礼品礼金赠品管理办法

礼品礼金赠品管理办法一、总则1.目的为加强公司礼品、礼金及赠品的管理，规范相关行为，维护公司利益和形象，特制定本办法。2.适用范围本办法适用于公司各部门、各分支机构在业务往来、商务活动、员工福利等过程中涉及的礼品、礼金及赠品的管理。3.基本原则合规性原则：严格遵守国家法律法规和公司内部规定，确保所有礼品、礼金及赠品的管理活动合法合规。必要性原则：根据实际业务需要，合理控制礼品、礼金及赠品的使用，避免不必要的开支。适度性原则：礼品、礼金及赠品的价值和档次应与公司业务规模、合作关系以及员工福利水平相适应，避免过度奢华或不当馈赠。透明性原则：礼品、礼金及赠品的管理过程应保持透明，接受公司内部监督和审计。二、礼品礼金赠品的定义1.礼品指公司在业务往来、商务活动或员工福利等场合向对方或员工赠送的具有一定纪念意义或实用价值的物品，如文具、工艺品、电子产品、食品等。2.礼金指公司在特定情况下向对方或个人支付的现金或现金等价物，如红包、赞助费、礼金券等。3.赠品指在销售产品或提供服务过程中，为促进交易而额外赠送的物品，如样品、试用装、促销礼品等。三、管理职责1.公司管理层负责审批礼品、礼金及赠品的重大事项，包括预算安排、政策制定等。监督礼品、礼金及赠品管理办法的执行情况，确保公司利益不受损害。2.采购部门根据审批后的采购计划，负责礼品、礼金及赠品的采购工作。选择合格的供应商，确保所采购物品的质量、价格和交货期符合要求。建立采购档案，记录采购过程和相关信息。3.行政部门负责礼品、礼金及赠品的验收、入库、保管和发放工作。制定礼品、礼金及赠品的库存管理制度，定期盘点，确保账实相符。协助采购部门进行供应商管理，参与礼品、礼金及赠品的选型和评估。4.财务部门负责礼品、礼金及赠品的费用核算和账务处理。审核礼品、礼金及赠品的相关费用报销，确保符合财务制度和公司规定。对礼品、礼金及赠品的预算执行情况进行监督和分析。5.业务部门根据业务需要，提出礼品、礼金及赠品的申请，并说明用途、对象和预计金额等。负责礼品、礼金及赠品的发放和使用，确保其用于正当业务目的，并跟踪效果。配合行政部门和财务部门进行礼品、礼金及赠品的管理工作，提供相关业务信息。6.审计部门定期对礼品、礼金及赠品的管理情况进行审计监督，检查制度执行的有效性和合规性。对发现的问题提出整改意见，并跟踪整改情况。四、礼品礼金赠品的申请与审批1.申请流程业务部门如需使用礼品、礼金及赠品，应提前填写《礼品礼金赠品申请表》，详细说明用途、对象、预计金额、时间等信息。将申请表提交至本部门负责人审核，部门负责人应根据业务实际情况进行审核，并签署意见。申请表经部门负责人审核通过后，提交至行政部门。行政部门对申请内容进行初步审核，包括物品的合理性、预算的准确性等。行政部门审核通过后，申请表提交至财务部门。财务部门对申请的费用预算进行审核，确保符合公司财务制度和预算安排。申请表经财务部门审核通过后，根据金额大小分别提交至公司管理层审批。金额较小的申请由分管领导审批，金额较大的申请由总经理或董事长审批。2.审批要点审批人应重点审查申请的必要性、合规性、适度性以及预算的合理性。对于涉及重大业务合作或特殊场合的礼品、礼金及赠品申请，应进行专项评估和审批。审批意见应明确表示同意、不同意或要求补充修改相关内容。五、礼品礼金赠品的采购与验收1.采购管理采购部门根据审批后的采购计划进行礼品、礼金及赠品的采购。采购过程中应遵循公开、公平、公正的原则，选择合适的供应商。与供应商签订采购合同或协议，明确采购物品的规格、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。对于批量采购的礼品、礼金及赠品，应进行招标或询价，以获取最优的采购价格和服务。采购人员应及时跟踪采购进度，确保按时、按质、按量完成采购任务。如遇供应商违约或其他特殊情况，应及时采取措施解决，并向相关部门报告。2.验收管理行政部门负责礼品、礼金及赠品的验收工作。验收人员应依据采购合同或协议以及相关标准，对采购物品的数量、质量、规格、外观等进行仔细检查。对于贵重物品或有特殊要求的礼品、礼金及赠品，可邀请专业人员或相关部门共同参与验收。验收合格的礼品、礼金及赠品应及时办理入库手续，填写《礼品礼金赠品入库单》，详细记录物品名称、规格、数量、供应商等信息。如发现采购物品存在质量问题或与合同约定不符，验收人员应及时与供应商沟通协商解决。如无法解决，应拒绝办理入库手续，并向采购部门和相关领导报告。六、礼品礼金赠品的保管与发放1.保管制度行政部门应建立专门的礼品、礼金及赠品仓库或储存区域，确保物品的安全存放。制定礼品、礼金及赠品的库存管理制度，定期对库存物品进行盘点，核对账实是否相符。盘点结果应形成书面报告，如发现账实不符，应及时查明原因并进行处理。对库存礼品、礼金及赠品进行分类存放，标识清晰，便于查找和管理。同时，要做好防潮、防火、防盗等工作，确保物品质量不受影响。2.发放流程业务部门根据实际需要，填写《礼品礼金赠品领用单》，注明领用物品名称、规格、数量、用途、领取人等信息。将领用单提交至部门负责人审批，部门负责人应审核领用的必要性和真实性，并签署意见。领用单经部门负责人审批通过后，提交至行政部门。行政部门根据库存情况进行发放，并在领用单上签字确认。对于礼金的发放，财务部门应按照审批后的金额，通过银行转账、支票或其他合规方式进行支付，并做好账务记录。发放礼品、礼金及赠品时，领取人应在相关单据上签字确认。如有特殊情况需要他人代领，应注明代领人姓名，并由代领人签字。3.发放记录行政部门应建立礼品、礼金及赠品发放台账，详细记录发放时间、发放对象、物品名称、规格、数量、用途等信息。发放台账应定期进行核对和更新，确保记录准确无误。同时，要妥善保管相关发放单据和凭证，以备查询和审计。七、礼品礼金赠品的使用规定1.业务往来礼品用于业务往来的礼品应与公司业务性质、规模和合作关系相匹配，旨在维护良好的合作关系、促进业务发展。礼品价值应适度，避免过度奢华或不当馈赠。一般情况下，单次礼品价值不得超过[X]元。特殊情况需提高礼品价值的，应经公司管理层专项审批。业务往来礼品应在适当的场合赠送，如商务会议、合作洽谈、节日庆典等。赠送时应向对方说明礼品的来源和用途，表达友好和合作意愿。禁止将业务往来礼品用于贿赂或谋取不正当利益。如发现违规行为，将依法追究相关人员的责任。2.员工福利礼品员工福利礼品应根据公司实际情况和员工需求合理安排，体现公司对员工的关怀和激励。福利礼品的种类和价值应公平、公正、公开，确保全体员工享有平等的待遇。发放员工福利礼品时，应按照公司规定的流程和标准进行操作，确保发放过程透明、规范。员工福利礼品的费用应纳入公司年度福利预算，并按照财务制度进行核算和报销。3.促销赠品促销赠品应与公司的销售策略和产品特点相结合，旨在吸引客户、促进销售。赠品的选择应具有实用性和吸引力，能够满足目标客户群体的需求。同时，要注意赠品的质量和安全性，避免因赠品问题给公司带来负面影响。在促销活动中，应明确赠品的获取条件和方式，确保活动公平、公正、公开。促销赠品的费用应纳入公司销售费用预算，并按照财务制度进行核算和管理。八、礼品礼金赠品的账务处理1.费用核算财务部门应按照公司财务制度和会计准则，对礼品、礼金及赠品的相关费用进行准确核算。采购礼品、礼金及赠品所发生的费用，应根据发票及相关凭证，计入相应的成本或费用科目，如业务招待费、员工福利费、销售费用等。对于礼金的支付，应通过"其他应付款"等科目进行核算，支付时冲减相应科目。财务部门应定期对礼品、礼金及赠品的费用进行汇总和分析，为公司成本控制和决策提供依据。2.报销管理礼品、礼金及赠品的费用报销应符合公司财务制度和审批流程的要求。报销人应提供真实、合法、有效的发票及相关凭证，并填写《费用报销单》，详细说明费用用途、金额、支付方式等信息。报销单经部门负责人、行政部门审核和财务部门复核后，提交至公司管理层审批。审批通过后，财务部门予以报销。对于不符合报销规定或未经审批的费用，财务部门有权拒绝报销。九、监督与检查1.内部监督公司审计部门定期对礼品、礼金及赠品的管理情况进行审计监督，检查制度执行的有效性和合规性。审计部门可通过查阅相关文件、账目、记录，实地盘点库存物品，访谈相关人员等方式进行审计。对于审计中发现的问题，审计部门应及时提出整改意见，并跟踪整改情况。整改结果应向公司管理层报告。2.外部监督公司应自觉接受政府有关部门、行业协会等外部机构的监督检查，积极配合相关工作。如因礼品、礼金及赠品管理问题受到外部处罚或引发负面事件，公司应及时采取措施进行整改，并追究相关人员的责任。十、违规处理1.对于违反本办法规定的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚对于未按规定申请、审批、采购、验收、保管、发放礼品、礼金及赠品的，责令相关责任人限期改正，并给予警告处分。对于违规使用礼品、礼金及赠品，如用于贿赂、谋取不正当利益等行为，除追回违规款项外，视情节严重程度给予责任人记过、记大过、降职、撤职等处分，情节特别严重的，依法解除劳动合同，并追究其法律责任。对于因礼品、礼金及赠品管理不善给公司造成经济损失或不良影响的，相关责任人应承担相应的赔偿责任，并根据公司规定给予相应的纪律处分。