附件张数填列，不能为空，无附件填0;

②、出差类型：根据实际出差任务性质从树形结构图中选择；（注：与研发

项目相关的公务、培训、会议等出差类型选择“公务出差”、“参加会议”、“参

加培训”即可；与安全有关的出差类型根据出差实际任务选择“安全出差”下的

“安全会议”“其他专项安全培训”等类型）

③、费用承担主体：根据职工所属单位及出差任务性质，选择“部门承担”、

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“项目承担”、“研发项目承担”、“产品承担”；（注：与研发项目、产品相

关的公务、培训、会议等分别选择“研发项目承担”“产品承担”；与安全出差

有关的选择“项目承担”。）,通常情况下各项目部差旅费用需计入“合同成本”

科目的，选择“项目承担”；各二级单位/子公司本部差旅费用需计入“管理费用”

科目的，选择“部门承担”；

④、费用承担信息：根据③的选择情况自行带出，例：“费用承担主体”选

择“部门承担”，费用承担信息中只能对“费用承担部门”进行修改，其余三个

选项均为灰色无法修改。如存在多个项目标段、研发课题及产品类别的，需要注

意区分选择具体的费用承担信息；

⑤、出差明细：点击新增，根据出差需要填列带星号的必填内容，可根据填

报人需求自行进行删除、插入、上移、下移操作；

⑥、附件：根据附件要求上传相应附件。

⑦、其他填报要求：出差申请履行“先申请，再出差”原则，出差申请单应

在出差前填列并完成全部审批流程。（即出差申请单填报时间必须早于出差时间。）

6

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2业务招待申请单

2.1表单样式

业务招待费申调单一•

83B2022gl9

O0A：•WMT）：

*■A*«A»3*a-<*・7MCM

•WW3®B•WB^a

・・■»口，

E"人■R5・R人・

0v*®*❸a、，上•④下♦

M4sM91

2.2适用场景

业务接待申请单适用于员工发生单次业务接待事项之前的申请，接待类别包

括宴请（含酒水）、工作餐、接待用品、接待酒水、纪念品、住宿费、交通费、

其他等。

2.3使用范围

业务招待申请单对公司全级次适用。

7

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2.4流程图

2.5流程描述

步骤责任部门/

输入输出操作详细描述

编号名称岗位

提交单次业经办人在共享系统中填报单

相关部门/单次业务招待申次业务招待申请单信息。填

01务招待申请实物单据

经办人请单报完成后提交单次业务招待

单申请单。

相关部门/

经办部门负责人对单次业务

单次业务招待申初审通过的单次

02初审经办部门负招待申请单进行初审，核对招

请单业务招待申请单

待申请是否合理、合规、必要。

责人

经办部门负责人审批后，当费

用承担主体为项目/部门、产

品/研发项目时，需分别经项

相关部门/初审通过的业务审批通过的单次

03审批目经理/费用承担部门负责人

相关领导招待申请单业务招待申请单

/研发项目负责人审批。相关

领导对业务发生的合理性、合

规性、必要性进行审核。

相关领导审批后，分管领导对

分管领导审相关部门/审批通过的单次审批通过的单次

04业务发生的合理性、合规性、

业务招待申请单业务招待申请单

批分管领导必要性进行审核。

8

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步骤责任部门/

输入输出操作详细描述

编号名称岗位

相关部门/

分管领导审批后，总经理/机

总经理/机构审批通过的单次审批通过的单次

05总经理/机构负责人对业务发生的合理

业务招待申请单业务招待申请单

负责人审批性、合规性、必要性进行审核。

构负责人

会计档案归相关部门/单次业务招待申整理成册的会计按照会计档案归档流程进行

06

档流程归档员请单档案凭证归档。

2.6附件要求

2.7审核要点

经办部门负责人审核要项目经理/费用承担部门负责人/研发项分管领导/总经理/机构负责

业务事项

点目负责人审核要点人审核要点

①表单中招待类型、

①审查业务的合理性、合规性、必要审查业务是否合理、合规、

招待对象等信息填

业务招待性必要

写是否正确

申请单②费用所属项目/费用所属部门/费用

②审查业务是否合

所属研发项目选择是否正确

理、合规、必要

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2.8填报注意事项

①、附件张数:无附件填“0”，不能为空；

②、费用承担主体:选择“部门承担”；

③、接待事由：“接待事由”中不能出现敏感词；“申请总额”由申请明细

表中的“预计金额”自动带出；

④、业务相关信息：根据实际招待业务情况填列，“接待类型”根据文件

规定和实际接待业务类型可选择“商务接待”、“外事活动接待”和“其他公

务接待”；“接待分类”根据文件规定可选择"A、B、C类”；“接待对象人

数”和“我方陪同人数”根据文件规定和实际接待人员数量填列；上述选项均

不得超过《中国水利水电第四工程局有限公司国内公务接待管理办法》文件规

定的标准；

⑤、申请表明细：点击新增分别填列招待类别及预计金额。应根据实际招待

业务性质填列“招待类别”，通常情况下常发生的餐饮招待应根据相应标准选择

“工作餐或宴请（含酒水）”，单据中未列明的其他接待类别选择“其他”。

⑥、其他填报要求：业务招待申请履行“先审批，再接待”原则，业务招待

申请单应在接待业务发生前填列并完成全部审批流程。（即业务招待申请单填报

时间必须早于接待业务发生时间。）

10

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3举办会议申请单

3.1表单样式

向举办会议申请单取

I2J2022gl8

西*MSmt5MM.

am❸等上♦一下・

3.2适用场景

举办会议申请单适用于举办大型会议的事前申请事项。

3.3流程图

11

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3.4流程描述

步骤责任部门/

输入输出操作详细描述

编号名称岗位

提交举办会举办会议申请、经办人在共享系统中填报举

相关部门/办会议申请信息并扫描影

01议申请并扫实物单据实物单据及实物

经办人像。填报完成后提交举办会

描影像单据影像议申请。

经办部门负责人对举办会议

申请单、实物单据及实物单据

相关部门/

举办会议申请单、初审通过的举办影像进行初审，核对纸质单据

02初审经办部门负实物单据及实物会议申请单及实与电子影像是否一致以及相

单据影像物单据影像关附件是否完整、真实、合规。

责人

接待事项是否合理、合规、必

要。

经办部门负责人审批后，当费

用承担主体为项目/部门、产

品/研发项目时，需分别经项

相关部门/初审通过的举办审批通过的举办

03审批会议申请单及实会议申请单及实目经理/费用承担部门负责人

相关领导

物单据影像物单据影像/研发项目负责人审批。相关

领导对业务发生的合理性、合

规性、必要性进行审核。

相关领导审批后，经分管领导

审批通过的举办审批通过的举办

分管领导审相关部门/审批。分管领导对业务发生的

04会议申请及实物会议申请及实物

合理性、合规性、必要性进行

批分管领导单据影像单据影像

审核。

相关部门/

总经理/机构审批通过的举办审批通过的举办分管领导审批后，总经理/机

05总经理/机会议申请及实物会议申请及实物构负责人对业务发生的合理

负责人审批单据影像单据影像性、合规性、必要性进行审核。

构负责人

总经理/机构负责人审批后，

审批通过的举办审批通过的举办经董事长（没有董事机构的

相关部门/

06董事长审批会议申请及实物会议申请及实物单位设置为上一级人员即

董事长

单据影像单据影像可）对业务发生的合理性、合

规性、必要性进行审核。

会计档案归相关部门/举办会议申请及整理成册的会计按照会计档案归档流程进行

07

档流程归档员实物单据档案凭证归档。

12

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3.5附件要求

附件要求

3.6审核要点

分管领导/总经理/机构负责人/

项目经理/费用承担部门负责人董事长审核要点

业务事项经办部门负责人审核要点

/研发项目负责人审核要点

①表单中会议类别、费用

承担方式等信息填写是

否正确

②附件张数是否填写正确

（附件张数不包括本报①审查业务的合理性、必要

账单）性、合规性

举办会议审查业务的合理性、合规性、

③附件是否真实完整、合规②费用所属项目/费用所属部

申请单必要性

④附件是否与申请事项一门/费用所属研发项目选择

致是否正确

⑤电子影像与实物单据是

否一致，是否清晰

⑥审查业务是否合理、必

要、合规

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3.7填报注意事项

①、附件张数:无附件填“0”，不能为空；（附件要求：会议方案）

②、费用承担主体:根据所属单位性质及举办会议性质选择“部门承担”、

“项目承担”、“研发项目承担”、“产品承担”；（注：各单位选择“项目承

担”、“研发项目承担”、“产品承担”后，需在“会议承担部门”处选择对应

的项目组织机构，即项目部名称）；

③、费用承担信息：根据②的选择情况自行带出，例：“费用承担主体”选

择“项目承担”，费用承担信息中只能对“费用承担项目”进行修改，其余三个

选项均为灰色无法修改。如存在多个项目标段、研发课题及产品类别的，需要注

意区分选择具体的费用承担信息；

④、申请总额、⑤预计支出金额、预计收款金额：预计支出金额根据费用预

算明细中的“预计金额”合计自动带出，预计收款金额手动填写（预计收款金额

指举办会议时收取的会议费、餐费、培训费等，如均不涉及可填0）,申请总额

由预计支出金额和预计收款金额合计得出；

⑥、费用预算明细：点击新增分别填列费用类型和预计金额，费用类型下拉

选项中包含“餐饮费、资料费、场地租赁费、设备租赁费、聘请专家费”等。

⑦、会议类型：根据举办会议性质选择“一般会议”、“工地会议”、“培

训会议”、“安全会议”等；

⑧、附件单据：根据实际附件上传，如无附件不上传。

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4借款单

4.1表单样式

rsi,占款单中.■与

IM.e中0Mzi・BOA：

・StS1•人・tt

4.2适用场景

借款单适用于员工因公务借款的事项，主要分为个人借款、项目借款和未取

得发票的零星对公付款。

①、个人借款包括职工因公发生的差旅费、业务招待费、办公费、日常零星

支出等；

②、项目借款包括暂未设立银行账户的项目部或筹备组用于零星采购等无法

使用银行转账支付的费用借支、有明确支付对象的零星采购借支等；

③、未取得发票的零星对公付款包括充值卡支付、向政府支付特定款项等

有明确支付对象但未取得发票的零星借款。

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4.3流程图

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4.4流程描述

步骤责任部门/

输入输出操作详细描述

编号名称岗位

经办人在共享系统中填报借款

单，填写借支事由、借支金

提交借款单相关部门/借款单、实物单据

01实物单据额、预计核销还款期限等信

并扫描影像经办人及实物单据影像

息，并扫描影像，填报完成后

提交借款单。

业务财务对借款单、实物单据

及实物单据影像进行初审，核

对纸质单据与电子影像是否一

财务部门/借款单、实物单据初审通过的借款致以及相关附件是否完整、真

02初审

业务财务及实物单据影像单、实物单据影像实、合规。审批意见需对借款

人借款余额情况进行批示，坚

持“前账不清，后账不借”原

则。

部门负责人/项目负责人、财务

初审通过的借款审批通过的借款部门负责人审批，部门/项目

相关部门/

03审批单及实物单据影单及实物单据影分管领导、总经理、董事长对

相关领导

像像业务发生的真实性、合理性、

必要性进行审核。

FSSC稽核岗稽核借款单的正

审批通过的借款稽核通过的借款确性，附件完整性，凭证正确

FSSC/稽核

04稽核单及实物单据影单及实物单据影性。若稽核通过，生成会计凭

岗

像像证-其他应付款。若稽核不通

过，则转入财务审核逆流程。

生成会计凭

自动生成会计凭证-其他应付

05证-其他应付一一会计凭证

款。

款

会计凭证审

FSSC/凭证复核完成的会计FSSC凭证审核岗进行会计凭

06核-其他应付会计凭证

审核岗凭证证审核。

款

稽核通过的借款支付成功的借款FSSC资金岗根据付款信息进

资金结算流FSSC/资金

07单及实物单据影单及实物单据影行支付并生成凭证，详细流程

程岗

像像详见“资金结算流程”。

支付成功的借款

会计档案归相关部门/整理成册的会计归档员按照会计档案归档流程

08单、会计凭证及实

档流程归档员档案进行凭证归档。

物单据

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4.5附件要求

业务事项附件要求

①项目借款支撑文件（《项目备用金借款备案表》、项目中标通

知书或合同主要页、项目无银行账户说明、具体使用计划）；

②个人借款如为劳务派遣人员借支的，需上传《劳务派遣备用

金借款申请单》；如超出借款限额借款，需上传《超额借支备用金

个人借款、项目借款、未收到发票零星

申请单》；

对公付款

③借支有明确支付金额和明确支付对象的零星款项必须后附相

关证明资料，包括但不限于结算明细单、缴款通知单、招投标通知

文件等；

④税金借款附件应包含相关税费计算表或税费预缴单；

4.6审核要点

业务事项业务财务审核要点领导审核要点FSSC稽核岗审核要点

①超限额借款理由是否合理

②附件张数是否填写正确（附件张数不

包括本报账单）

①审查业务的真①单据选择是否正确

③附件是否真实完整、合规

实性、合理性、②核对附件是否齐全完整

个人借款、④附件是否与报账事项一致

必要性③附件是否与报账事项一致

项目借款⑤电子影像与实物单据是否一致，是否

②借款类型是否©审核预生成的科目、凭证

清晰

选择正确是否正确

⑥审批意见需对借款人借款余额情况

进行批示，坚持“前账不清，后账不

借”原则。

①附件张数是否填写正确，（附件张数

不包括本报账单）①审查业务的真©单据选择是否正确

未收到发②附件是否真实完整、合规实性、合理性、②核对附件是否齐全完整

票零星对③附件是否与报账事项一致必要性③附件是否与报账事项一致

公付款④电子影像与实物单据是否一致，是否②借款类型是否®审核预生成的科目、凭证

清晰选择正确是否正确

⑤业务是否真实、付款理由是否充分

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4.7填报注意事项

①、附件张数：根据实际附件张数填列，不能为空，无附件填“0”；

②、预计还款时间：根据业务结束时间填列，不能为空；根据文件规定，借

款时间原则上不得超过三个月；

③、借款类型：根据借款业务的实际性质选择“个人借款”、“项目借款”

及“未取得发票的零星对公支付”；有明确支付对象但尚未取得发票的公对公支

付，可选择“未取得发票的零星对公支付”；（借款类型选择“未取得发票的零

星对公支付”时，生成的借方科目为“其他应收款-暂付款”）

④、收款人信息：根据本单位实际付款方式在“支付方式”下拉菜单中“银

行汇款”“票据背书”“现金支付”“其他单位代付”等支付方式；（通常情况

下通过银行转账方式支付的，选择“银行