北京公司运作手册汇编

文件编号：YZ-A/ZG

受控编号：

北京招商局物业管理有限公司

运作手册汇编

北京招商局物业管理有限公司

北京招商局物业管理有限公司运作手册汇编

目录

目录........................................................2

1.行政与人力资源部..........................................6

1.1.组织结构及人员编制..................................6

1.2.管理范围.............................................7

1.3.岗位职责.............................................8

1.4.操作规程............................................12

1.4.1.员工聘用操作规程................................12

1.4.2.员工考勤操作规程................................15

1.4.3.考核评价操作规程................................17

1.4.4.办理员工离职操作规程............................21

1.4.5.员工入职培训操作规程............................24

1.5.管理制度............................................25

1.5.1.员工考勤管理规定................................25

1.5.2.员工打卡管理暂行规定............................26

1.5.3.计算机使用管理规定..............................27

1.5.4.关于印章使用管理的暂行规定.....................28

1.5.5.女职工劳动保护管理办法..........................30

1.5.6.员工体格检查管理办法............................32

1.5.7.工伤事故管理办法................................34

1.5.8,办公用纸管理办法................................42

1.5.9.关于法律法规及其他要求搜集、更新和培训等工作管理办法

43

1.5.10.车辆使用的管理规定.............................44

1.6.聘用人员岗位标准与任职要求........................46

1.7.相关文件............................................48

1.8.记录表格............................................49

2.财务部..................................................50

2.1.组织结构及人员编制..................................50

2.2.管理范围............................................51

2.3.岗位职责............................................52

2.4.操K二规程............................................60

2.4.1.日常会计核算操作规程..........................60

2.42财务支出/报销操作规程...........................61

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2.4.3.业主/租户入伙操作规程...........................63

2.4.4.入住收费操作规程................................64

2.4.5.租户退租操作规程................................65

2.4.6.装修费用操作规程................................66

2.5.管理制度............................................66

2.5.1.固定资产'低值易耗品的核算制度...................67

2.5.2,财务支出/报销制度...............................68

2.6.记录表格............................................70

3.品质管理部..............................................71

3.1.组织结构及人员编制.................................71

3.2.管理范围............................................72

3.3.岗位职责............................................73

3.4.操作规程............................................74

3.4.1.综合管理体系文件的控制程序......................74

3.4.2.综合管理体系文件内部审核程序...................76

3.4.3.检查监督控制程序................................79

3.5.管理制度............................................81

3.5.1.综合管理体系文件增/补发的管理制度...............81

3.5.2.综合管理体系文件编写规定........................82

3.6.记录表格............................................91

4.工程事务部..............................................92

4.1.组织结构及人员编制.................................92

4.2.管理范围............................................93

4.3.岗位职责............................................94

4.4.操作规程............................................96

4.4.1.工程项目招标程序................................96

4.4.2.代维工程审批和执行程序..........................98

4.5.管理制度...........................................100

4.5.1.工程事务部交流培训、监督检查制度...............100

4.6.记录表格...........................................101

5.保洁中心................................................102

5.1.岗位职责及人员编制.................................102

5.2.管理范围...........................................103

5.3.岗位职责...........................................104

5.4.操作规程...........................................110

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5.4.1.新接项目清洁开荒规程...........................110

5.4.2.保洁中心经理日常工作检查规程...................112

5.4.3.操作规程.......................................112

5.4.4.项目主管日常工作检查规程.......................114

5.4.5.文件资料管理规程...............................116

5.4.6.客户办公室清洁操作规程.........................117

5.4.7.卫生间清洁操作规程.............................119

5.4.8.打帽操作规程...................................121

5.4.9.地毯清洁操作规程...............................123

5.4.10.大堂清洁操作规程...............................125

5.4.11.消防楼梯清洁操作规程...........................127

5.4.12.外围及地下停车场清洁操作规程..................128

5.4.13.公共区域走廊清洁操作规程......................129

5.4.14.电梯清洁操作规程...............................131

5.4.15.火警处理操作规程...............................133

5.4.16.停电处理规程...................................135

5.4.17.停水处理规程...................................137

5.4.18.气候剧变对应程序...............................138

5.5.管理制度...........................................139

5.5.1.保洁用品管理制度...............................139

5.5.2.培训管理制度...................................141

5.5.3.人员防护制度...................................142

5.5.4.物品使用管理制度...............................143

5.55记录...........................................147

6.物配中心................................................148

6.1.组织结构及人员编制.................................148

6.2.管理范围...........................................149

6.3.岗位职责...........................................150

6.4.操作规程...........................................152

6.4.1.采购工作操作规程...............................152

6.4.2.应急采购程序...................................154

6.5.相关文件...........................................156

6.6.记录表格...........................................157

7.发展策划部..............................................158

7.1.组织结构及人员编制.................................158

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7.2.管理范围...........................................159

7.3.岗位职责...........................................160

7.4.操作规程...........................................164

7.4.1.新项目的确立规程...............................164

7.4.2.项目资料库的建立与更新操作规程.................166

7.4.3.操作规程.......................................166

7.4.4,同行业资料库建立与更新操作规程.................167

7.5.记录表格...........................................169

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1.行政与人力资源部

1.1.组织结构及人员编制

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1.2.管理范围

I).拟定公司组织架构、人员编制和中高级管理人员的任免，审定各中心

的组织架构和人员编制。

2).负责制订公司部门副经理(含)级以上人员的《岗位任职要求》。

3).拟定员工的工资标准及管理办法。

4).负责管理权限范围内人员招聘、解聘各环节的工作。

5).按国家有关劳动政策、法律、法规处理各类劳动人事方面的问题。

6).对员工执行公司各项规章制度的情况进行监督、检查。

7).拟定员工劳保福利标准，并负责具体实施。

8).按时统计、填报各类人事劳动报表。

9).按管理权限对员工的人事及行为档案进行管理。

10).严格按照《员工手册》的有关规定做好员工的奖惩工作。

H).负责处理行政日常业务，收发电传、传真及文件的拆封、编号、登记、

分送、承办、催办、归档等工作。

12).负责公司公章使用的审核及管理。

13).协助公司领导处理日常事务性工作，负责公司内部协调及对外联络工

作。

14).负责公司文书原件和各部门档案编目的收集和统一管理，按有关规定

对档案进行分类、立卷、保管、借阅等。

15).依据总部培训大纲制定公司年度、月度培训计划并有效落实。

16),根据公司整体形象设计、制定员工制服及工作牌式样并组织制作。

I7).负责组织公司各部门和各物管中心对危险源进行识别、登记、汇总和

风险评价、控制措施及更新工作。

18).负责组织公司各部门和各物管中心对法律法规进行评审、更新和培训

工作。

19).负责公司职业健康安全卫生方面的管理和协调工作。

20).完成上级领导交办的其它工作。

21).完成本部门的管理目标：

新员工入职培训率达99%

特殊工种持证上岗率达99%

固体废弃物品分类处埋

确保员工每年度体检一次

确保交纳国家规定的职工各项保险费用为100%

确保场所人员无重伤以上事故

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1.3.岗位职责

1.3.1.行政与人力资源部经理

在公司总经理的领导下主持本部门的工作，其主要职责如下：

13.1.1.负责拟定公司行政人事方面的规章制度，并检查执行情况。

13.1.2.负责制定本部门的职责、制度和工作计划，并监督执行。

13.1.3.负责公司各类公文的办理和印章管理。

1.3.1.4.负责公司本部采购计划的审定和日常办公用品采购的审批。

13.1.5,根据国家及北京市的人事劳动政策，拟定公司的人事劳动福利政策。

1.3.1.6.根据公司的实际情况，拟定公司组织架构及人员编制。

1.3.1.7.负责制定公司部门副经理（含）级以上人员的《岗位任职要求》，并

报公司总经理审批。

13.1.8.合理调整人员结构，组织对员工的招聘、考核、调配、奖惩工作。

13.1.9.拟定公司本部员工及物管中心部门副经理以上人员工资标准。

1.3.1.10.根据经营状况提出人员调配、工资、劳保福利的计划及调整意见，经

公司领导批准后负责具休实施。

131.11.负责公司本部员工及中心部门副经理以上人员的考察了解及聘任、解

聘等呈报工作。

13.1.12.负责公司培训计划的审定，并组织实施和检查。

1.3.1.13.负责公司内部协调及对外联络工作。

1.3.1.14,根据公司形象设计要求确定工作服及工作牌式样并组织制作。

1.3.1.15.负责公司职业健康安全卫生方面的管理和协调工作。

1.3.1.16.完成公司领导交办的其它工作。

1.3.2.副经理

1.321.负责员工招聘、录用、调配、解聘等的手续办理。

1.3.2.2.负责按照公司人事管理权限建立和完善管理范围内员工的行为档案。

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1.3.2.3.负责完成有关人事资料的统计、分析及报表工作。

132.4.负责对员工的劳动合同、人事档案、社会保险进行综合管理。

13.2.5.负责组织公司各部门和各物管中心对危险源进行识别、评价、更新及

制定控制措施。

1.3.2.6.完成领导交办的其它工作。

1.3.3.培训主管

133.1.根据总部培训大纲拟定公司年度、月度培训计划，并监督实施。

1.3.3.2.负责拟定公司培训管理方面的规章制度，汇编培训教材。

1.3.3.3.负责按照人事管理权限对相关人员进行各类培训。

1.3.3.4.负责完成公司培训工作相关报表。

1.3.3.5.负责对部门副经理（含）级以上人员的专业证书的管理工作。

1.3.3.6.负责公司大事记的有关工作。

1.3.37负责法律、法规信息的收集、整理、更新及培训工作，并对各物管中

心进行督促、检查。

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1.338.完成领导交办的其它工作。

1.3.4.行政主管

13.4.1.协助部门经理管理公司日常行政事务。

1.3.4.2.负责公司后勤保障的具体事务。

1.3.4.3.负责公司营业执照、资质等相关文件的申请、变更及年审手续办理。

1.3.4.4.负责车辆管理均具体事务。

13.4.5.负责月考勤统计工作和固定资产的保管、统计工作。

13.4.6.负责办公用品及其他物品的申购和管理。

13.4.7.负责定期组织员工年度体检。

1.3.4.8.负责对本部门环境因素的识别、评价和记录的填写工作。

13.4.9.完成上级领导交办的其它工作。

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1.3.5.前台文员

1.3.5.1.负责公司各类文书档案的管理工作。

1.3.5.2.负责公司、中心《劳动合同》的各项管理工作。

1.3.5.3.负责前台接待工作及公司各类会议的准备和服务工作。

13.5.4.做好文件、合同的登记、传递和归档工作。

1.3.5.5.做好本部门的会议记录和纪要工作。

1.3.5.6.完成领导交办的其他工作。

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1.4.操作规程

1.4.1.员工聘用操作规程

1.4.1.1.目的

通过制定本规程，确保公司及各物管中心聘用人员的质量

1.4.1.2,范围

本规程适用于公司各级员工的录用

1.4.13.职责

人事助理负责办理公司本部员工、中心部门副经理（含）以上人员的

聘用手续。

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1.4.1.4.操作规程

工作流程图说明记录

1、行政与人力资源部经

理依据编制及各部门《招聘申请表》

用人需求，制定招聘计YZ-ZG/BXR-F05-01

划。

通过各种途径进行人《求职申请表》

员招聘，主要有参加招YZ-ZG/BXR-F01-02

聘洽谈会、利用人才中

介机构、刊登发布招聘《面试考核表》

信息。YZ-ZG/BXR-F04-02

进行招聘及甄选工作

A、采取一定形式收集《录用通知书》

应聘人员资料。YZ-ZG/BXR-F02-02

B、相关部门对人员资

不需参加

一次面试料进行挑选。《员工登记表》

£需进行

二次面试:4、挑选合格者由行政与人YZ-ZG/BXR-F03-02

不予录用

体检未合f力资源部副经理审验

不予录用

应聘人员相关有效证

通如进行体检

明原件材料包括：（1）

依据体榕...毕业证书（2）各类培相关文件：

训证书（3）特种岗位《员工行为档案》

YES1

证书（4）如需要应提《培训记录》

办理入联手续并

建立行为档案供的《职业病健康证

明》（5）身份证（6）

进行入职培训劳动关系证明。由应聘

人员填写《求职申请

新员工进入岗位表》，由主持面试的人

员和相关部门专业负

责人员对其进行第一

次面试，并在《面试考

核表》上填写“一至六

栏”中的内容。

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5、合格者由主持面试人

员进行二次面试，并在

《面试考核表》中填写

“第七栏”的内容。

6、行政与人力资源部经

理根据面试人员的整

体情况核定工资等级

并报公司总经理批准。

通知其到指定医院体

检。

7、体检合格者由行政与人

力资源部副经理发放

《录用通知书》，建立

《员工行为档案》，并

为新员工办理入职手

续：收取体检合格证、

填写《员工登记表》、

发放工牌、餐卡、考勤

卡、办公用品、工服等。

8、培训主管对新员工进行

入职培训。

9、行政与人力资源部副经

理负责指导新员工向

部门报到。

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1.4.2.员工考勤操作规程

1.4.2.1.目的

通过执行考勤操作程序，确保考勤的真实性。

1.4.2.2.范围

适用于公司总监助理（含）以下员工。

1.4.2.3.职责

行政助理负责员工考勤管理。

1.4.2.4.工作程序

工作流程图说明记录

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1、公司总监助理（含）

以下员工均执行上、

下班打卡制度。《请（休）假申请

2、以部门为单位设考单》

勤员并于每月26日YZ-ZG/BXR-F08-

12：00以前将考勤报01

部门经理签字后汇

总至行政与人力资《员工加班申请

源部。单》

3、行政主管负责汇总、YZ-ZG/BXR-F07-

复核各部门考勤，并01

由部门经理审核签

字确认。《补卡单》

4、核查考勤的同时将YZ-ZG/XR-F10-0

各部门员工的《请1

（休）假申请单》、

《员工加班申请《年度员工考勤汇

单》、《补卡单》等各总表》

类单据同考勤一起YZ-ZG/BXR-F06

统一汇总作为依据。-01

（以上单据均按照

公司《员工手册》及

年度考勤

作为员工考核依据国家相关法规执行）

5、填写的各类单据由

部门经理及行政与相关文件：

人力资源部经理确《员工手册》

认审批。DX-A/ZG-BXR

6、公司总经理签字确

认生效（休假十天以

上必须经公司总经

理审批签字）。

7、行政与人力资源部

经理以各部门考勤

及相关单据为依据

核算人员工资，并于

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每月6日前抄送财务

部。

8、行政主管在每年的

1月15日以前汇总

上一年度考勤并填

写《年度员工考勤汇

总表》报行政与人力

资源经理，作为员工

年度考核的依据。

1.4.3.考核评价操作规程

1.4.3.1.目的

通过制定考核评价工作规程，确保对员工的正确评价和使用。

1.4.3.2.范围

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适用于公司各级员工工作评价及考核工作。

1.4.3.3.职责

1）.中心负责中心部门经理助理（含）以下员工考核。

2）.公司负责公司本部员工及中心部门副经理（含）以上员工考核。

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1.4.3.4.操作规程

工作流程图说明记录

1、员工转正应提前10

日由行政与人力资源部《员工转

经理会同部门经理对试正审批

用期的员工进行考核。表》

(1)A、员工填写《员YZ-ZG/B

工转正审批表》并做试XR-F11-0

用期书面总结。2

B、员工所在部门经理填

考核未

蚤1拉写《一般员工考核表》《转正聘

有美城

5£»«并在“考评人意见”栏用通知

填写意见、行政人事部单》

经理填写“行政人事部YZ-ZG/B

►登舁门档保存♦意见”栏、总经理填写XR-F12-0

“核定人意见”栏。1

(2)经过考核评价合格

的公司及各中心部门副《续签劳

经理(含)以上员工、动合同审

公司一般员工由行政人批表》

事部经理核定工资等级YZ-ZG/B

并报公司总经理审批。XR-F16-0

(3)向考核评价合格的2

员工发放《转正聘用通

知单》，对不合格员工辞《一般员

退执行员工离职操作程工考核

序。表》

2、续签劳动合同的考YZ-ZG/B

核XR-F14-0

对需要续签合同的2

员工，由行政与人力资

源部填写《续签劳动合《中、高

同审批表》，部门经理会层人员绩

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同行政与人力资源部经效考核

理及分管领导审核，总表》

经理审批。考核结果由YZ-ZG/BX

行政与人力资源部存入R-F15-02

个人行为档案。

3、员工绩效考核

A、公司及各中心部

门副经理（含）以上员相关文

工由公司行政与人力资件：

源部组织考核，每季度离职程

末填写《中、高层人员序

绩效考核表》，进行初行为档

核、复核、审核。考核案

结果存入个人行为档

案。

B、公司一般员工由

部门于每季度末填写

《一般员工考核表》，进

行初核、复核、审核。

考核结果存入个人行为

档案。

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1.4.4.办理员工离职操作规程

1.4.4.1.目的

通过办理员工离职操作程序，确保员工离职操作有序进行。

1.4.4.2.范围

本规程适用于公司所有员工的离职操作。

1.4.4.3.职责

行政与人力资源部人事助理负责，其它各部门配合。

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1.4.4.4.操作规程

工作流程图说明记录

「按/职性鲂划分1、以员工的离职性质《辞职/离职申请

划分表》

A、员工自动辞职YZ-ZG/BXR-F13-02

发放解除/终止劳动

境写静职/离职申请表

合问通知的由员工填写《辞

职/离职申请表》《解除劳动合同通

B、公司提出解除/知书》

2逐级审核批准终止劳动合同，向YZ-ZG/BXR-F18-02

员工发放《解除劳

3填写离职交接单动合同通知书》或《终止劳动合同通

《终止劳动合同知书》

相关部门、人员

办理交接手续通知书》。YZ-ZG/BXR-F17-02

2、经部门经理、行政

与人力资源部经理、《离职交接单》

总经理批准后，方可YZ-ZG/BXR-F23-02

办理离职手续。

3、按照《离职交接单》

上开列的内容办理

交接手续并由相关

人员签字确认：

（1）员工所在部门需

要交接的工作

▼A、员工在本部门

总经理

审批离职将工作交接完毕，

由交接双方及监

交人签字确认。

B、部门经理确认

离职员工离职月

的考勤后上报行

政与人力资源部。

（2）行政与人力资源

部需要交接的工

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作

A、员工将工服、工

鞋、办公用品、更

衣柜钥匙等交回

库房，并由库房人

员签字确认。

B、员工将餐卡、工

牌、办公室钥匙、

寻呼机等交回行

政与人力资源部，

并由行政主管签

字接收。

C、由行政与人力

资源部经理，计算

完违约金、补偿金

等费用后核算离

职人员工资，最后

通知离职人员结

算。

（3）财务部需要交接

的工作

由财务人员确认

离职员工有无借

款及未清项目。

5、《辞职/离职申请

表》由总经理审阅

签字后，员工方可

离职。

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1.4.5.员工入职培训操作规程

1.4.5.1.目的

通过员工入职培训，确保员工了解公司概况、企业文化、物业管理基

本知识，增强服务意识

1.4.5.2,范围

适用于公司所有员工

1.4.5.3.职责

行政与人力资源部培训主管负责培训工作

1.4.5.4.操作规程

流程图要求与说明记录

1、员工到岗第一周内，由培

1（入;训）

训主管按照《新员工培训《培训记录

手册》进行培训。表》

CX6.2-01-F01-02

2培训考核2、接受培训人员进行培训

考核。

《个人培训台

?按管理