EPC采购管理规定

EPC采购管理规定一、总则1.目的为规范EPC（设计采购施工）项目采购管理工作，确保采购活动顺利进行，保障项目质量、进度和成本目标的实现，特制定本规定。2.适用范围本规定适用于公司所有EPC项目的采购管理活动，包括但不限于设备、材料、构配件等的采购。3.职责分工项目采购经理：全面负责项目采购工作的组织、协调和管理，制定采购计划，选择合格供应商，签订采购合同，控制采购进度和质量，处理采购过程中的问题。设计团队：提供准确的技术规格书和设计文件，协助采购部门进行技术评标，参与采购合同技术条款的审核。施工团队：根据施工进度提出设备、材料需求计划，配合采购部门进行到货验收，及时反馈采购物资在使用过程中的问题。质量控制部门：负责对采购物资的质量进行检验和监督，参与供应商的评价和选择，审核采购合同中的质量条款。财务部门：负责采购资金的安排和支付审核，参与采购合同的商务条款审核，提供采购成本控制的建议。二、采购计划管理1.采购计划编制依据项目可行性研究报告、初步设计文件和施工图设计文件。项目总体进度计划和施工进度计划。设备、材料清单及技术规格要求。项目预算和成本控制目标。2.采购计划编制内容采购物资清单，包括名称、规格型号、数量、技术要求等。采购进度计划，明确各批次物资的采购时间节点。采购资金预算，包括采购费用、运输费用、保险费用等。供应商选择标准和采购方式。3.采购计划审批采购计划编制完成后，由项目采购经理提交项目总工程师审核，经项目经理批准后实施。如采购计划涉及重大变更，需重新履行审批程序。三、供应商管理1.供应商选择标准具有良好的商业信誉和业绩，近三年内无重大质量事故和不良记录。具备与采购物资相适应的生产能力、技术水平和质量保证体系。提供的产品价格合理，具有较强的市场竞争力。售后服务良好，能及时响应项目需求。2.供应商评价与选择采购部门通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。根据采购计划和供应商选择标准，对潜在供应商进行初步筛选，确定入围供应商名单。组织设计、施工、质量控制等部门对入围供应商进行实地考察和综合评价，必要时可进行样品测试或小批量试用。根据评价结果，选择合格供应商，签订合作协议。3.供应商动态管理采购部门定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等进行评估，建立供应商评价档案。对于评价不合格的供应商，及时发出整改通知，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，取消其合作资格。根据项目需求和供应商表现，适时调整供应商名单，引入新的优质供应商。四、采购合同管理1.采购合同签订流程采购部门根据采购计划和供应商选择结果，起草采购合同文本。合同文本应明确采购物资的名称、规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。采购合同文本经项目采购经理审核后，提交项目总工程师、项目经理、财务部门等相关人员会签。会签通过后，由项目采购经理代表公司与供应商签订采购合同。2.采购合同执行与监控采购部门负责跟踪采购合同的执行情况，及时与供应商沟通协调，确保合同按时履行。如供应商出现交货延迟、质量问题等违约情况，采购部门应按照合同约定追究其违约责任，采取相应的补救措施。采购部门定期对采购合同的执行情况进行总结分析，及时发现问题并提出改进措施。3.采购合同变更管理在采购合同履行过程中，如因项目需求变更、设计变更、不可抗力等原因需要变更合同条款，采购部门应及时与供应商协商，签订变更协议。采购合同变更协议应明确变更的内容、价格调整、交货期调整等事项，并经相关部门审核批准。采购部门负责将采购合同变更情况及时通知相关部门，确保项目顺利进行。五、采购物资验收管理1.验收准备工作采购部门在物资到货前，通知项目施工团队、质量控制部门等相关人员做好验收准备工作。质量控制部门根据采购合同和技术规格书，制定详细的验收标准和验收方案。施工团队根据施工进度安排，组织足够的验收人员参与物资验收。2.到货验收程序物资到货后，供应商应及时通知采购部门。采购部门组织施工团队、质量控制部门等相关人员按照验收标准和验收方案进行验收。验收人员应核对物资的名称、规格型号、数量、质量证明文件等是否与采购合同一致。对物资的外观、尺寸、性能等进行检验，必要时进行抽样检测或试验。验收合格的物资，由验收人员签署验收报告；验收不合格的物资，采购部门应及时通知供应商，要求其限期整改或更换物资。3.验收记录与档案管理验收人员应做好验收记录，包括物资名称、规格型号、数量、验收时间、验收人员、验收结果等信息。采购部门负责将验收记录整理归档，作为采购合同执行情况的重要依据。对于验收不合格的物资，采购部门应建立专门的档案，记录其处理过程和结果。六、采购成本控制管理1.采购成本预算编制采购部门根据采购计划和市场价格信息，编制采购成本预算，明确采购费用、运输费用、保险费用等各项成本支出。采购成本预算应经项目财务部门审核，报项目经理批准后实施。2.采购成本控制措施采购部门通过招标、询价、谈判等多种采购方式，选择价格合理、质量可靠的供应商，降低采购成本。加强采购合同管理，严格控制合同条款，确保采购价格、付款方式等符合成本预算要求。优化采购计划，合理安排采购时间和采购数量，避免物资积压或短缺，降低库存成本。定期对采购成本进行分析和评估，及时发现成本控制中存在的问题，采取有效措施加以改进。3.采购成本核算与分析采购部门定期对采购成本进行核算，与采购成本预算进行对比分析，计算成本偏差率。分析成本偏差的原因，总结采购成本控制中的经验教训，为今后的采购工作提供参考。将采购成本核算与分析结果及时报告项目管理层，为项目成本控制决策提供依据。七、采购风险管理1.风险识别与评估采购部门组织相关人员对采购过程中可能面临的风险进行识别，包括市场风险、供应商风险、质量风险、合同风险等。对识别出的风险进行评估，分析其发生的可能性和影响程度，确定风险等级。2.风险应对措施根据风险评估结果，制定相应的风险应对措施。对于市场风险，可通过市场调研、价格谈判等方式降低风险；对于供应商风险，可加强供应商管理、增加备用供应商等措施加以防范；对于质量风险，可加强质量检验和监督、签订质量保证协议等方式进行控制；对于合同风险，可加强合同审核和管理、明确违约责任等措施予以规避。3.风险监控与预警采购部门建立风险监控机制，定期对采购风险进行监控和评估，及时发现风险变化情况。设定风险预警指标，当风险指标达到预警值时，及时发出预警信号，采取相应的风险应对措施。对采购风险管理工作进行总结和评估，不断完善风险管理制度和应对措施。八、采购文档管理1.采购文档分类采购计划文件，包括采购计划、采购进度计划等。供应商管理文件，包括供应商信息表、供应商评价报告、合作协议等。采购合同文件，包括采购合同文本、变更协议等。验收文件，包括验收标准、验收方案、验收报告等。成本控制文件，包括采购成本预算、成本核算与分析报告等。风险管理文件，包括风险识别与评估报告、风险应对措施等。其他文件，如采购申请、询价文件、报价文件等。2.采购文档归档要求采购部门应指定专人负责采购文档的收集、整理和归档工作。采购文档应按照分类进行归档，确保文件的完整性和准确性。采购文档应妥善保存，保存期限按照公司档案管理规定执行。3.采购文档查阅与使用项目相关人员因工作需要查阅采购文档时，应填写查