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文档简介
生产设备外委修理管理办法一、总则1.目的为规范公司生产设备外委修理管理工作,确保设备修理质量,提高设备运行效率,降低修理成本,特制定本办法。2.适用范围本办法适用于公司内所有生产设备外委修理项目的管理。3.职责分工设备管理部门负责制定设备外委修理计划,审核外委修理项目申请,评估外委修理供应商。监督外委修理项目的实施过程,协调解决修理过程中出现的问题。组织对完成修理的设备进行验收。使用部门提出设备外委修理申请,提供设备故障详细情况及修理要求。配合设备管理部门进行外委修理供应商的评估,参与设备修理过程的监督和验收。采购部门根据批准的外委修理项目,负责与供应商签订修理合同。跟踪修理合同执行情况,协调解决合同执行过程中的问题。财务部门审核外委修理费用预算,监督修理费用的支付。对修理费用进行核算和分析。二、外委修理申请与审批1.申请流程使用部门发现设备出现故障或需要进行修理时,填写《设备外委修理申请表》,详细描述设备故障现象、发生时间、影响生产情况及修理要求等。将申请表提交至设备管理部门。2.审批流程设备管理部门收到申请表后,组织相关技术人员对设备故障进行评估,判断是否需要外委修理。对于需要外委修理的项目,设备管理部门审核申请表内容的完整性和合理性,提出审核意见。审核通过后,申请表依次提交至分管领导、总经理审批。经批准的申请表返回设备管理部门,作为外委修理项目实施的依据。三、供应商选择与管理1.供应商筛选设备管理部门通过多种渠道收集外委修理供应商信息,建立供应商名录。对供应商进行初步筛选,考察其资质、信誉、技术能力、设备状况、售后服务等方面。筛选出符合要求的供应商,邀请其参与外委修理项目的投标或报价。2.供应商评估设备管理部门组织使用部门、技术部门等相关人员组成评估小组,对参与投标或报价的供应商进行评估。评估内容包括供应商提供的修理方案、报价、工期、质量保证措施、售后服务承诺等。评估小组根据评估结果,对供应商进行打分,选择得分较高的供应商作为候选供应商。3.供应商确定将候选供应商名单提交至分管领导审批,确定最终的外委修理供应商。设备管理部门与选定的供应商签订修理合同,明确双方的权利和义务。4.供应商管理设备管理部门定期对供应商的修理质量、工期、服务等方面进行评价,建立供应商评价档案。对于表现优秀的供应商,给予适当的奖励和更多的合作机会;对于表现不佳的供应商,进行警告、整改或淘汰。四、修理合同管理1.合同签订采购部门根据批准的外委修理项目和选定的供应商,起草修理合同。修理合同应明确修理项目、修理内容、修理费用、修理工期、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。修理合同经双方审核无误后,签字盖章生效。2.合同执行供应商按照修理合同约定组织实施修理工作,设备管理部门和使用部门应积极配合,提供必要的协助和支持。采购部门负责跟踪修理合同执行情况,及时协调解决合同执行过程中出现的问题。如遇合同变更或调整,双方应协商一致,并签订补充协议。3.合同付款财务部门根据修理合同约定的付款方式和进度,审核付款申请。付款申请经审批通过后,财务部门及时支付修理费用。五、修理过程管理1.修理监督设备管理部门和使用部门应定期对修理现场进行检查,监督供应商的修理工作是否按照修理合同和相关标准进行。检查内容包括修理进度、修理质量、安全措施、现场管理等方面。如发现问题,及时要求供应商整改,并做好记录。2.技术沟通在修理过程中,设备管理部门、使用部门和供应商应保持密切的技术沟通,及时解决修理过程中出现的技术难题。对于重大技术问题,组织相关技术专家进行研讨,制定解决方案。3.进度控制设备管理部门根据修理合同要求,制定修理进度计划,并监督供应商按照计划执行。如因特殊原因导致修理进度延误,供应商应及时向设备管理部门报告,并说明原因和预计延误时间。设备管理部门根据实际情况,协调解决进度延误问题,确保修理项目按时完成。六、验收管理1.验收准备修理项目完成后,供应商应提前通知设备管理部门进行验收。设备管理部门组织使用部门、技术部门等相关人员组成验收小组,制定验收方案。验收小组根据修理合同和相关标准,准备验收所需的资料和工具。2.验收实施验收小组对修理设备进行现场检查,包括设备外观、性能、运行状况等方面。按照修理合同要求,对修理内容进行逐一核对,检查修理质量是否符合标准。进行设备试运行,测试设备各项性能指标是否达到要求。验收小组填写《设备外委修理验收报告》,记录验收情况。3.验收结果处理如验收合格,验收小组在验收报告上签字确认,设备管理部门办理相关交接手续,将设备投入正常使用。如验收不合格,验收小组应明确指出存在的问题,要求供应商限期整改。供应商整改完成后,重新提交验收申请,验收小组进行再次验收,直至验收合格为止。七、费用结算与核算1.费用结算修理项目验收合格后,供应商应向采购部门提交费用结算申请,附上修理合同、验收报告、发票等相关资料。采购部门审核费用结算申请,确认无误后提交至财务部门。财务部门根据合同约定和验收情况,审核费用结算金额,办理付款手续。2.费用核算财务部门对修理费用进行核算,按照公司财务制度进行账务处理。定期对修理费用进行统计分析,对比预算与实际发生费用,评估修理项目的成本效益。八、档案管理1.文件归档设备管理部门负责收集、整理外委修理项目过程中的各类文件资料,包括申请表、审批文件、修理合同、验收报告、费用结算资料等。将整理好的文件资料按照档案管理规定进行归档,建立外委修理项目档案。2.档案保管与查阅外委修理项目档案
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