非营利组织物品采购流程指南

非营利组织物品采购流程指南一、制定目的与范围本指南旨在为非营利组织提供一套清晰、有效的物品采购流程，确保采购活动高效、透明，符合组织的使命与价值观。该流程适用于所有非营利组织的物品采购，包括日常办公用品、活动所需物资、设备及服务等。二、采购原则1.采购活动需遵循公正、透明、合理的原则，确保在选择供应商时考虑价格、质量及服务等多方面因素。2.所有采购物品必须从可信赖的供应商处获取，并要求开具合法发票，以确保财务的合规性。3.各部门应指定专人负责采购，确保申购人与采购人角色分离，以防止利益冲突。三、采购流程1.采购申请物品采购的第一步是由申购人向采购部门提交采购申请。申购人需确认所需物品的必要性，并检查现有库存情况。填写“采购申请单”，包括物品名称、数量、用途及预算等信息。2.申购审批申请提交后，相关部门负责人需对申请进行审核，确保采购的合理性及必要性。审批后，申请单需转交财务部门进行预算审核。只有在预算批准后，采购流程方可继续。3.询价与选择供应商在获得预算批准后，采购部门负责对市场进行调研，至少联系三家不同的供应商获取报价。此阶段需注意供应商的信誉、历史合作情况及物品质量。报价信息需汇总，以便后续选择。4.核价与比较收集到的报价需与历史价格进行对比分析，确保所选报价在合理范围内。采购部门需记录核价结果，并将其附在采购申请单上，以便后续审批。5.审批流程采购申请单及报价核价结果需经过逐级审批，最终报组织的最高管理层审批。审批过程中，管理层需关注预算、物品必要性及供应商的选择。6.采购实施一旦获得最终审批，采购部门可正式向选定供应商下单。确认订单后，需记录订单号及预计交货时间，以便后续跟踪。7.验收与入库物品到货后，应由相关人员进行验收，核对实际到货情况与采购订单是否一致。验收合格后，物品应及时入库，并做好记录。8.付款与报销采购物资到货且验收合格后，采购部门需根据合同条款完成付款。所有付款需在财务系统中录入，并保留相关发票与合同作为凭证。报销工作应在物品到货后一个月内完成，逾期将不予受理。四、特殊采购情况1.集中采购对于常规办公用品等可预测性强的需求，各部门应在每月的指定时间内提交采购需求，由采购部门统一进行集中采购，以降低成本。2.紧急采购针对突发情况，非营利组织可启动紧急采购流程。在紧急情况下，采购部门可在不进行询价的前提下，尽快从可信赖的供应商处采购所需物品，同时需在事后补充相关采购文件。3.年度采购计划对于年度需求的物品，相关部门应提前进行需求预测，编制年度采购计划，并向管理层报备。年度采购的预算应与财务部门密切沟通，以确保资金的合理分配。五、备案与文档管理所有采购活动结束后，采购部门需将相关文档进行整理，包括采购申请单、报价单、验收单及发票。所有文档应复印并存档，以备审计和日后参考。电子文档应存储在组织内部数据库中，确保信息的安全性与可追溯性。六、采购的监督与反馈机制为确保采购流程的有效性，非营利组织需建立监督机制。定期对采购流程进行评估，收集各部门的反馈意见，识别流程中的不足之处，及时进行调整与优化。采购部门应定期召开会议，分享采购经验及最佳实践，以提高整体采购效率。七、采购纪律与伦理要求所有参与采购的人员需遵守组织的伦理规范，确保在采购过程中不接受供应商的任何礼品或回扣。违反规定的人员将受到严厉的纪律处分，确保采购活动的公正性与透明度。通过以上流程指南，非营利组织