办公设备日常管理制度范本

办公设备日常管理制度范本一、总则1.目的为加强公司办公设备的日常管理，确保办公设备的正常运行，提高使用效率，降低使用成本，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司内所有办公设备，包括但不限于电脑、打印机、复印机、传真机、扫描仪、投影仪、办公家具等。3.职责分工行政部门负责办公设备的采购、验收、登记、调配、维修、报废等管理工作。定期对办公设备进行检查和维护，确保设备正常运行。制定办公设备的使用规范和操作流程，指导员工正确使用设备。使用部门负责本部门办公设备的日常使用和保管，确保设备的安全和完好。督促员工遵守办公设备的使用规范和操作流程，发现问题及时向行政部门报告。协助行政部门做好办公设备的盘点和清查工作。二、办公设备采购与验收1.采购申请各部门根据工作需要，填写《办公设备采购申请表》，详细说明设备名称、规格型号、数量、用途等，经部门负责人签字后提交行政部门。2.采购审批行政部门对各部门提交的采购申请进行审核，根据公司预算和实际情况，提出采购建议，报公司领导审批。3.采购实施经公司领导审批同意后，行政部门负责按照采购流程进行采购。采购人员应选择具有良好信誉和资质的供应商，确保采购设备的质量和售后服务。4.验收办公设备到货后，行政部门组织使用部门、采购人员等相关人员进行验收。验收内容包括设备的数量、规格型号、外观、配置、性能等是否符合采购合同要求。验收合格后，填写《办公设备验收单》，各方签字确认。三、办公设备登记与调配1.登记行政部门对验收合格的办公设备进行详细登记，建立《办公设备台账》，记录设备名称、规格型号、购置日期、使用部门、使用人等信息。2.调配根据工作需要，行政部门可以对办公设备进行调配。调配时，填写《办公设备调配申请表》，经调出部门和调入部门负责人签字后，办理设备交接手续，并在《办公设备台账》上更新设备使用部门和使用人信息。四、办公设备使用与保管1.使用规范员工应严格按照办公设备的使用规范和操作流程使用设备，不得擅自更改设备设置和程序。严禁在办公设备上安装与工作无关的软件和游戏，不得利用办公设备从事违法违规活动。保持办公设备的清洁和卫生，定期对设备进行擦拭和保养。设备出现故障时，应及时向行政部门报告，不得自行拆卸和维修。2.保管责任使用部门负责本部门办公设备的日常保管，指定专人负责设备的管理和维护。员工离职时，应将所使用的办公设备交回行政部门，办理交接手续。因保管不善造成办公设备损坏或丢失的，由责任人照价赔偿。五、办公设备维修与保养1.维修申请办公设备出现故障时，使用部门填写《办公设备维修申请表》，详细说明故障现象、发生时间等，提交行政部门。2.维修安排行政部门接到维修申请后，根据设备故障情况，安排专业维修人员进行维修。对于简单故障，维修人员应及时上门维修；对于复杂故障，应将设备送修或联系供应商进行维修。3.维修记录维修人员对办公设备的维修情况进行详细记录，填写《办公设备维修记录单》，包括故障原因、维修措施、维修时间、维修费用等信息。行政部门定期对维修记录进行整理和分析，总结设备故障规律，采取相应的预防措施。4.保养计划行政部门制定办公设备的年度保养计划，定期对设备进行保养和维护，确保设备的性能和使用寿命。保养内容包括清洁设备、更换耗材、检查硬件等。六、办公设备耗材管理1.耗材采购行政部门根据办公设备的使用情况，定期采购办公设备耗材，如打印机墨盒、硒鼓、复印纸等。采购时，应选择质量可靠、价格合理的供应商，确保耗材的质量和供应稳定性。2.耗材领用使用部门根据工作需要，填写《办公设备耗材领用申请表》，经部门负责人签字后到行政部门领用耗材。行政部门对耗材的领用情况进行登记，建立《办公设备耗材台账》。3.耗材节约各部门应加强对办公设备耗材的管理，教育员工节约使用耗材，避免浪费。如发现耗材浪费现象，应及时进行制止和纠正。七、办公设备盘点与清查1.盘点计划行政部门制定办公设备的年度盘点计划，明确盘点时间、范围、方法等。盘点计划应报公司领导批准后实施。2.盘点实施根据盘点计划，行政部门组织使用部门对办公设备进行全面盘点。盘点时，使用部门应安排专人负责，确保盘点工作的准确性和完整性。盘点结束后，填写《办公设备盘点表》，详细记录设备的实际数量、使用状况、存放地点等信息。3.清查结果处理对于盘点中发现的账实不符情况，行政部门应查明原因，及时调整《办公设备台账》。对于盘盈的办公设备，应查明来源，办理相关入账手续；对于盘亏的办公设备，应查明责任，由责任人照价赔偿。行政部门对办公设备盘点清查结果进行总结分析，针对存在的问题提出改进措施，不断完善办公设备管理工作。八、办公设备报废管理1.报废条件办公设备符合下列条件之一的，可以申请报废：已超过规定使用年限，且设备性能严重下降，无法正常使用的。因技术进步或其他原因，设备已被淘汰，不再适用的。设备因损坏严重，无法修复或修复成本过高的。其他符合报废条件的情况。2.报废申请使用部门填写《办公设备报废申请表》，详细说明设备报废原因、购置日期、使用情况等，提交行政部门。3.报废鉴定行政部门组织相关技术人员对申请报废的办公设备进行鉴定，确认是否符合报废条件。对于符合报废条件的设备，出具《办公设备报废鉴定报告》。4.报废审批经鉴定同意报废的办公设备，由行政部门填写《办公设备报废审批表》，报公司领导审批。5.报废处理经公司领导批准后，行政部门对报废的办公设备进行处理。报废设备可以采取变卖、捐赠、拆解等方式进行处理，