某大酒店总经理办公室管理制度

某大酒店总经理办公室管理制度一、总则1.目的为规范总经理办公室的各项工作，提高工作效率，确保酒店运营的顺利进行，特制定本管理制度。2.适用范围本制度适用于总经理办公室全体工作人员。3.管理原则遵循高效、规范、协作、保密的原则，确保办公室各项工作有序开展。二、组织架构与职责1.组织架构总经理办公室设总经理1名，副总经理[X]名，下设行政秘书、机要秘书、商务秘书、档案管理员等岗位。2.职责分工总经理全面负责总经理办公室的管理工作，制定工作计划和目标，协调酒店各部门之间的工作关系，决策重大事项。副总经理协助总经理开展工作，负责分管领域的具体事务，监督相关工作的执行情况，及时向总经理汇报工作进展。行政秘书负责办公室的日常行政事务，包括文件收发、办公用品管理、会议安排、车辆调度等。机要秘书处理机要文件和资料，负责文件的保密工作，安排总经理的重要日程，协助总经理处理重要事务。商务秘书负责酒店商务活动的组织与协调，对外联络与接待工作，协助处理商务合同等相关事宜。档案管理员负责酒店各类档案的收集、整理、归档和保管工作，确保档案资料的完整性和安全性。三、工作流程与规范（一）文件管理1.文件收发行政秘书负责接收各类文件、信函、传真等，并进行登记。对收到的文件进行初步分类，重要文件及时呈送总经理或相关领导阅批。按照领导批示，将文件分发给相关部门或人员，并跟踪处理情况。2.文件传阅机要秘书负责组织文件传阅工作，确保文件在规定时间内传达到相关人员。传阅文件时，应填写《文件传阅单》，记录传阅时间、传阅人员等信息。传阅完毕后，文件由机要秘书负责收回，归档保存。3.文件起草与审核以酒店名义发布的文件，由相关部门起草，经部门负责人审核后，交总经理办公室审核。总经理办公室对文件内容进行审核，确保文件格式规范、内容准确、逻辑清晰。审核通过的文件，由总经理签发；需修改的文件，返回起草部门修改后重新审核。4.文件归档档案管理员负责定期收集各部门的文件资料，进行整理、分类和归档。文件归档应按照档案管理的相关规定，确保档案资料的完整性和系统性。建立电子档案和纸质档案相结合的管理方式，便于查询和利用。（二）会议管理1.会议安排行政秘书负责制定酒店的会议计划，包括会议时间、地点、参会人员、会议主题等。根据会议计划，提前做好会议通知的发送工作，确保参会人员按时参加会议。会议通知应明确会议的时间、地点、议程、要求等内容。2.会议组织行政秘书负责会议的组织工作，包括布置会场、准备会议资料、安排会议记录等。会议期间，应做好会议的服务工作，确保会议的顺利进行。机要秘书负责会议的记录工作，准确记录会议内容、讨论情况和决议事项。3.会议纪要会后，机要秘书应及时整理会议纪要，经相关领导审核后，发送给参会人员和相关部门。会议纪要应准确反映会议的主要内容和决议事项，明确责任人和完成时间。相关部门应按照会议纪要的要求，认真落实各项工作任务，并及时反馈工作进展情况。（三）办公用品管理1.采购计划行政秘书根据办公用品的使用情况，每月制定办公用品采购计划。采购计划应包括办公用品的名称、规格、数量、预算等内容。2.采购审批采购计划经总经理办公室主任审核后，报总经理审批。总经理审批通过后，由行政秘书负责办理办公用品的采购手续。3.物品发放办公用品采购回来后，行政秘书应进行验收，并做好入库登记。各部门根据工作需要，填写《办公用品领用申请表》，经部门负责人签字后，到总经理办公室领取办公用品。行政秘书按照审批后的申请表发放办公用品，并做好发放记录。（四）车辆管理1.车辆调度行政秘书负责酒店车辆的调度工作，根据工作需要合理安排车辆使用。车辆调度应优先保障总经理及重要客人的用车需求。用车部门提前填写《车辆使用申请表》，说明用车时间、地点、事由等信息，经部门负责人签字后，交行政秘书审核。2.车辆使用行政秘书审核通过后，安排车辆及驾驶员，并通知用车部门。驾驶员应按照规定时间到达指定地点，做好车辆的清洁和维护工作，确保车辆性能良好。用车过程中，驾驶员应遵守交通规则，确保行车安全。3.车辆维修与保养驾驶员负责车辆的日常检查和保养工作，发现问题及时报告行政秘书。车辆需要维修时，驾驶员填写《车辆维修申请表》，经行政秘书审核后，报总经理办公室主任审批。总经理办公室主任审批通过后，安排车辆到指定维修厂进行维修。维修完毕后，驾驶员负责验收，并在《车辆维修费用报销单》上签字确认。（五）商务活动管理1.活动策划商务秘书根据酒店业务发展需要，策划各类商务活动，包括会议、宴会、商务洽谈等。活动策划应明确活动的主题、时间、地点、参与人员、活动内容等。2.活动组织与实施商务秘书负责商务活动的组织与实施工作，包括场地布置、设备调试、餐饮安排、人员接待等。活动期间，商务秘书应协调各部门之间的工作关系，确保活动的顺利进行。机要秘书负责活动的记录和资料收集工作，为活动总结和评估提供依据。3.活动总结与评估活动结束后，商务秘书应及时对活动进行总结和评估，分析活动的效果和存在的问题。总结评估报告应提交给总经理，为今后的商务活动提供参考。（六）保密管理1.保密制度总经理办公室应建立健全保密制度，明确保密工作的范围、责任和措施。全体工作人员应严格遵守保密制度，保守酒店的商业秘密、客户信息和机要文件等。2.保密措施机要秘书负责机要文件的保管和传递，确保文件的安全。涉及酒店机密的文件、资料等应存放在专用的保险柜或保密柜中，并设置密码。严禁在非保密场所谈论机密事项，严禁在互联网上传播酒店机密信息。3.保密教育总经理办公室定期组织保密教育活动，提高工作人员的保密意识和保密技能。新员工入职时，应进行保密培训，签订保密协议。四、工作纪律与行为规范1.考勤制度全体工作人员应严格遵守酒店的考勤制度，按时上下班，不得迟到、早退。请假应提前填写《请假申请表》，按照规定的审批程序办理请假手续。未经批准擅自离岗的，按旷工处理。2.工作态度工作人员应保持积极主动的工作态度，认真履行工作职责，提高工作效率和质量。对待客人和同事应热情礼貌，提供优质的服务。3.廉洁自律工作人员应严格遵守廉洁自律的各项规定，不得利用职务之便谋取私利。严禁接受供应商和客户的贿赂、回扣等不正当利益。五、考核与奖惩1.考核标准总经理办公室制定工作人员的考核标准，从工作业绩、工作态度、团队协作等方面进行考核。考核结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。2.奖励措施对工作表现优秀的工作人员，给予表彰和奖励，包括奖金、荣誉证书等。奖励可根据个人贡献大小、工作创新等情况进行评定。3.惩罚措施对违反本制度的工作人员，视情节轻重给予批评教育、警告、罚款、降职、辞退等处罚。惩罚应严格按